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Alles, was Sie über Resturlaub wissen sollten

Jazmin Lopez

Die Feiertage rücken näher, der Winter setzt ein, und das Jahr neigt sich dem Ende zu. In dieser Zeit beginnen viele von uns, einen Blick auf unsere restlichen Urlaubstage zu werfen. Gerade dieses Jahr haben viele von uns noch einige Urlaubstage übrig.

Einige Mitarbeiter haben damit begonnen, die Urlaubstage in das nächste Jahr zu übertragen. Corona hat dieses Jahr einige Urlaubspläne vereitelt und viele hoffen darauf, nächstes Jahr in den erhofften Urlaub fahren zu können. In vielen Unternehmen müssen der Urlaub bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden. Wir erklären, worauf es ankommt.

Welche Vorteile hat es, den Urlaubsanspruch zu übertragen?

Für viele Unternehmen sind die Feiertage oft nicht besonders entspannend, sondern ein besonders wichtiger Zeitraum. Das Weihnachtsgeschäft ist in vollem Gange und Ihre Mitarbeiter sind damit beschäftigt und haben keine Zeit, ihre restlichen Urlaubstage aufzubrauchen. Für einige kann es viel Stress erzeugen, wenn sie nicht die Möglichkeit haben, den wohlverdienten Urlaub im Folgejahr nehmen zu können.

Wenn Urlaubstage übertragen werden dürfen, können Sie den Stress Ihrer Mitarbeiter während der Urlaubszeit reduzieren. Studien haben gezeigt, dass Mitarbeiter, die weniger gestresst sind, produktiver sind. Sie können Ihren Stress Ihrerseits auch dadurch verringern, dass Sie den Ansturm der Mitarbeiter vermeiden, die versuchen, den Rest ihrer Urlaubszeit vor dem 31. Dezember zu nehmen.

Ein weiterer Vorteil dieser Herangehensweise ist, dass Sie nicht in der arbeitsreichsten Zeit des Jahres unterbesetzt sein werden. Sie brauchen in dieser Zeit alle Hände an Deck, aber Ihre Mitarbeiter wollen ihre Urlaubstage nicht verlieren. Wenn Sie Ihren Arbeitnehmern in dieser Hinsicht entgegen kommen, profitieren Sie also ebenfalls davon.

Ein weiterer Aspekt ist, dass eine gewisse Flexibilität in Bezug auf den Urlaub die Arbeitsmoral Ihrer Mitarbeiter zu verbessern. Hin und wieder mögen wir alle einen langen Urlaub, aber das ist schwer, wenn Sie wissen, dass Sie Ihre gesamte Urlaubszeit des Jahres nutzen werden. Möglicherweise müssen Ihre Mitarbeiter diese Urlaubszeit sparen, falls sie krank werden oder einen familiären Notfall haben.

Wenn Ihre Mitarbeiter ihren Urlaub von Jahr zu Jahr übertragen können, können sie ihren Urlaub sparen und alle paar Jahre einen etwas längeren Urlaub machen. Das kann ihre Arbeitszufriedenheit und Loyalität erheblich steigern. Es mag vielleicht kontraintuitiv klingen, aber wenn Sie diese langen Urlaube zulassen, können Sie langfristig bei den Fluktuationskosten Ihrer Mitarbeiter tatsächlich Geld sparen.

Welche Risiken gibt es, wenn Mitarbeiter Resturlaub in das nächste Jahr mitnehmen möchten?

Leider kann die Übertragung von Jahresurlaub auch mit einigen Risiken verbunden sein. Eines der größten Risiken besteht darin, dass Ihre Mitarbeiter ihren Urlaubsübertrag missbrauchen könnten. Sie wissen, dass sich ihr Urlaub auf das nächste Jahr verschiebt, so dass sie vielleicht nicht das ganze Jahr über frei nehmen.

Bezahlte Urlaubszeit ist aus gutem Grund ein Industriestandard. Jeder braucht von Zeit zu Zeit freie Tage, sei es, um sich um ein krankes Kind zu kümmern oder wichtige Termine wahrzunehmen. Aber unsere Kultur räumt der Arbeit Vorrang vor allem anderen ein, was zu immer mehr Burnout und Präsentismus bei den Mitarbeitern führt.

Es klingt nicht eingängig, aber einige Studien haben gezeigt, dass die Übertragung von Resturlaub in das folgende Kalenederjahr das Wohlbefinden der Mitarbeiter tatsächlich beeinträchtigen kann. Anstatt ihren Urlaub über das Jahr zu verteilen, könnten sie sich durchsetzen und versuchen, bis zu dem Urlaub, den sie in zwei Jahren geplant haben, keinen Urlaub zu nehmen. Dies führt dazu, dass die Mitarbeiter gestresster, weniger produktiv und weniger glücklich an ihrem Arbeitsplatz sind.

