Digitale Weiterbildung – darauf ist zu achten 

Für die Digitalisierung von betrieblicher Weiterbildung wirkten erst die Covid-19-Pandemie und jetzt der Kostendruck in den Unternehmen als maximale Beschleuniger. War vorher die Reise zum schicken Tagungshotel der Standard, waren in den letzten Jahren Zoom oder Teams Meetings der Normalfall. Für viele Unternehmen geht es nun im nächsten Schritt darum, Prozesse und Strukturen zu schaffen, um den Erfolg von Weiterbildungen in dieser digitalen Arbeitswelt abzusichern und die Weiterbildungsbudgets besser zu nutzen: Mehr und nachhaltiger Erfolg für weniger Geld ist möglich durch den Einsatz von Lernplattformen und digitalen Formaten wie E-Learning Kurse.

Dabei ist digitale Weiterbildung keine Raketenwissenschaft, sondern kann durch eine Vielzahl von Angeboten schnell und kostengünstig etabliert werden. Es gilt nur die richtige Schrittfolge einzuhalten. Wir erklären, weshalb Weiterbildung im Unternehmen dringend digitalisiert werden muss und welche Stolpersteine es zu beachten gilt.

Zur Digitalisierung von HR allgemein 

Die drei großen Säulen der HR setzen sich aus Recruiting, Personalmanagement und Personalentwicklung zusammen. In allen drei Bereichen lief die Digitalisierung vor Beginn der Pandemie eher zögerlich. Post-Pandemie sieht es besonders im Bereich Recruiting jedoch gut aus: In einer Studie sagten 43,1% der HR-Verantwortlichen, dass ihr Unternehmen nun gut auf digitale Prozesse in der Personalgewinnung ausgestattet sei. Dazu gehören zum Beispiel Online-Interviews.

Besonders in der Verwaltung und der Personalentwicklung ist bei der HR Digitalisierung noch Luft nach oben. Und die sollte dringend genutzt werden, da digitalisierte HR-Prozesse viele Vorteile mit sich bringen. Indem Routineaufgaben wie Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung, Gehaltsabrechnungen usw. automatisiert werden, sparen HR-Mitarbeitende viel Zeit. Und Zeit ist bekanntlich Geld.  

Diese Ressourcen können so an anderer Stelle eingesetzt werden, wo sie dringender benötigt werden. Zum Beispiel in Zeiten von Fachkräftemangel, um qualifiziertes neues Personal zu rekrutieren. Oder, um wertvolle Mitarbeitende an die Firma zu binden und sie durch neue Kompetenz, Upskilling und Reskilling auf neue Anforderungen in ihrem Beruf fit zu machen. 

In einer HR Studie aus dem Jahr 2020 sagen ganze 65% der HR-Verantwortlichen aus, dass im Arbeitsalltag viel zu wenig Zeit für Personalentwicklung bleibt. Zur Personalentwicklung gehört unter anderem die Weiterbildung der Mitarbeitenden. Hierbei herrscht durch die Digitalisierung ordentlich Potenzial – denn digitale Weiterbildung spart wertvolle Ressourcen und ist zukunftsorientiert. 

Digitalisierung und e-Learning bieten neue Chancen 

Vor der Pandemie war das deutsche Weiterbildungssystem stark auf analoge Methoden ausgerichtet. Über 95% aller Bildungsmaßnahmen fanden im Präsenzformat statt - entweder direkt bei den Unternehmen oder in unternehmensübergreifenden Fortbildungsveranstaltungen. Für die Weiterbildung verantwortlich waren rund 50.000 selbstständige Trainer und Coaches, die ihre Seminare oder ihren Unterricht in Unternehmen anboten.  

Präsenzlehre hat zweifellos viele Vorteile. Gute Trainer schaffen es, ihr Publikum einzubinden, Interesse am Thema zu wecken und die Motivation der Lernenden zu steigern. Andererseits haben die durch Digitalisierung entstandenen Lernformate, sprich e-Learning, erhebliche Vorteile, die immer stärker in den Vordergrund gerückt sind.  

