Mitarbeiter*innen besprechen digitale Urlaubsverwaltung
  • Abwesenheitsverwaltung

Die Vorteile einer digitalen Urlaubsverwaltung

Aude Creveau

Wussten Sie, dass die Verwaltung von administrativen HR-Aufgaben bis zu 700 Stunden pro Jahr betragen kann? Unter diesen Aufgaben hat die Urlaubsverwaltung der Mitarbeiter*innen den größten Anteil. Ein Stundenvolumen, das in strategische Aufgaben für das Unternehmen investiert werden könnte.

Inhaltsverzeichnis

  1. Vorteil Nr. 1: Übersichtlichkeit in Echtzeit
  2. Vorteil Nr. 2: Tägliche Zeitersparnis
  3. Vorteil Nr. 3: Bessere Team-Koordinierung
  4. Vorteil Nr. 4: Gelassenheit bei der Berechnung von Salden
  5. Vorteil Nr. 5: Fehlerfreie Gehaltsabrechnungen

5 Vorteile einer HR-Software zur Urlaubsverwaltung

Die Urlaubsplanung mithilfe von Tabellenkalkulationen oder riesigen Kalendern ist oft unübersichtlich und fehleranfällig. Unternehmen wissen das und dennoch beharren viele, vor allem kleine und mittlere Unternehmen, aus Gewohnheit auf diesen ineffizienten Prozessen. Heute gibt es einfache und kostengünstige HRIS, die die Verwaltung von Urlaub und Abwesenheiten automatisieren.

Vorteil Nr. 1: Übersichtlichkeit in Echtzeit

Was könnte für eine*n Unternehmensleiter*in oder Personalverantwortliche*n komfortabler sein, als auf einen Blick die Übersicht über die Abwesenheiten und Urlaube der Belegschaft zu haben?

Egal, ob Mitarbeiter*innen bezahlten Urlaub haben, ihre Überstunden abbauen oder noch krank sind: Die Urlaubsverwaltungsfunktion einer HR-Software ermöglicht es, den Urlaubskalender der Mitarbeiter*innen und die Abwesenheitsplanung in Echtzeit anzuzeigen.

Vorteil Nr. 2: Tägliche Zeitersparnis

Eine HR-Software bedeutet das Ende einer Urlaubsgenehmigung mit zu vielen Einzelschritten und spart allen Beteiligten viel Zeit. Keine E-Mails und Post-it-Zettel mehr, die verloren gehen! Vergessen sind Urlaubsformulare, die auf Papier unterschrieben werden müssen. Mit einer HR-Software werden alle Urlaubsanträge, -bestätigungen und -aktualisierungen online und mit einem Klick erledigt.

Vorteil Nr. 3: Bessere Team-Koordinierung

Die Aktualisierung des Wandkalenders, auf dem ständig neue Daten eingetragen werden, ist nicht nur unübersichtlich, sondern auch eine Quelle von Missverständnissen, die zu Verwirrung innerhalb von Teams führen.

Mit einer HR-Software mit Abwesenheitsmanagement kann jeder klar erkennen, ob direkte Kolleg*innen bereits Urlaub beantragt haben. So kann vermieden werden, dass sich beantragte Urlaubszeiträume überschneiden.

Die HR-Software liefert auch die Urlaubshistorie aller Mitarbeiter*innen, was es den Vorgesetzten ermöglicht, die Urlaubszeiten innerhalb des Teams gerecht zu verteilen.

Einfache Urlaubsplanung steigert Mitarbeiterzufriedenheit

Vorteil Nr. 4: Gelassenheit bei der Berechnung von Salden

Urlaubsansprüche, Feiertage, Teilzeitregelungen, Ausgleichsruhezeiten, Urlaubsübertragungen, Splittage usw. sind allesamt Begriffe, die Berechnungen erschweren. Dank spezifischer Einstellungen ermöglicht eine HR-Software, diese Berechnungen zu automatisieren.

Vorteil Nr. 5: Fehlerfreie Gehaltsabrechnungen

Die automatische Berechnung der Salden für bezahlten Urlaub, Krankheitsurlaub usw. durch eine HR-Software gewährleistet auch die Zuverlässigkeit der Daten, die an die Lohnbuchhaltung übermittelt werden. Durch das Vermeiden von Berechnungs- oder Eingabefehlern spart eine HR-Software Zeit und erhöht gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit, die nun Zugang zu den Details der Urlaubsberechnung haben.


Mit kiwiHR digitale Urlaubsverwaltung einrichten

kiwiHR ist eine HR-Software vom Typ SaaS (Software as a Service), die keine komplizierte Installation oder Konfiguration erfordert. Dank einer intuitiven webbasierten Benutzeroberfläche erfolgt die Beantragung und Genehmigung von Abwesenheiten jeglicher Art in nur wenigen Sekunden. Nach diesem Schritt berechnet kiwiHR automatisch die Salden von Urlaub, RTT oder anderen Abwesenheiten. Die Salden können mit einem Klick an die Lohnbuchhaltung exportiert werden.

Weitere Funktionen des kiwiHR HRIS: Personalakte, Zeit und Aktivitäten, HR-Onboarding, HR-Indikatoren, Dokumentenmanagement

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