Urlaubsübertragung
  • Abwesenheitsverwaltung

Alles, was Sie über Resturlaub wissen sollten

Jazmin Lopez

Die Feiertage rücken näher, der Winter setzt ein und das Jahr neigt sich dem Ende zu. In dieser Zeit beginnen viele, einen Blick auf die restlichen Urlaubstage zu werfen. Gerade dieses Jahr haben viele von uns noch einige Urlaubstage übrig.

Einige Mitarbeiter*innen haben damit begonnen, ihre Urlaubstage ins nächste Jahr zu übertragen. In vielen Unternehmen muss der Urlaub bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden. Worauf kommt es dabei an?

1. Welche Vorteile hat es, den Urlaubsanspruch zu übertragen?

Für viele Unternehmen sind die Feiertage oft alles andere entspannt. Mitarbeiter*innen sind mit dem Weihnachtsgeschäft beschäftigt und haben keine Zeit, ihre noch nicht genommenen Urlaubstage aufzubrauchen. Für einige kann das ein zusätzlicher Stressfaktor sein.

Weniger Stress

Wenn Urlaubstage übertragen werden dürfen, können Sie den Stress Ihrer Mitarbeiter*innen während der Urlaubszeit reduzieren. Studien haben gezeigt, dass Mitarbeiter*innen, die weniger gestresst sind, produktiver sind. Auch Sie selber stehen unter weniger Belastung, wenn Sie den Ansturm der Mitarbeiter*innen, die versuchen ihre restlichen Urlaubstage vor dem 31. Dezember zu nehmen, vermeiden können.

Unterbesetzung vermeiden

Ein weiterer Vorteil dieser Herangehensweise ist, dass Sie Unterbesetzung während der arbeitsreichsten Zeit des Jahres verhindern können. Sie brauchen in dieser Zeit alle verfügbaren Leute, aber Ihre Mitarbeiter*innen wollen ihre Urlaubstage nicht verlieren. Wenn Sie Ihren Arbeitnehmer*innen in dieser Hinsicht entgegenkommen, profitieren Sie also ebenfalls davon.

2. Welche Risiken gibt es, wenn Mitarbeiter*innen Resturlaub in das nächste Jahr mitnehmen möchten?

Urlaub aufsparen

Leider kann die Übertragung von Jahresurlaub auch mit einigen Risiken verbunden sein. Eines der größten Risiken besteht darin, dass Ihre Mitarbeiter*innen eventuell ein ganzes Jahr lang keinen Urlaub machen.

Bezahlte Urlaubszeit ist aus gutem Grund ein Industriestandard. Jeder braucht von Zeit zu Zeit freie Tage. Sei es, um sich um ein krankes Kind zu kümmern oder wichtige Termine wahrzunehmen. Gesellschaftlich wird der Arbeit jedoch Vorrang gegeben, was zu immer mehr Burnout und Präsentismus unter Mitarbeiter*innen führt.

Personalmangel

Wenn zwei oder drei Mitarbeiter*innen beschließen, im selben Sommer mehrere Wochen Urlaub zu nehmen, kann es zu Personalmangel kommen. Wenn Sie eine Urlaubsübertragung zulassen, kann es für Sie schwieriger werden, diese Abwesenheiten zu planen.

Abwesenheitsnotiz

3. Wie sieht die Gesetzeslage aus?

Ein wichtiger Faktor, den Sie berücksichtigen müssen, wenn Sie entscheiden, ob Sie die Übertragung des Jahresurlaubs zulassen, sind die Gesetze in Ihrer Region. Wenn Sie die Gesetze nicht genau kennen, kann dies Ihr Unternehmen in Gerichtsverfahren viel Geld kosten. Nehmen Sie den Fall Shimizu vs. Max-Planck-Gesellschaft als Beispiel.

Resturlaub bei Kündigung

Im Dezember 2013 näherte sich Herr Shimizu, ein befristeter Vertragsarbeiter, der Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Die Max-Planck-Gesellschaft bot Herrn Shimizu die Möglichkeit an, den Urlaub, den er während seiner Zeit im Unternehmen angesammelt hatte, zu nehmen. Aber anstatt die angesammelten 50 Urlaubstage zu nehmen, bat Herr Shimizu um eine Auszahlung des Resturlaubs seitens der Max-Planck-Gesellschaft. 

Die angesammelte Urlaubszeit hätte sich auf eine Gesamtauszahlung von fast 12.000 Euro belaufen. Die Max-Planck-Gesellschaft weigerte sich, für die Freizeit zu zahlen und Herr Shimizu entschied sich für eine Gerichtsklage. Die Klage ging bis zum deutschen Bundesarbeitsgericht und dann zum Europäischen Gerichtshof (EuGH).

EuGH-Urteil zur Übertragung von Resturlaub

Der EuGH entschied, dass Arbeitnehmer*innen nicht automatisch ihren Anspruch auf Resturlaub oder bei Vertragsende auf eine Auszahlung der Urlaubstage verlieren dürfen. Eine Ausnahme gilt, wenn der Arbeitgeber nachweisen kann, dass der*die Arbeitnehmer*in tatsächlich die Möglichkeit hatte, diesen Urlaub in Anspruch zu nehmen und über alle seine Rechte auf bezahlten Urlaub klar informiert wurde. Dazu gehört auch die Regelung des Unternehmens bezüglich der Übertragung von Jahresurlaub.

4. Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?