Man unterscheidet im digitalen Lernen grob gesagt unter zwei Formaten: 

Digitale Live-Schulungen (synchrone Schulungen) 

Diese Schulungsart meint eine Übersetzung der traditionellen Präsenzlehre: Teilnehmende kommen zu einem bestimmten Zeitpunkt in einem virtuellen Seminarraum zusammen und eignen sich neues Wissen an. Das geschieht nicht alleine, sondern mit Hilfe eines Referenten, der Expertenwissen zum Thema weitergibt. Digitale Live Schulungen werden häufig über die klassischen Dienste Microsoft Teams, Zoom oder Skype angeboten. 

Wichtig für eine gute Live-Schulung ist es, die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden zu gewinnen – und möglichst lange beizubehalten. Denn in einem live Seminar sitzen sie normalerweise alleine vor dem Computer. Dies verleitet natürlich nur so dazu, zum Smartphone zu greifen... Referenten sollten ein digitales Live-Seminar deshalb möglichst interaktiv gestalten, zum Nachdenken anregen und Fragen stellen.

Asynchrone Schulungen 

Eine andere Bezeichnung für asynchrone Schulungen sind Online-Kurse. Diese haben einen großen Vorteil im Vergleich zu digitalen Live-Schulungen: Lernende können in ihrem eigenen Tempo lernen, und das wann und wo sie wollen. Das selbstgesteuerte Lernen ermöglicht ihnen viele Freiheiten, da sie einzelne Lerninhalte ggf. wiederholen oder auch überspringen können. 

Natürlich fordert auch das selbstgesteuerte Lernen seinen Tribut, da es eine hohe Selbstmotivation der Lernenden erfordert. Auch ist die Frage, wann das Lernen am besten stattfindet. Bislang haben erst sehr wenige Unternehmen eine offizielle Lernzeit für Weiterbildung eingerichtet, die während der Arbeitszeit stattfindet. Und die Bereitschaft von Mitarbeitenden, sich in ihrer Freizeit fachlich weiterzubilden, hält sich in Grenzen. 

Kosten sparen mit e-Learning in der Weiterbildung 

Die Pandemie hat einen wichtigen Stein ins Rollen gebracht: Es geht nicht mehr darum, ob Weiterbildung in Unternehmen digitalisiert wird, sondern wie, in welchem Umfang, und wie schnell. Auch am mittlerweile fest etablierten Home Office lässt sich absehen, wie schnell Mitarbeitende sich an neue Bedingungen gewöhnen und diese nicht mehr wegzudenken sind. Dasselbe gilt für digitale Weiterbildung. 

Traditionelle Weiterbildung fand in Form von Präsenzseminaren statt, bei denen alle Mitarbeitenden an einem bestimmten Datum in einem Seminarraum versammelt werden mussten – und ggf. zuvor dorthin transportiert wurden oder eigene lange Anfahrtswege zurückgelegt haben. Digitale Weiterbildungsseminar sind bequemer für alle – und sparen ganz klar Ressourcen. Es muss kein externer Trainer engagiert, kein Seminarraum, ggf. Catering gebucht werden und auch die Reisekosten entfallen gänzlich. Digitale Schulungen lassen sich leichter in den Arbeitsalltag integrieren. Und es braucht dafür nichts Weiteres, als den Arbeitscomputer, mit dem die Mitarbeitenden meist ohnehin ausgestattet sind. 

Ein weiterer Vorteil von Online Schulungen im Bereich Kosten ist die Skalierbarkeit. Das bedeutet, dass die Herstellungskosten für einen Online-Kurs nur einmal anfallen. Dieser kann jedoch beliebig lange und oft von allen Mitarbeitenden eines Unternehmens genutzt werden. 

Hohe Flexibilität für Unternehmen und Teilnehmende 

Wie bereits oben erwähnt, liegt eine große Stärke von digitaler Weiterbildung in der Flexibilität. Online-Schulungen können von überall aus durchgeführt werden. Es braucht dafür lediglich ein mobiles Gerät, wie zum Beispiel den Arbeitslaptop, ein Tablet oder Smartphone. Ein gutes Beispiel sind Vertriebsmitarbeitende: Sie sind viel unterwegs, um zu Kunden zu fahren und sitzen oft lange im Zug oder Auto. Der perfekte Zeitpunkt, um digitale Weiterbildung flexibel in den Arbeitsalltag zu integrieren.  

Auch für internationale Teams, die in verschiedenen Ländern sitzen, sind digitale Schulung von großem Vorteil. Denn es wäre viel zu aufwändig und teuer, alle für eine Schulung an einem Ort zu versammeln.  

