Kollegen begrüßen sich im Büro
  • Unternehmenskultur

Sicher zurück ins Büro

Matthias Stützer

5 Schritte für Unternehmen, welche die Rückkehr der Mitarbeiter*innen erleichtern

Viele Unternehmen bereiten sich derzeit auf die schrittweise Rückkehr ins Büro vor – so auch die Agentur für PR & Marketing, pioneer communications. Damit alle Mitarbeiter*innen auch mit einem guten Gefühl und gerne wieder ins Büro kommen, haben die Kommunikationsexpert*innen die passenden Maßnahmen geplant und zudem ein eigenes Tool entwickelt. Wie es Unternehmen gelingt, ihre Mitarbeiter*innen „nach Corona“ wieder sicher ins Büro zu bringen, erklärt Matthias Stützer, Kommunikationsexperte bei der PR- und Marketing-Agentur pioneer communications, in diesem Beitrag.

Die Ausgangslage: Ist Corona „bald vorbei“?

Die dritte, voraussichtlich aber nicht letzte, Welle der weltweiten Corona-Pandemie ebbt in Deutschland gerade ab – die Inzidenzzahlen sinken. Freisitze und Restaurants öffnen wieder, die Kultur nimmt den Betrieb wieder auf und auch so manches Unternehmen beginnt zaghaft wieder, die eigenen Büroräume zu nutzen. Zudem gilt ab Juli 2021 keine Homeoffice-Pflicht mehr für Unternehmen.

Kein Wunder also, dass sich die Betriebe jetzt überlegen, wie sie Mitarbeiter*innen wieder für die Büronutzung motivieren und auch möglichst große Sicherheit am Arbeitsplatz bieten können. Was kann also auf die ersten Maßnahmen wie Hygienestationen, Trennwände und Schnelltests folgen? Diese 5 Schritte sollten Unternehmen gehen.

1. Dem Team zuhören und Feedback einbeziehen

Mitarbeiter*innen sind das höchste Gut von Unternehmen. Nur mit den richtigen Maßnahmen sorgen Arbeitgeber für eine hohe Verbundenheit des Teams. Dazu gehört es, vor allem in der schwierigen Corona-Lage, den Angestellten zuzuhören. Dafür bietet sich die Möglichkeit für konkretes Feedback aus dem Team an, etwa mit Hilfe von Befragungen.

Dabei spielen auch aktuelle Themen der Zusammenarbeit eine Rolle: Unternehmen sollten also schnell in Erfahrung bringen, wie es ihren Mitarbeiter*innen im Homeoffice erging und wie sie sich fühlen, sobald wieder die (teilweise) Anwesenheit im Büro möglich oder sogar nötig ist. Eine einfache Online-Befragung ergibt ein schnelles Stimmungsbild und liefert Ideen aus dem Team.

2. Impfangebote schaffen und organisieren

Zusätzlich zu den zum Alltag gewordenen Maßnahmen wie Desinfizieren, Maske tragen und Abstandhalten, inklusive der notwendigen und gut sichtbaren Informationen im Büro, sollten Unternehmen ihren Mitarbeiter*innen jetzt auch ein Impfangebot machen. Betriebsärzte können Impfwillige aktuell relativ schnell mit einem Pieks versorgen.

Wichtig dabei: Über die Maßnahmen und Angebote sollten Unternehmen umfassend und transparent alle Mitarbeiter*innen (regelmäßig) informieren. Umso mehr Organisation rund um die Impfung vom Betrieb übernommen wird, desto dankbarer sind die Mitarbeiter*innen dafür.

