Ihr Leitfaden zur HR-Digitalisierung in 5 Schritten

Die COVID-19-Krise hat die Arbeitsweise vieler deutscher Unternehmen und Organisationen in Frage gestellt. Homeoffice, welches früher nicht oder nur gelegentlich erlaubt war, ist für viele Beschäftigte während der Corona-Beschränkungen zur Norm geworden.

Für Unternehmen hat HR 4.0  nicht nur technologische oder materielle Anpassungen zur Folge. Es stellt die gesamte Verwaltung der Personalressourcen in Frage: Dass Sie den HR Bereich digitalisieren, ist hierbei der Schlüssel.

Inhalt:

1. Was ist HR-Digitalisierung?
2. Digitalisierung von HR Prozessen in 5 Schritten
3. Schritt 1: Alle HR-Aufgaben auflisten
4. Schritt 2: Zeitraubende Aufgaben identifizieren
5. Schritt 3: Wählen Sie eine an Ihre Bedürfnisse angepasste Lösung
6. Schritt 4: Integrieren Sie Ihre Daten 
7. Schritt 5: Holen Sie Ihre Mitarbeiter*innen an Bord

Was ist HR-Digitalisierung?

In Wirklichkeit sollten wir über die Digitalisierung der "HR-Rolle" oder "Rollen" sprechen. Denn die HR Abteilung eines Unternehmens hat viele Aufgaben zu erfüllen, wie zum Beispiel:

• Lohnabrechnung vorbereiten
• Zeitpläne verwalten
• Arbeitsstunden berechnen
• Interne Weiterentwicklung fördern
• Verbesserung des Employer Brandings
• Rekrutierung und Eingliederung neuer Mitarbeiter*innen
• Verbesserung der Arbeitsplatzqualität
• Etc.

Abhängig von der Größe des Unternehmens werden diese Funktionen von einer oder mehreren Personen geleitet. Einige Verwaltungsaufgaben werden sogar von externen Dienstleistern durchgeführt, was allgemein auch als HR Outsourcing bekannt ist.

In jedem Fall können administrative Tätigkeiten der HR schnell sehr zeitaufwändig und kompliziert werden. Heute ist es möglich, einen großen Teil der wiederkehrenden Aufgaben zu digitalisieren und viele Prozesse mit Hilfe von HR-Software zu automatisieren.

Die Verwendung von Papierdokumenten oder Excel-Tabellen gehört nunmehr der Vergangenheit an. Auch in diesem Bereich schreitet die Digitalisierung voran. Ein digitaler Arbeitsplatz hat viele Vorteile.

Digitalisierung von HR Prozessen in 5 Schritten

Die Umstellung von einer Organisation, die sich ausschließlich auf papierbasierte Formulare verlässt, hin zu einer völlig digitalen Zeiterfassungssoftware und Urlaubsverwaltung, kann für ein Unternehmen eine große Herausforderung darstellen.

Es ist ein echtes Change-Management-Projekt, das hier durchgeführt werden sollte. Denn selbst wenn das HR-Team und die Personalverwaltung als erste von dieser Änderung betroffen sind, werden bald fast alle Mitarbeiter*innen des Unternehmens mit einbezogen.

Zur besseren Übersicht haben wir nachfolgend die verschiedenen Schritte aufgelistet, die zu befolgen sind, um die digitale Transformation unter den besten Bedingungen durchzuführen.

Schritt 1: Alle HR-Aufgaben auflisten

Zuerst müssen Sie die verschiedenen HR-Aufgaben auflisten, die Sie regelmäßig durchführen. 

Das können Informationen sein, die in Excel-Tabellen gesammelt werden oder Aktionen sein, die über Papier- oder E-Mail-Formulare durchgeführt werden. 

Zum Beispiel:

• Arbeitszeiterfassung 
• Berechnung der Überstunden pro Mitarbeiter*in
• Aufzeichnung von Abwesenheiten / Urlaubstagen
• Beantragung / Validierung von Abwesenheits- oder Urlaubstagen
• Informationen sammeln für die Vorbereitung der Gehaltsabrechnungen
• Validierung von Spesenmanagement
• Etc.

