Ideales Onboarding neuer Mitarbeiter

Frank Mittag

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Startprobleme mit Onboarding überwinden

Die Eindrücke der ersten Tage, die ein Angestellter im Unternehmen sammelt, sind entscheidend für seinen künftigen Werdegang. Gelingt es bereits in dieser Zeit, den Grundstein für ein eine gemeinsame Zukunft zu legen, so profitieren letztlich beide Seiten. Die strukturierte und systematische Integration neuer Mitarbeiter gewinnt deshalb unter dem Namen Onboarding immer mehr an Bedeutung in der modernen Geschäftswelt.

 

Besonders in den ersten Tagen fühlen sich viele Angestellte an ihrem Arbeitsplatz unwohl. 15 Prozent aller neuen Mitarbeiter denken innerhalb dieser Zeit sogar an die Kündigung. Insgesamt lässt sich für die ersten 18 Monate eine deutlich höhere Fluktuation feststellen. Durch die angespannte Lage am Arbeitsmarkt ist es beim Kampf um junge Talente wichtig, für einen reibungslosen Einstieg in den Arbeitsalltag zu sorgen und bereits in den ersten Tagen zu überzeugen. Ein Unternehmen, welches seine Angestellten über einen längeren Zeitraum an die Firma binden möchte, profitiert aus diesem Grund besonders von der Integration, die sich beim Onboarding entfalten kann.

Die Schritte beim Onboarding neuer Mitarbeiter

Im Laufe der Zeit entwickelt sich in vielen Unternehmen ein eigenes System für das Onboarding neuer Mitarbeiter. Dieses schließt verschiedene Schritte mit ein, die den Neuling mit seinem Arbeitsumfeld vertraut machen sollen. Zentrale Bestandteile sind derweil in verschiedenen Branchen präsent und konnten sich in den vergangenen Jahren bei der Integration neuer Mitarbeiter bewähren.

Liegt der unterzeichnete Arbeitsvertrag vor, doch der erste Arbeitstag liegt noch einige Wochen in der Zukunft, so kann bereits die erste Phase des Onboardings erfolgen. Der neue Mitarbeiter erhält wichtige Informationen rund um das Unternehmen per Post. Für offenen Fragen steht im Idealfall die Möglichkeit bereit, diese direkt mit den Verantwortlichen zu klären. Die zuständigen Personalchefs haben in dieser Phase zudem die Möglichkeit, den Einarbeitungsplan, die genaue Stellenbeschreibung oder ein Organigramm zu erstellen, falls diese Elemente noch nicht vorhanden sein sollten.

Am ersten Arbeitstag sollte der obligatorischen Vorstellung genügend Zeit gewidmet werden. Ein erstes Kennenlernen mit den Arbeitskollegen ist ebenso bedeutsam, wie die Zuweisung des Arbeitsplatzes. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich dafür, neuen Angestellten Paten zur Seite zu stellen, die zuständig für die Beantwortung wichtiger Fragen sind. Um auch mental im Unternehmen ankommen zu können, muss nun die Handlungsfähigkeit für den neuen Mitarbeiter hergestellt werden. Dazu zählen alle wichtigen Schlüssel und Passwörter für die eingerichteten Systeme.

Moderne Hilfestellungen

Verschiedene Entwickler setzten sich das Ziel, beim Onboarding praktische Hilfe zu leisten. Ihre Software kann dazu eingesetzt werden, individuelle Vorlagen zu erstellen und To Do's zuzuteilen. So treten schneller automatisierte Muster beim Recruitingprozess ein, welche den Aufwand bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter reduzieren. Die zuständigen Mitarbeiter behalten leichter den Überblick über die fachliche soziale und kulturelle Integration, welche für den erfolgreichen Einstieg in den Arbeitsalltag von Bedeutung ist.

Schneller ankommen im Unternehmen

Es hängt stark von der Natur eines Angestellten ab, wie schnell er dazu in der Lage ist, sich an die neuen Arbeitsprozesse und das soziale Umfeld anzupassen. Schüchterne Persönlichkeiten würden bereits in den ersten Pausen um Anschluss kämpfen müssen und sich zunächst in der Rolle des kaum beachteten Praktikanten fühlen. Ein gut strukturiertes Onboarding neuer Mitarbeiter, welches das kollegiale Miteinander nicht zu kurz kommen lässt, verhindert diese Startschwierigkeiten. Bereits in den ersten Pausen kann der wichtige soziale Anschluss geknüpft werden. Besonders diese sozialen Komponenten verbessern den ersten Eindruck und vergrößern damit die Wahrscheinlichkeit, dass eine erfolgreiche gemeinsame Arbeit daraus erwachsen kann.

Steht dem Mitarbeiter bereits im Laufe des ersten Arbeitstages ein voll ausgerüsteter und funktionsfähiger Arbeitsplatz zur Verfügung, beschleunigt sich zudem die Integration in laufende Projekte. Unternehmer gewinnen schneller jene tatkräftige Arbeitskraft, die sie sich mit der Stellenausschreibung erhofft hatten. Geht das Onboarding zielsicher vonstatten, verkürzt sich die Anlaufzeit erheblich, was wiederum einen positiven Einfluss auf den Output hat.