Wenn zwei oder drei Mitarbeiter beschließen, im selben Sommer zwei Wochen Urlaub zu nehmen, könnten Sie ernsthaft unter Personalmangel leiden. Wenn Sie einen Jahresurlaubsübertrag zulassen, kann es für Sie schwieriger werden, diese Abwesenheiten zu planen. Wenn der Urlaub nur von Jahr zu Jahr gewährt wird, können Sie besser darauf vorbereitet sein, die zusätzlichen Kosten zu decken, damit Sie kein Geld verlieren.

Wie sieht die Gesetzeslage aus?

Ein wichtiger Faktor, den Sie berücksichtigen müssen, wenn Sie entscheiden, ob Sie die Übertragung des Jahresurlaubs zulassen, sind die Gesetze in Ihrer Region. Die örtlichen Vorschriften können variieren, und wenn Sie diese Gesetze nicht genau kennen, kann dies Ihr Unternehmen in Gerichtsverfahren tonnenweise kosten. Nehmen Sie den Fall Shimizu vs. Max-Planck als Beispiel.

Im Dezember 2013 näherte sich Herr Shimizu, ein befristeter Vertragsarbeiter, dem Ende seines Vertrags. Max-Planck bot Herrn Shimizu die Möglichkeit an, den beträchtlichen Urlaub, den er während seiner Zeit im Unternehmen angesammelt hatte, zu verbrauchen. Aber anstatt die vollen 50 Tage des Jahresurlaubs zu nehmen, die er angesammelt hatte, bat Herr Shimizu darum, dass Max-Planck ihm stattdessen die Freizeit bezahlt. 

Die angesammelte Urlaubszeit hätte sich auf eine Gesamtauszahlung von fast 12.000 Euro belaufen. Max-Planck weigerte sich, für die Freizeit zu zahlen und Herr Shimizu verklagte ihn. Die daraus resultierende Klage ging bis zum deutschen Bundesarbeitsgericht und dann bis zum Europäischen Gerichtshof (EuGH).

Der EuGH entschied, dass Arbeitnehmer nicht automatisch ihren Anspruch auf Übertragung des Jahresurlaubs auf das nächste Kalenderjahr verlieren dürfen. Eine Ausnahme gilt, wenn der Arbeitgeber nachweisen kann, dass der Arbeitnehmer tatsächlich die Möglichkeit hatte, diesen Urlaub in Anspruch zu nehmen und über alle seine Rechte auf bezahlten Urlaub klar informiert war. Dazu gehört auch, dass er über die Politik des Unternehmens bezüglich der Übertragung von Jahresurlaub informiert wurde.

Wenn Herr Shimizu nachweisen könnte, dass er nicht gewarnt wurde, dass Max-Planck eine "Nutzen Sie es oder verlieren Sie es"-Politik mit Jahresurlaub hatte, hätte er Anspruch auf die Auszahlung von 12.000 Euro. Aber wenn Max-Planck beweisen könnte, dass sie Herrn Shimizu darüber informiert hatten, dass sie eine "Use-it-or-lose-it"-Politik hatten, würde die Verantwortung dafür, dass sie die Tage nicht genommen haben, bei Herrn Shimizu liegen.

Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?

Es gibt ein paar Punkte, die Sie aus dem Fall Shimizu vs. Max-Planck herausnehmen sollten. Der größte ist, dass Sie, der Arbeitgeber, dafür verantwortlich sind, Ihre Mitarbeiter über Ihre Urlaubspolitik zu informieren. Sie sollten Unterlagen darüber haben, dass Sie ihnen von Ihrer Politik erzählt und ihnen die Möglichkeit geboten haben, alles zu klären, worüber sie unsicher waren.

Es sollte ermöglicht werden, den gesetzlichen Urlaubsanspruch innerhalb des Kalenderjahres zu nehmen. Zum einen wird dies, wie wir besprochen haben, dazu führen, dass Sie gesündere, glücklichere und produktivere Mitarbeiter haben. Zum anderen kann es Ihnen aber auch helfen, eine Situation wie die von Max-Planck zu vermeiden, in der ein Mitarbeiter mehr als einen Monat Urlaub angesammelt hat und Sie bittet, ihm diesen Urlaub auszuzahlen.

Wenn Sie nicht vorhaben, eine Übertragung des Jahresurlaubs zuzulassen, müssen Sie dies Ihren Mitarbeitern erklären. Ermutigen Sie sie, ihren Urlaub während des restlichen Jahres zu nehmen. Hängen Sie diese Richtlinie an die Wand Ihres Büros und fordern Sie alle neuen Mitarbeiter auf, ein Formular zu unterzeichnen, auf dem sie bestätigen, dass sie die Richtlinie zur Übertragung von Jahresurlaub gelesen und verstanden haben. 

