Offboarding Prozess für Ihr Unternehmen

Mit dem Austritt von Angestellten beginnt der Offboarding Prozess. Eine*n Mitarbeiter*in zu verlieren bringt einige Herausforderungen und neue Aufgaben mit sich. Besonders wichtig ist hier jedoch einen professionellen letzten Eindruck zu hinterlassen (Stichwort Exit Management) und strukturiert an die Aufgaben heranzutreten.

Hierfür ist es wichtig, sich vor Augen zu führen, welche Themenbereiche zum Offboarding gehören und wie die konkreten Schritte für jeden dieser Bereiche aussehen.

Inhaltsverzeichnis:

1. Die Vorteile von gelungenem Offboarding
2. Diese Checklisten strukturieren Ihr Offboarding
3. Mitarbeiter*innen Offboarding: Das Austrittsgespräch
4. Vorbereitung des Arbeitszeugnisses / der Referenzen
5. Übergangslösung und Neubesetzung
6. Rückgabe der Arbeitsmittel und Löschung persönlicher Daten
7. Offizielle Verabschiedung
8. Fazit
   
   

Offboarding: Bewahren Sie Professionalität bis zum Schluss

Mit den kiwiHR Checklisten für gelungenes strukturiertes Offboarding bereiten Sie ausscheidenden Mitarbeiter*innen einen reibungslosen Abschied aus dem Unternehmen und bereiten gleichzeitig den Bewerbungsprozess der nachfolgenden Person vor.

Für alle Offboarding Checklisten setzen wir voraus, dass eine rechtskräftige Kündigung vorliegt.

Des Weiteren gibt es zu berücksichtigen, dass es drei verschiedene Arten eines Unternehmensaustritts gibt, die unterschiedlich betrachtet und gehandhabt werden müssen.

1. Kündigung durch den*die Mitarbeiter*in: Wenn der*die Mitarbeiter*in auf eigenen Wunsch das Unternehmen verlässt. 
2. Kündigung von Unternehmensseite: Der Arbeitgeber löst das Angestelltenverhältnis aufgrund von Differenzen/Fehltritten oder gleichen auf.
3. Pensionierung: Der*die Mitarbeiter*in beendet altersbedingt die aktive geschäftliche Laufbahn im Unternehmen und geht in Rente.

1. Die Vorteile von gelungenem Offboarding

• Optimaler Abschied
• Zeitsparende Prozesse sich wiederholender Aufgaben
• Eindeutige Zuständigkeiten der Kolleg*innen
• Übergabe aller relevanten Unternehmensgüter
• Wertschätzung der Mitarbeiter*innen
• Zeitnahe Neubesetzung und Überbrückung
• Positives Employer Branding

2. Diese Checklisten strukturieren Ihr Offboarding 

Anhand von Checklisten mit allen notwendigen Schritten für die einzelnen Themen können Sie replizierbare Prozesse implementieren, die für Transparenz und Struktur sorgen. 

Dazu gehören folgende Themen:

1. Austrittsgespräch
2. Vorbereitung des Arbeitszeugnisses / der Referenzen 
3. Übergangslösung und Neubesetzung
4. Rückgabe Arbeitsmittel und Löschung persönlicher Daten
5. Offizielle Verabschiedung

3. Mitarbeiter*innen Offboarding: Das Austrittsgespräch

Jede*r aus einem Unternehmen ausscheidende Mitarbeiter*in tut dies aus einem bestimmten Grund. Hinterfragen Sie diesen in einem wohlwollenden Austrittsgespräch und ziehen Sie wenn möglich Rückschlüsse für die Zukunft. Achten Sie zu jedem Zeitpunkt auf einen sachlichen Gesprächsstil.

1. Termin mit Ansprechpartner*innen finden

Versuchen Sie einen gemeinsamen Termin mit beispielsweise der Teamleitung und Personalzuständigen zu finden. Wenn kein gemeinsamer Termin gefunden werden kann, sollten wenn nötig mehrere Termine vereinbart werden, um alle offenen Themen klären zu können.

2. Beweggründe des Austritts hinterfragen/klären

Bei Kündigung durch den*die Mitarbeiter*in sollte geklärt werden, ob diese auf einem sich verändernden Lebensumstand wie beispielsweise einem Umzug basiert. Andere Gründe können als konstruktive Kritik gesehen werden, um in Zukunft auf diese Punkte einzugehen und sich betrieblich zu verändern. Ehrlichere Worte in Bezug auf das Unternehmen werden Mitarbeiter*innen an wohl keiner anderen Stelle äußern. 