Die soziale und fachliche Integration verbessern

Neben diesen Vorteilen, die auf Seiten des Mitarbeiters zutage treten, gibt es noch eine andere Seite der Profiteure. Denn auch das Unternehmen selbst kann einen Nutzen aus dem Onboarding ziehen. Zunächst wird der neue Mitarbeiter besser in das Unternehmen integriert. Die Einbindung in den Arbeitsprozess, welche am ersten Arbeitstag beginnt, stärkt die positive Wahrnehmung der Firma. Die gesteigerte Fluktuation, welche Unternehmen in Deutschland binnen der ersten 18 Monate des Arbeitsverhältnisses zu beklagen haben, senkt sich auf diese Weise.

Selbst in Unternehmen, die sich gegen ein systematisches Onboarding entschieden haben, findet eine Integration des Mitarbeiters im Laufe der Zeit statt. Doch diese lässt mehr Fragen offen und nimmt zusätzliche Ressourcen in Anspruch. So ist etwa nicht klar, welche Stelle für die Beantwortung dringlicher Fragen zuständig ist. Entscheidet sich ein Unternehmen für das Onboarding neuer Mitarbeiter, so werden im Laufe der Zeit Prozesse automatisiert. Zuständigkeiten sind von nun an klar aufgeteilt und Unklarheiten lassen sich aus der Welt schaffen. Dies erleichtert die Planung für alle Beteiligten im Prozess. Dazu zählt das Personalwesen, die Teamführer, wie auch die zuständigen Paten oder die IT, welche ihre Systeme für den neuen Mitarbeiter zu öffnen hat.

Nicht zuletzt in Anbetracht der angespannten Lage auf dem Arbeitsmarkt gewinnt das Onboarding weiter an Bedeutung. Unternehmen müssen sich in besonderer Weise bemühen, um neue Mitarbeiter für sich zu gewinnen. Ein gut funktionierendes Onboarding verbessert die Strahlkraft nach außen und die allgemeine Wahrnehmung des Unternehmens. Auf lange Sicht können so jene motivierten, jungen und fachlich kompetenten Mitarbeiter gewonnen werden, welche eine wirtschaftlich erfolgreiche Zukunft schaffen können.

Die Kraft des Feedbacks

Es ist nicht möglich, das perfekte Onboarding zu beschreiben, welches in allen Unternehmen zu den größten Erfolgen führt. Zu viele individuelle Faktoren sind in diesem Rahmen zu beachten. Um die Integration neuer Mitarbeiter langfristig weiter zu verbessern, können Unternehmen auf das Feedback ihrer Angestellten setzen, die den Prozess selbst bereits durchlaufen haben. Sie haben selbst erlebt, an welchen Stellen noch Schwierigkeiten auftraten, die sich durch eine leichte Anpassung ausmerzen ließen. Zukünftig bietet sich so die Chance, neue Erfahrungen in die Planung des Onboarding einfließen zu lassen und dieses noch stärker auf die Bedürfnisse des einzelnen Mitarbeiters auszurichten. Im Idealfall werden damit die Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter maximiert.

Gelingt es Unternehmen, ein funktionierendes Onboarding auf die Beine zu stellen, so sind neue Mitarbeiter schneller in den Arbeitsprozess und das Kollegium integriert. Damit steht die Arbeitskraft zur Verfügung, die zu Beginn gewünscht wurde. Das Unternehmen verbessert dadurch nicht nur die erzielten Arbeitsresultate, sondern betreibt gleichsam eine wichtige Form der Imagepflege. Bedient sich die Firma zudem der Vorteile moderner Software, so lässt sich der Aufwand des Prozesses weiter reduzieren.


Onboarding als Teil Ihrer neuen HR-Strategie

Wie Sie sehen können birgt das Thema Onboarding einige Vorteile und Möglichkeiten, die Sie neuen Mitarbeitern Ihres Unternehmens nicht vorenthalten sollten.

Entwerfen Sie daher für Ihr Personalwesen eine Onboarding Strategie für neue Mitarbeiter um diese langfristig an Ihr Unternehmen zu binden.

Denken Sie daran: Man bekommt keine zweite Gelegenheit für einen guten ersten Eindruck. 

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Erstellen Sie Dokumente, die Sie digital zur Verfügung stellen können, die dem neuen Mitarbeiter bei der Einarbeitung in neue Themenbereiche helfen. Geben Sie in Ihrem Unternehmensprofil einen Überblick über wichtige Informationen und der gemeinsamen Unternehmensmission. Geben Sie neuen Mitarbeitern die Möglichkeit persönliche Informationen durch den Employee Self-Service in die digitale Personalakte einzutragen. Ein Urlaubsplaner für Mitarbeiter, sowie transparente Arbeitszeiterfassung und ein automatisches Überstundenkonto unterstützen zusätzlich während der Eingewöhnungsphase neuer Mitarbeiter. Der integrierte kiwiHR Kalender unterstütz dabei ab dem ersten Arbeitstag den Überblick über Termine und Abwesenheiten von Kollegen zu behalten. Er lässt sich zudem per Klick mit Anbietern wie Google, Apple oder Microsoft synchronisieren. 

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