Schritt 2: Zeitraubende Aufgaben identifizieren

Für jede in Schritt 1 aufgeführte Aufgabe müssen Sie die monatlich aufgewendete Zeit berechnen. Natürlich werden einige Aufgaben nur einmal im Monat erledigt und dauern nur wenige Stunden, während andere täglich wiederkehren. Selbst wenn sie jeweils nur 5 Minuten dauern, summiert sich diese Zeit am Ende des Monats auf.

Die mühsame Auflistung ist sehr wichtig, da sie es Ihnen ermöglicht, die zeitaufwendigsten Aufgaben zu identifizieren, die automatisiert und digitalisiert werden können.

Dadurch erhalten Sie ein klares Bild davon, wie viel Zeit Sie mit einem HR-Tool sparen können. Sie wird Ihnen auch Beweise liefern, mit denen Sie Ihre Vorgesetzten von der Notwendigkeit einer Software-Lösung überzeugen können.

Schritt 3: Lösung wählen

Eine Vielzahl an HR-Lösungen (auch als HRMS bekannt) ist auf dem Markt erhältlich. Einige von ihnen bieten sehr fortschrittliche Funktionalitäten, wie elektronische Personalakten oder Lohnverwaltung. Andere haben sehr niedrige Einstiegspreise, aber werden sobald Sie bestimmte Module hinzufügen möchten schnell kostspielig. Wieder andere sind spezialisiert auf einzelne Bereiche wie beispielsweise Recruiting oder digitale Weiterbildung.

Auch hier kommt es vor allem darauf an, eine HR-Lösung zu wählen, die Ihren Bedürfnissen entspricht. Daher ist es wichtig, die Schritte 1 und 2 ordnungsgemäß durchzuführen. Zögern Sie nicht, verschiedene Produkte zu testen und zu vergleichen. Kostenlose Tests und Online-Demos sind meistens verfügbar.

Schritt 4: Daten integrieren

Sobald Sie die richtige Personalmanagement-Software ausgewählt haben, ist es an der Zeit, alle relevanten Daten einzupflegen. Mitarbeiter*innen, persönliche Daten, Arbeitszeiten und weitere wichtige Informationen müssen in das System eingegeben werden. Dieser Schritt kann viel Zeit in Anspruch nehmen, er muss jedoch normalerweise nur einmal durchgeführt werden.

Wenn Ihr Unternehmen viele Mitarbeiter*innen beschäftigt, sollten Sie den Software-Anbieter fragen, ob ein Datenimport möglich ist.

Schritt 5: Holen Sie Ihre Mitarbeiter*innen an Bord

Das HR-Portal, auch als Employee-Self-Service (ESS) bekannt, ist einer der größten Vorteile der HR-Digitalisierung. Die Beschäftigten helfen Ihnen dabei, Daten einzugeben, zu aktualisieren und nehmen Ihnen dadurch viel Arbeit ab.

Es ist daher wichtig, einen echten Onboarding Prozess durchzuführen, um den Mitarbeiter*innen die benötigten digitalen Kompetenzen für die gewählte HR-Lösung zu vermitteln und sie zu ermutigen, sie täglich zu nutzen. Eine intuitive und einfach zu bedienende HR-Software wird einen echten Vorteil gegenüber einem schwer zu handhabenden und optisch unattraktiven HR-Produkt haben.

Zögern Sie nicht, die Vorteile aufzulisten, die sich für die Arbeitnehmer*innen aus der Nutzung einer solchen HR-Software ergeben. Hier sind zum Beispiel einige Argumente, die dafür sprechen: 

• Ein klarer Zeitplan und eine aktuelle Übersicht der jährlichen Ferien 
• Der Saldo von Überstunden ist in Echtzeit verfügbar
• Wissen, ob Kollegen heute anwesend oder abwesend sind
• Etc.

Letztlich wird die Digitalisierung der manuellen Personalverwaltung den HR-Teams ermöglichen, Zeit zu sparen und sich auf Aufgaben mit höherer Wertschöpfung zu konzentrieren, wie z.B. das Karrieremanagement oder die Optimierung von Rekrutierungsprozessen.