Onboarding von neuem Mitarbeiter
  • Personalmanagement

So funktioniert ein ideales Onboarding

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Frank Mittag

Startprobleme mit Onboarding überwinden

Der erste Eindruck zählt. Die Erlebnisse der ersten Tage, die neue Mitarbeiter*innen im Unternehmen haben, sind entscheidend für ihren künftigen Werdegang. Gelingt es bereits in dieser Zeit, den Grundstein für eine gemeinsame Zukunft zu legen, profitieren beide Seiten davon.

Die strukturierte (soziale) Integration neuer Mitarbeiter*innen gewinnt deshalb unter dem Begriff Onboarding immer mehr an Bedeutung.

Besonders in den ersten Tagen fühlen sich viele Angestellte an ihrem Arbeitsplatz unwohl. 15 Prozent aller neuen Mitarbeiter*innen denken innerhalb dieser Zeit sogar an die Kündigung. Insgesamt lässt sich für die ersten 18 Monate eine deutlich höhere Fluktuation feststellen.

Durch die angespannte Lage am Arbeitsmarkt ist es beim Kampf um junge Talente wichtig, für einen reibungslosen Einstieg in den Arbeitsalltag zu sorgen und bereits in den ersten Tagen mit gutem Employer Branding zu überzeugen.

Frau verzweifelt vor computer da kein onboarding vorgenommen wurde

Onboarding-Schritte

Im Laufe der Zeit entwickelt sich in vielen Unternehmen ein eigenes System für erfolgreiches Onboarding neuer Mitarbeiter*innen. Dieses schließt verschiedene Schritte mit ein, die Neulinge mit ihrem Arbeitsumfeld vertraut machen sollen.

Wenn die Unterzeichnung des Arbeitsvertrages bereits erfolgt ist, doch der erste Arbeitstag noch einige Wochen in der Zukunft liegt, kann bereits die erste Onboarding Phase eingeleitet werden. Die neuen Mitarbeiter*innen erhalten wichtige Informationen rund um das Unternehmen per Post.

Für offenen Fragen steht im Idealfall die Möglichkeit bereit, diese direkt mit den Verantwortlichen zu klären. Die zuständigen Personalverantwortlichen haben in dieser Phase zudem die Möglichkeit, den Einarbeitungsplan, die genaue Stellenbeschreibung oder ein Organigramm zu erstellen, falls diese Elemente noch nicht vorhanden sein sollten.

Am ersten Arbeitstag sollten neue Mitarbeiter*innen genügend Zeit haben, sich ihren Kolleg*innen vorzustellen. Ein erstes Kennenlernen ist ebenso wichtig wie die Zuweisung des Arbeitsplatzes. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich dafür, neuen Angestellten Paten zur Seite zu stellen, die zuständig für die Beantwortung wichtiger Fragen sind.

Um auch mental im Unternehmen ankommen zu können, müssen die Voraussetzungen dafür geschaffen werden, dass die neuen Mitarbeiter*innen anfangen können zu arbeiten. Dazu zählen alle wichtigen Schlüssel und Passwörter für die eingerichteten Systeme.

Moderne Hilfestellungen

Wenn Sie neue Mitarbeiter*innen “an Bord nehmen”, kann HR-Software dazu eingesetzt werden, individuelle Vorlagen zu erstellen und To Do's zuzuteilen, um das Onboarding zu erleichtern. Automatisierungen beim Recruitingprozess reduzieren den Aufwand bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen.

Das zuständige Personal behält leichter den Überblick über die fachliche, soziale und kulturelle Integration.

Schneller ankommen im Unternehmen

Es hängt stark von der Natur von Angestellten ab, wie schnell sie dazu in der Lage sind, sich an die neuen Arbeitsprozesse und das soziale Umfeld anzupassen.

Ein gut strukturierter Onboarding Prozess, welcher das kollegiale Miteinander nicht zu kurz kommen lässt, verhindert Startschwierigkeiten von schüchternen Persönlichkeiten. Bereits in den ersten Pausen kann wichtiger sozialer Anschluss geknüpft werden. Besonders diese sozialen Komponenten verbessern den ersten Eindruck und vergrößern damit die Wahrscheinlichkeit, dass eine erfolgreiche gemeinsame Arbeit daraus erwachsen kann.