Der Urlaub muss innerhalb des Kalenderjahres genommen werden können

Es sollte ermöglicht werden, den gesetzlichen Urlaubsanspruch innerhalb des Kalenderjahres zu nehmen. Zum einen führt dies zu gesünderen, glücklicheren und produktiveren Mitarbeiter*innen. Zum anderen kann es Ihnen aber auch helfen, eine Situation wie die der Max-Planck-Gesellschaft zu vermeiden, in der ein*e Mitarbeiter*in mehr als einen Monat an Urlaubstagen ansammelt und Sie bittet, ihm*ihr diesen Urlaub auszuzahlen.

Wenn Sie nicht vorhaben, eine Urlaubsübertragung zuzulassen, müssen Sie dies Ihren Mitarbeiter*innen erklären. Ermutigen Sie sie, ihren Urlaub im Laufe des restlichen Jahres zu nehmen. Hängen Sie diese Richtlinie an die Wand Ihres Büros und fordern Sie alle neuen Mitarbeiter*innen auf, ein Formular zu unterzeichnen, auf dem sie bestätigen, dass sie die Richtlinie zur Übertragung von Jahresurlaub gelesen und verstanden haben. 

Legen Sie eine Obergrenze für Urlaubstage fest

Eine gute Möglichkeit, einen Kompromiss zwischen dem Verzicht auf Urlaubsübertragung und der Auszahlung einer hohen Summe zu finden, ist die Festlegung einer Obergrenze für die Zeit, die Sie sich freinehmen können. Sie können auch Verfallsdaten für freie Tage festlegen. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter*innen auf jeden Fall über diese Richtlinien.

Kommunizieren Sie Ihre Richtlinien transparent

Das Wichtigste ist die Kommunikation. Unabhängig davon, ob Sie die Urlaubsübertragung gestatten, sie nicht zulassen oder aber eine andere Richtlinie erlassen, müssen Sie dies Ihren Mitarbeiter*innen mitteilen. Die Mitteilung muss dokumentiert werden, um mögliche Klagen abzuwenden.

Kolleg*innen unterhalten sich

5. Wie man die eigenen Urlaubsregelungen klar kommuniziert

Wie kommunizieren Sie also diese Urlaubsrichtlinien an Ihre Mitarbeiter*innen? In vielen Fällen sind die Urlaubsbedingungen im Arbeitsvertrag festgelegt. Es stimmt zwar, dass Mitarbeiter*innen es selbst in der Hand haben, einen Vertrag gründlich zu lesen, bevor sie ihn unterschreiben, jedoch ist es immer besser, auf Nummer sicher zu gehen.

Wenn Sie neue Mitarbeiter*innen einstellen, setzen Sie sich mit ihnen zusammen und gehen Sie jeden Teil des Vertrags einzeln durch. Klären Sie alle Punkte und erst wenn sie bestätigen, dass sie die Urlaubsrichtlinie vollständig verstanden haben, sollten Sie sie bitten, den Vertrag zu unterzeichnen.

Wenn Sie vorhaben, die Höhe des Jahresurlaubs zu begrenzen, machen Sie diese Grenzen deutlich. Geben Sie im Vertrag die maximale Anzahl von Tagen an, die Ihre Mitarbeiter*innen ansammeln können. Wenn Sie dies mit einer Richtlinie für das Ablaufdatum kombinieren, stellen Sie sicher, dass Sie auch die Bedingungen dafür deutlich machen.

Es ist auch eine gute Idee, mit Ihren Mitarbeiter*innen genau zu besprechen, wie sie diese Auszeit beantragen können. Stellen Sie sicher, dass Sie ein System einrichten, in dem Abwesenheitsanträge gestellt werden können, und bewahren Sie alle diese Anträge in Ihrer Akte auf.

6. Wie Sie Urlaub mit einer HR-Software effizient verwalten

Aus der Sicht Ihrer Mitarbeiter*innen kann eine Software wie kiwiHR die Verwaltung ihrer Abwesenheiten erleichtern. Sie können 24/7 überprüfen, wie viele Urlaubstage sie angesammelt haben. Das System verfügt außerdem über Tools zur Beantragung von Urlaub, die für die Mitarbeiter*innen einfach zu handhaben und für Sie gut dokumentiert sind.

KiwiHR erfasst die Jahresübertragung aller Mitarbeiter*innen. Sie können Obergrenzen und Verfallsdaten festlegen - das System kümmert sich automatisch um alles. Keine Strichlisten mehr mit gekritzelten Daten und durchgestrichenen Urlaubstagen.

Mit kiwiHR können Sie auch einfach nachvollziehen, wer wann Urlaub nimmt. Sie können den Urlaubssaldo überprüfen, bevor Sie Urlaubsanträge genehmigen, und über diese Urlaubstage Buch führen. Sie können auch im Vornherein sehen, wer wann nicht im Büro ist, so dass Sie sich um die Abdeckung dieser Schichten kümmern können.

Behalten Sie den Überblick über den Urlaubsanspruch Ihrer Mitarbeiter*innen

Wenn Sie problemlos mit der Verwaltung Ihrer Urlaubsübertragungen beginnen möchten, sollten Sie sich die übrige HR-Software von kiwiHR ansehen. Wir können Ihnen helfen, alles von Onboarding bis hin zur Zeiterfassung zu verwalten. Testen Sie kiwiHR kostenlos und digitalisieren Sie Ihre HR-Prozesse.


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