Eine gute Möglichkeit, einen Kompromiss zwischen dem Verzicht auf Urlaubsübertragungen und der Auszahlung von 12.000 Euro Urlaub zu finden, ist die Festlegung einer Obergrenze für die Zeit, die Sie sich freinehmen können. Sie können auch Verfallsdaten für freie Tage festlegen. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter auf jeden Fall über diese beiden Richtlinien.

Das Wichtigste ist die Kommunikation. Unabhängig davon, ob Sie die Verlängerung des Jahresurlaubs gestatten, keine Verlängerung des Jahresurlaubs zulassen oder eine andere Richtlinie erlassen, müssen Sie dies Ihren Mitarbeitern mitteilen. Und Sie müssen Beweise dafür haben, dass Sie dies getan haben, um mögliche Klagen abzuwenden.

Wie man die Urlaubspolitik klar verwaltet

Wie kommunizieren Sie also diese Jahresurlaubsrichtlinien an Ihre Mitarbeiter? In vielen Fällen sind die Urlaubsbedingungen im Arbeitsvertrag festgelegt. Und obwohl es stimmt, dass die Mitarbeiter dafür verantwortlich sind, jeden Vertrag, den sie unterschreiben, zu lesen, ist es besser, auf Nummer sicher zu gehen. 

Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen, setzen Sie sich mit ihm zusammen und gehen Sie jeden Teil des Vertrags einzeln durch. Lesen Sie ihnen die Unternehmenspolitik vor und fragen Sie sie, ob sie Fragen dazu haben. Klären Sie alle Punkte, zu denen sie Fragen haben könnten, und erst wenn sie bestätigen, dass sie die Urlaubsrichtlinie vollständig verstanden haben, sollten Sie sie bitten, den Vertrag zu unterzeichnen.

Wenn Sie vorhaben, die Höhe des Jahresurlaubs zu begrenzen, machen Sie diese Grenzen deutlich. Geben Sie in diesem Vertrag die maximale Anzahl von Tagen an, die Ihre Mitarbeiter ansammeln können. Wenn Sie dies mit einer Richtlinie zum Ablaufdatum kombinieren, stellen Sie sicher, dass Sie auch die Bedingungen dafür deutlich machen.

Es ist auch eine gute Idee, mit Ihren Mitarbeitern genau zu besprechen, wie sie sich diese Auszeit nehmen können. Stellen Sie sicher, dass Sie ein System einrichten, in dem Sie eine Art schriftlichen Antrag auf Freistellung stellen, und bewahren Sie alle diese Anträge in Ihrer Akte auf. Dadurch wird verhindert, dass ein Mitarbeiter zurückkommt und sagt, man habe ihm gesagt, er könne sich freinehmen, habe ihm aber nie gesagt, wie er dies tun könne, oder habe seinem Urlaubsantrag nie stattgegeben.

Wie Sie Urlaub mit einer HR-Software effizient verwalten

Urlaubstage Ihrer Mitarbeiter zu verwalten kann sehr aufwendig sein, vor allem, wenn Ihre HR-Abteilung noch analog arbeitet. Wenn Sie eine gute HR-Software auf Ihrer Seite haben, kann es ein Kinderspiel sein, immer den Überblick zu behalten.

Aus der Sicht Ihrer Mitarbeiter kann eine Software wie kiwiHR die Verwaltung ihrer Abwesenheiten erleichtern. Sie können überprüfen, wie viele Urlaubstage sie angesammelt haben, wann immer Sie wollen. Und das System verfügt über Tools zur Beantragung von Urlaub, die für die Mitarbeiter einfach zu handhaben und für Sie gut dokumentiert sind.

Auf Ihrer Seite kümmert sich kiwiHR darum, zu verfolgen, wer wie viel Jahresurlaub übertragen hat. Sie können Obergrenzen und Verfallsdaten festlegen, und das System kümmert sich automatisch um alles. Keine Strichlisten mehr mit gekritzelten Daten und durchgestrichenen Urlaubstagen.

Mit kiwiHR können Sie auch einfach nachvollziehen, wer wann Urlaub nimmt. Sie können den Urlaubssaldo überprüfen, bevor Sie Urlaubsanträge genehmigen, und über diese Urlaubstage Buch führen. Sie können auch eine Vorschau darauf sehen, wer wann nicht im Büro ist, so dass Sie sich um die Abdeckung dieser Schichten kümmern können.

Behalten Sie den Überblick über den Urlaubsanspruch der Mitarbeiter

Wenn Sie problemlos mit der Verwaltung Ihrer Urlaubsübertragungen beginnen möchten, sollten Sie sich die übrige HR-Software von kiwiHR ansehen. Wir können Ihnen helfen, alles von Onboarding bis hin zur Zeiterfassung zu verwalten. Testen Sie kiwiHR kostenlos und digitalisieren Sie Ihre HR-Prozesse. 


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