Digitale Schulungen sind zudem besser auf verschiedene Lerntypen anpassbar. Langsamere Lernende können Lerninhalte mehrmals wiederholen, um sie zu verstehen. Lernende, die bereits Expertise in einem Feld haben, können gewisse Kapitel überspringen. Auch gibt es in Online-Schulungen verschiedene Lernformate wie Videos, Audios, Texte, Quizze, die die unterschiedlichen Lerntypen ansprechen.

Was braucht ein Unternehmen für digitale Weiterbildung? 

Zuallererst: eine Strategie. Fragen wie “Wie soll digitale Weiterbildung in unsere Firma integriert werden?”, “Was ist unser Budget?” und “Welches LMS kommt für uns infrage?” sollten vorab beantwortet werden. Die Auswahl eines LMS (Learning Management System) kann herausfordernd sein, da es zahlreiche Anbieter und Systeme mit unterschiedlichen Funktionen gibt. Im verlinkten Blogartikel verraten wir Ihnen, wie Sie die passende Lernplattform für Ihr Unternehmen finden.   

Stolpersteine, die es in HR und Personalentwicklung zu vermeiden gilt 

Wir haben gesehen, dass die Digitalisierung von Weiterbildung essentiell ist und weiter fortschreiten wird. Diese Aufgabe liegt im Bereich von HR, genauer gesagt der Personalentwicklung. Die Einführung von eLearning kommt jedoch oft mit zwei typischen Fehlern einher, die Sie vermeiden sollten:

Die Projekt-Falle

Der häufigste Fehler liegt in einem zu komplexen Projektmanagement. In übergreifenden Teams aus HR, IT und weiteren Fachbereichen wird eine Ideallösung in einen Leistungskatalog gegossen. Dann werden Projektteams eingesetzt für die Auswahl der richtigen Lernplattform und die Produktion der Inhalte. Nach 12 Monaten ist dann Startschuss. Viel zu spät und mit viel zu hohen Kosten.  

Deutlich besser laufen e-Learning Projekte, die agil und mit einem sog. MVP (Minimum Viable Produkt) gestartet werden. In kleinen Pilotprojekten werden Inseln erprobt und so teure und zeitfressende Fehler vermieden.

Die Kosten-Falle

Bei der Bespielung der Lernplattform mit den Schulungsinhalten tappen viele Unternehmen in die Kostenfalle und lassen professionelle Schulungen extern produzieren. Dabei wird aber übersehen, dass die Lerninhalte laufend aktualisiert werden müssen und das Fachwissen oft nur in den Unternehmen vorhanden ist.  

Standard Lerninhalte einzukaufen kann eine schnelle und effektive Lösung sein. Aber nur für unternehmensübergreifende Themen, wie Compliance- oder Softskill Schulungen. Im Mittelstand wird dies nur einen Teil des Schulungsbedarfes abdecken, so dass die unternehmensspezifischen Informationen am besten intern produziert werden. Lerninhalte selbst zu erstellen muss kein Hexenwerk sein, wenn man auf Netflix Qualität verzichtet und auf bekannte Medien und Formate wie Video oder PDF setzt.

Zukunftsaufgabe: Die digitale Transformation in der Personalentwicklung 

Die digitale Transformation wird nach dem Recruiting nun auch den Bereich Weiterbildung erreichen. Diese Transformation kann nicht einfach erfolgen, indem digitale Schulungen von heute auf morgen als die neue Bildungsmaßnahme vorgestellt werden. Die Mitarbeitenden müssen abgeholt und an die digitalisierte Art des Lernens herangeführt werden. Womöglich müssen einige Teammitglieder erst Skills im digitalen Bereich erlernen, bevor die eigentlichen Informationen vermittelt werden können.  

Für alle Beteiligten bedeutet der Übergang zum e-Learning eins: die Komfortzone zu verlassen. Deshalb gilt es nicht zu zögern und sich mit den Möglichkeiten der digitalen Weiterbildung vertraut zu machen.  Erfahren Sie hier, wie die Einführung von e-Learning in KMU und Mittelstand erfolgreich gelingt. 

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Sofie Bräutigam arbeitet als Content Creatorin bei reteach, dem Marktführer im Mittelstand für Learning Management Systeme. Sie unterstützt die Webseite und das Blog im Bereich SEO, Content und Podcast.