Stehen den Mitarbeiter*innen bereits im Laufe des ersten Arbeitstages ein voll ausgerüsteter und funktionsfähiger Arbeitsplatz zur Verfügung, beschleunigt sich zudem die Integration in laufende Projekte. Unternehmen gewinnen schneller jene tatkräftige Arbeitskraft, die sie sich mit der Stellenausschreibung erhofft hatten.

Die soziale und fachliche Integration verbessern

Auch das Unternehmen selbst kann einen Nutzen aus dem Onboarding ziehen. Die Einbindung in den Arbeitsprozess, welche am ersten Arbeitstag beginnt, stärkt die positive Wahrnehmung der Firma. Die hohe Fluktuationsrate, welche Unternehmen innerhalb der ersten 18 Monate des Arbeitsverhältnisses zu beklagen haben, lässt sich auf diese Weise senken.

Selbst in Unternehmen, die sich gegen ein systematisches Onboarding entschieden haben, findet eine Integration der Mitarbeiter*innen im Laufe der Zeit statt. Doch diese lässt mehr Fragen offen und nimmt zusätzliche Ressourcen in Anspruch.

Zuständigkeiten sollten klar aufgeteilt sein, um Unklarheiten aus der Welt zu schaffen. Das erleichtert die Planung für alle Beteiligten.

Ein gut funktionierendes Onboarding verbessert die Strahlkraft nach außen und die allgemeine Wahrnehmung des Unternehmens. Auf lange Sicht können so motivierte, junge und fachlich kompetente Mitarbeiter*innen gewonnen werden, welche eine wirtschaftlich erfolgreiche Zukunft schaffen können.

Mitarbeiter arbeiten zusammen

6 Schritte für den ersten Arbeitstag

Die folgenden sechs Schritte bieten Ihnen einen guten Überblick und können am ersten Arbeitstag neuer Mitarbeiter*innen durchgegangen werden, um sicherzugehen, dass sie nichts Wichtiges vergessen.

1. Dokumente prüfen und weiterleiten 

Stellen Sie sicher, dass Ihre neuen Mitarbeiter*innen alle wichtigen Unterlagen mitgebracht haben und leiten Sie diese an die zuständigen Kolleg*innen weiter.

2. Büro(gebäude) zeigen und Vorstellung

Führen Sie die neuen Angestellten durch das Bürogebäude und denken Sie daran, dabei alle relevanten Kolleg*innen mit einzubeziehen.

3. Sicherheitsthemen ansprechen

Stellen Sie Ihren neuen Mitarbeiter*innen die Sicherheitsregeln und -vorkehrungen in Ihrem Unternehmen vor.

4. Zugangskarte/-schlüssel überreichen

Ermöglichen Sie Ihren neuen Mitarbeiter*innen den selbständigen Zutritt zum Büro, indem Sie Ihnen einen Schlüssel oder eine Zugangskarte geben

5. Software Setup

Richten Sie alle notwendigen Tools ein, organisieren Sie Benutzerkonten, Lizenzen etc. Bei dieser Gelegenheit bietet es sich zudem an, einen Passwort-Manager zu installieren.

6. Gemeinsames Mittagessen

Bemühen Sie sich bereits am ersten Arbeitstag um die soziale Integrierung Ihrer neuen Mitarbeiter*innen, sodass diese sich angenommen fühlen und positive Beziehungen zu ihren Kolleg*innen aufbauen können.

Die Kraft des Feedbacks

Beim Onboarding gibt es keine one-size-fits-all Lösung. Zu viele individuelle Faktoren sind in diesem Rahmen zu beachten. Um die Integration neuer Mitarbeiter*innen langfristig weiter zu verbessern, können Unternehmen auf das Feedback ihrer Angestellten setzen, die den Prozess selbst bereits durchlaufen haben. Sie haben selbst erlebt, an welchen Stellen Schwierigkeiten auftraten, die sich durch eine leichte Anpassung vermeiden ließen.

Zukünftig bietet sich so die Chance, neue Erfahrungen in die Planung des Onboardings einfließen zu lassen und dieses noch stärker auf die Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter*innen auszurichten. Im Idealfall werden damit die Vorteile für Unternehmen und Personal maximiert.

Tafel auf der das Wort Feedback geschrieben steht

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