3. Technologie gegen Büroskepsis nutzen

Auch technische Lösungen sollten von Unternehmen in den Blick genommen werden, um ihren Mitarbeiter*innen die (teilweise) Rückkehr ins Büro zu erleichtern. Die breite Nutzung der offiziellen Corona-Warn-App steigert das Sicherheitsempfinden des Teams und hilft natürlich auch, ein mögliches Infektionsgeschehen im Unternehmenskreis zu entdecken, nachzuvollziehen und die notwendigen Schritte einzuleiten. Dementsprechend sollten Unternehmen die App als Thema klar an die Belegschaft kommunizieren und zur Nutzung aufrufen – selbstverständlich auf freiwilliger Basis. Dazu gehört dann auch, dass für verschiedene Standorte und Bürobereiche QR-Codes zum Check-in angeboten werden sollten.

Meeting mit Sicherheitsmaßnahmen

4. Die Büro-Rückkehr erfolgreich koordinieren

Sind alle Vorbereitungen für die Rückkehr zum (fast) normalen Büroalltag getroffen, muss dieser schließlich auch täglich orchestriert werden – zum einen mit Kommunikation, zum anderen aber auch mit einer Lösung für die Organisation. Der Fokus liegt dabei auf den Arbeitsplätzen an sich. Denn am Schreibtisch verbringen die Mitarbeiter*innen die meiste Zeit des Arbeitstages. Das Sicherheitsgefühl ginge schnell dahin, wenn von jetzt auf gleich alle Arbeitsplätze wieder ohne Abstände besetzt wären. Mit einer Platzbuchungssoftware schaffen Unternehmen Abhilfe.

Das passende Tool bildet Standorte, Büros, Räume und Plätze digital ab und ermöglicht tages- und stundenweise Platzbuchungen durch die Mitarbeiter*innen. Auf grafisch aufbereiteten Grundrissen kann sich jeder täglich an- und abmelden und die Belegung von Büros vorab einsehen. Für klassische Platzbuchungssoftware gibt es verschiedene Anbieter auf dem Markt. Je nach Budget können Unternehmen ihren Favoriten wählen.

5. Kreativ sein und eigene Wege gehen

Bei der Platzbuchungssoftware sind wir von pioneer communications an unsere Grenzen gestoßen und mussten selbst kreativ werden: Die meisten Dienste in dem Bereich sind sehr komplex oder bedeuten großen Aufwand in der Integration – auch „Corona-Features“ wie Abstandsregeln und Check-in Verknüpfungen mit der Corona-Warn-App gab es noch nicht. Deshalb haben wir eine individuelle Eigenentwicklung gestartet. Zusammen mit der Softwarefirma evermind programmierten wir schließlich unser Tool namens „DeskHero“. Die Mitarbeiter*innen nutzen es seitdem täglich. Stück für Stück werden unsere drei Bürostandorte in Leipzig, Berlin und Dreilinden wieder genutzt. Eigene, kreative Lösungen zahlen sich eben aus.

Nur wer sich kümmert, kommt voran

Büropflicht hin oder her: Nach einem Jahr Homeoffice wird es für alle schwer, wieder in den Büroalltag zu finden. Umso wichtiger ist es, dass Unternehmen für ihr Team als Stütze fungieren und damit die notwendige Team-Motivation entfachen – mit konkreten Sicherheitsmaßnahmen, transparenter Kommunikation und passenden Koordinationslösungen. Für Unternehmen, welche diese Faktoren nicht beachten, könnte die Büro-Rückkehr der Mitarbeiter*innen zur Zerreißprobe werden.

Weil das Interesse an DeskHero beim Austausch mit unserem Partnernetzwerk so groß war, haben wir uns kurzerhand entschlossen, es für alle Unternehmen zugänglich zu machen, die ein einfaches und schnelles Büro-Tool für die Corona-Zeit benötigen.

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Matthias Stützer ist Senior Consultant für PR, Marketing und Kommunikation. Seit 2015 ist er für die Agentur pioneer communications tätig (Leipzig, Berlin, Dreilinden). Als Account Manager betreut er Kunden aus dem öffentlichen sowie dem privatwirtschaftlichen Bereich bei B2C- und B2B-Kampagnen.

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