Eine Kündigung von Unternehmensseite bedarf einer Erläuterung für den*die Angestellte*n, um die Entscheidungsgründe zu erfahren.

3. Klären Sie die Übergangsphase bis zum Unternehmensaustritt

Zwischen Kündigung und Unternehmensaustritt liegen im Normalfall zwischen zwei Wochen und einigen Monaten. Klären Sie, ob der*die Mitarbeiter*in für eine Einarbeitung der nachfolgenden Person zur Verfügung steht, um ihr wichtiges Know How zu vermitteln. Lassen Sie alternativ eine Übergabeliste erarbeiten, sollte es keine Übergangslösung geben.

4. Besprechen Sie mögliche offene Forderungen

Das Auflösen des Arbeitsverhältnisses bedeutet auch, dass Überstunden, ausstehende Bonuszahlungen oder zustehender Resturlaub nun fällig sind und beglichen werden müssen.

5. Klären Sie die Kommunikation des Unternehmensaustritts

Manche Mitarbeiter*innen möchten ihren Kolleg*innen ab dem Kündigungszeitpunkt offen kommunizieren, dass sie das Unternehmen verlassen werden. Andere möchten dies erst kurz vor dem Ausscheiden tun. In jedem Fall sollte geklärt werden, wer die Kommunikation zu welchem Zeitpunkt übernimmt. So können die Wünsche der Mitarbeiter*innen berücksichtigt und unangenehme Situationen vermieden werden.

4. Vorbereiten des Arbeitszeugnisses / der Referenzen 

Das Erstellen eines Arbeitszeugnisses ist für gelungenes Offboarding im Unternehmen und ausscheidende Angestellte äußerst wichtig. Es unterstützt bei der Jobsuche als Referenz und gibt möglichen späteren Arbeitgebern Aufschluss über Erfahrungen, Kenntnisse, Ergebnisse und Wesensmerkmale.

1. Arbeitszeugnis zeitnah ausstellen

Bei einer Kündigung muss die Erstellung eines Arbeitszeugnisses auf Wunsch innerhalb möglicher vertraglich festgelegter Ausschlussfristen erfolgen. Sind keine Ausschlussfristen festgelegt, so hat der*die (ehemalige) Mitarbeiter*in auch nach Jahren noch Anspruch auf das Zeugnis.

Bei einer Kündigung des Arbeitgebers kann ein Arbeitszeugnis bereits angefertigt werden, bevor die Kündigung überhaupt kommuniziert wird.

2. Arbeitszeugnis wohlwollend verfassen

In jedem Fall ist es von großer Bedeutung, dass das Arbeitszeugnis wohlwollend ausfällt und der Person das berufliche Fortkommen nicht ungerechtfertigt erschwert. Negative Zeugnisse dürfen in dieser Form nur erstellt werden, wenn die negativen Kriterien charakteristisch für die komplette Dauer der Anstellung waren. In unklaren Fällen liegt hierfür die Beweislast beim Arbeitgeber.

3. Bieten Sie sich als Referenz an (optional)

Als Arbeitgeber haben Sie die Möglichkeit sich als Referenz im Lebenslauf der Mitarbeiter*innen auflisten zu lassen. In diesem Fall können mögliche spätere Arbeitgeber auf Sie zukommen und Ihnen einige Fragen zu Ihren ehemaligen Mitarbeiter*innen stellen.

Wenn Sie Mitarbeiter*innen also für ihre tolle Arbeit in Ihrem Unternehmen danken möchten, ist dies eine gute Möglichkeit. Dieser Schritt ist rein optional und hat mit Offboarding nur bedingt etwas zu tun. Es ist ein persönliches Entgegenkommen Ihrerseits.

5. Übergangslösung und Neubesetzung

Im ersten Schritt des Offboarding Prozesses klären Sie bereits, ob der*die ausscheidende Mitarbeiter*in die nachfolgende Person einlernen wird oder ob lediglich eine Übergabeliste gegeben wird. Mit dem Beginn des Rekrutierungsprozess sollten Sie ebenfalls nicht allzu lange warten, um die offene Stelle schnellstmöglich und hochkarätig neu zu besetzen.   

