• HR Guide

Ihr Leitfaden zur HR-Digitalisierung in 5 Schritten

Johanna Dumas

Die COVID-19-Krise hat die Arbeitsweise vieler deutscher Unternehmen und Organisationen in Frage gestellt. Homeoffice, welches früher nicht oder nur gelegentlich erlaubt war, ist für viele Beschäftigte während der Corona-Beschränkungen zur einzigen Arbeitsmethode geworden.

Für Unternehmen hat diese neue Arbeitsweise nicht nur technologische oder materielle Anpassungen zur Folge. Sie stellt die gesamte Verwaltung der Personalressourcen in Frage: die HR-Digitalisierung der Personalressourcen ist hierbei der Schlüssel.

1. Was ist HR-Digitalisierung?

In Wirklichkeit sollten wir über die Digitalisierung der "HR-Rolle" oder "Rollen" sprechen. Denn die Personalabteilung eines Unternehmens hat viele Aufgaben zu erfüllen, wie zum Beispiel:

  • Lohnabrechnung vorbereiten
  • Zeitpläne verwalten
  • Arbeitsstunden berechnen
  • Interne Weiterentwicklung fördern
  • Verbesserung des Employer Brandings
  • Rekrutierung und Eingliederung neuer Mitarbeiter
  • Verbesserung der Lebensqualität am Arbeitsplatz
  • Etc.

Abhängig von der Größe des Unternehmens werden diese Funktionen von einer oder von mehreren Personen geleitet. Einige Verwaltungsaufgaben werden sogar von externen Dienstleistern durchgeführt.

In jedem Fall kann die manuelle Verwaltung der HR-Aufgaben schnell sehr zeitaufwändig und kompliziert werden. Heute ist es möglich, einen großen Teil der wiederkehrenden Aufgaben zu digitalisieren und viele Prozesse mit Hilfe von HR-Software zu automatisieren. Die Verwendung von Papierdokumenten oder Excel-Tabellen gehört nunmehr der Vergangenheit an. Auch in diesem Bereich schreitet die Digitalisierung voran.

2. Wie man seine HR-Prozesse in 5 Schritten digitalisiert

Die Umstellung von einer Organisation, die sich ausschließlich auf papierbasierte Formulare verlässt, hinzu einer völlig digitalen Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung, kann für ein Unternehmen eine große Herausforderung darstellen.

Es ist ein echtes Change-Management-Projekt, das hier durchgeführt werden sollte. Denn selbst wenn das HR-Team und die Personalverwaltung als erste von dieser Änderung betroffen sind, werden bald fast alle Mitarbeiter des Unternehmens mit einbezogen.

Zur besseren Übersicht haben wir nachfolgend die verschiedenen Schritte aufgelistet, die zu befolgen sind, um die digitale Transformation unter den besten Bedingungen durchzuführen.

Schritt 1: alle HR-Aufgaben auflisten

Zuerst müssen Sie die verschiedenen HR-Aufgaben auflisten, die Sie regelmäßig durchführen. 

Das können Informationen sein, die in Excel-Tabellen gesammelt werden oder Aktionen sein, die über Papier- oder E-Mail-Formulare durchgeführt werden. 

Zum Beispiel:

  • Aufzeichnung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter
  • Berechnung der Überstunden pro Mitarbeiter
  • Aufzeichnung von Abwesenheit/Urlaubstagen
  • Beantragung / Validierung von Abwesenheits- oder Urlaubstagen
  • Sammlung der Informationen für die Vorbereitung der Gehaltsabrechnungen
  • Validierung von Spesenabrechnungen
  • Etc.

Schritt 2: zeitraubende Aufgaben definieren

Für jede in Schritt 1 aufgeführte Aufgabe müssen Sie die monatlich aufgewendete Zeit berechnen. Natürlich werden einige Aufgaben nur einmal im Monat erledigt und dauern nur wenige Stunden, während andere täglich wiederkehren. Selbst wenn sie jeweils nur 5 Minuten dauern, sammelt sich am Ende des Monats die aufgewendete Zeit an.

Diese mühsame Auflistung ist sehr wichtig, da sie es Ihnen ermöglicht, die zeitaufwendigsten Aufgaben zu identifizieren, die automatisiert und digitalisiert werden können.

Dadurch erhalten Sie ein klares Bild davon, wie viel Zeit Sie mit einem HR-Tool sparen können. Sie wird Ihnen auch Beweise liefern, um Ihren Vorgesetzten von der Notwendigkeit einer Software-Lösung zu überzeugen.

Schritt 3: Wählen Sie eine an Ihre Bedürfnisse angepasste Lösung

Eine Vielzahl an HR-Lösungen (auch als HRMS bekannt) sind auf dem Markt erhältlich. Einige von ihnen bieten sehr fortschrittliche Funktionalitäten, wie digitale Personalakten oder Lohnverwaltung. Andere haben sehr niedrige Einstiegspreise, aber werden, sobald Sie bestimmte Module hinzufügen möchten, schnell kostspielig.

Auch hier kommt es vor allem darauf an, eine HR-Lösung zu wählen, die Ihren Bedürfnissen entspricht. Daher ist es wichtig, die Schritte 1 und 2 ordnungsgemäß durchzuführen. Zögern Sie nicht, verschiedene Produkte zu testen und zu vergleichen. Kostenlose Tests und Online-Demos sind meistens verfügbar. 

Schritt 4: Integrieren Sie Ihre Daten 

Sobald die richtige Personalmanagement-Software ausgewählt haben, ist es an der Zeit, alle relevanten Daten einzupflegen. Mitarbeiter, persönliche Daten, Arbeitszeiten und weitere wichtige Informationen müssen in das System eingegeben werden. Dieser Schritt kann ziemlich lang dauern, er muss jedoch normalerweise nur einmal durchgeführt werden.

Wenn Ihr Unternehmen viele Mitarbeiter beschäftigt, sollten Sie die den Software-Anbieter fragen, ob ein Datenimport möglich ist.

Schritt 5: Holen Sie Ihre Mitarbeiter an Bord

Das HR-Portal, auch als Employee-Self-Service bekannt, ist eines der größten Vorteile der HR-Digitalisierung. Der Mitarbeiter hilft Ihnen Daten einzugeben und wird praktisch zu einem vollwertigen Beitragenden des HR-Tools.

Es ist daher wichtig, ein echtes "Onboarding" durchzuführen, um die Mitarbeiter in der gewählten HR-Lösung zu schulen und sie zu ermutigen, sie täglich zu nutzen. Natürlich wird eine intuitive und einfach zu bedienende HR-Software ein echter Vorteil gegenüber einem schwer zu handhabenden und optisch unattraktiven HR-Produkt sein.

Zögern Sie nicht, die Vorteile aufzulisten, die sich für den Arbeitnehmer aus der Nutzung einer solchen HR-Software ergeben. Hier sind zum Beispiel einige Argumente, die dafür sprechen: 

  • Ein klarer Zeitplan und eine aktuelle Übersicht der jährlichen Ferien 
  • Der Saldo von Überstunden ist in Echtzeit verfügbar
  • Wissen, ob Kollegen heute anwesend oder abwesend sind
  • Etc.

Letztlich wird die Digitalisierung der manuellen Human Ressources Verwaltung den HR-Teams ermöglichen, Zeit zu sparen und sich auf Aufgaben mit höherer Wertschöpfung zu konzentrieren, wie z.B. das Karrieremanagement oder die Optimierung von Rekrutierungsprozessen.


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