1. Einarbeitung der Vertretung / Übergangslösung

Wenn Sie eine Vertretung für den*die ausscheidende*n Mitarbeiter*in im Unternehmen definiert haben, ist es sinnvoll, diese als Übergangslösung einzusetzen, sofern es zeitlich zu vereinen ist. Die wichtigsten oder täglichen Aufgaben sollten zumindest weiterhin erledigt werden können - auch wenn noch keine langfristige nachfolgende Person für die Stelle gefunden wurde.

2. Start des Bewerbungsmanagements

Sollte sich im Unternehmen niemand befinden, der die Aufgaben der ausscheidenden Person langfristig übernehmen kann, sollte keine Zeit verloren werden. Die Ausschreibung der freigewordenen Position auf Stellenportalen sollte direkt eingestellt werden. Im Idealfall kann der*die ausscheidende Mitarbeiter*in bei der Beschreibung unterstützen, denn niemand weiß besser, was die nachfolgende Person im Job erwartet. Dieser Schritt des Offboardings ist gleichzeitig einer der ersten Schritte eines Onboarding Prozesses.

6. Rückgabe der Arbeitsmittel und Löschung persönlicher Daten

1. Entzug der Zugriffsrechte auf Hardware, Software und Laufwerke

Das technische Offboarding sollte auf keine Fall vergessen werden und benötigt eventuell die Unterstützung Ihrer IT Abteilung. Stellen Sie sicher, dass die scheidenden Mitarbeitenden keinen Zugriff mehr auf personenbezogene Daten, Programme oder Dokumente haben.

2. Entzug von Zutrittsrechten

Schlüssel für Büroräume sowie gegebenenfalls für Tiefgaragen oder Ähnliches müssen ebenfalls an das Unternehmen zurückgegeben werden.

3. Rückgabe von Hardware

Unternehmensgüter wie Rechner, Laptop, Tastatur, Maus usw. sind an den*die Nachfolger*in weiterzugeben oder bei Austritt abzugeben und ggf. auf die Funktionalität zu prüfen.  

4. Abmeldung / Weiterleitung der E-Mail-Adresse 

Die E-Mail-Adresse sollte im Idealfall umgestellt werden, sodass die Vertretung oder die nachfolgende Person wichtige Mails erhalten kann. 

5. Rückgabe Dienstwagen / Diensthandy

Wenn auch Dienstwagen oder Diensthandy vorhanden sind, sollten auch diese vor dem Ausscheiden zurückgegeben und gegebenenfalls geprüft werden. 

6. Löschung persönlicher Daten

Gemäß DSGVO sind im Unternehmen persönliche Daten zu löschen, die nicht mehr benötigt werden. Natürlich müssen gesetzlich geltende Aufbewahrungsrechte berücksichtigt werden.

7. Offizielle Verabschiedung

Um einen letzten positiven Eindruck zu vermitteln und etwas für das eigene Employer Branding zu tun, sollten Mitarbeiter*innen offiziell verabschiedet werden. Dies kann sich auch positiv auf Bewertungsportalen auswirken. 

1. Positive Abschiedsworte finden

Die Teamleitung - oder Geschäftsführung - sollte den letzten Tag nutzen, um den Mitarbeiter*innen Glück für die Zukunft zu wünschen und ihnen für die erbrachte Arbeit zu danken.

2. Abschieds-E-Mail der Geschäftsführung 

Es zählen auch die kleinen Gesten. Die Geschäftsführung sollte zum Abschied die Zeit finden eine Abschieds-E-Mail zu versenden. Eine persönliche Verabschiedung wirkt natürlich noch positiver.

Das Gegenstück zum Offboarding Prozess ist das Onboarding. Beim Onboarding sorgen Sie dafür, dass neue Mitarbeiter*innen gut an ihrem neuen Arbeitsplatz ankommen und richtig integriert werden. Für die langfristige Mitarbeiterbindung sollte es nicht unterschätzt werden und hat genauso wie das Offboarding große Auswirkungen auf Ihr Image als Arbeitgeber.

Professionelles Offboarding unterstützt den*die Mitarbeiter*in und das gesamte Unternehmen, die Zusammenarbeit erfolgreich und stressfrei zu beenden. Des Weiteren sind Mitarbeiter*innen, die keinen Offboarding Prozess durchlaufen haben eher dazu geneigt, Arbeitgeber negativ auf Portalen wie kununu und dergleichen zu bewerten. 

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