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Personalverwaltungssoftware: Der beste Freund Ihres HR Managers

Jazmin Lopez

Effizienter arbeiten, kostengünstiger produzieren, Marktanteile ausbauen und Gewinne steigern, all diese Unternehmensziele lassen sich durch optimale Digitalisierung von Arbeitsbereichen unterstützen. In vielen Unternehmen bleibt der Bereich Human Resources jedoch immer noch außen vor. So scheuen insbesondere kleine und mittlere Unternehmen oft davor zurück, umfasssende technische Lösungen in ihrer Personalabteilung einzusetzen. Doch gerade hier liegt hohes Potenzial, um die Mitarbeiter durch den Einsatz von Personalverwaltungssoftware bei zeitaufwendigen Routineaufgaben zu entlasten, sodass mehr Zeit für wirklich Wichtiges bleibt.

Zeit gewinnen für Kernaufgaben

Der Personalabteilung kommt höchste Bedeutung für den Unternehmenserfolg zu, denn erfolgreiches Unternehmertum hängt nicht zuletzt von der Rekrutierung qualifizierter Mitarbeiter ab – die Königsdisziplin des Personalwesens. Angesichts des in vielen Branchen herrschenden Fachkräftemangels ist es heute umso wichtiger, dass die HR-Abteilung die Suche nach geeigneten Bewerbern aus Zeitgründen nicht zur Nebensache degradieren muss. 

Der Einsatz einer Personalverwaltungssoftware ermöglicht es, Routineaufgaben schneller und somit effizienter zu erledigen. Ihrer Personalabteilung verschaffen Sie durch die Einführung einer Personalverwaltungssoftware die Chance, wichtige Kernaufgaben adäquat wahrzunehmen, ohne dass die Arbeitsqualität bei den sich wiederholenden Tätigkeiten darunter leidet. 

Was leistet Personalverwaltungssoftware?

Wer Personalverwaltungssoftware in seinem Unternehmen einsetzt, sorgt für die Prozessoptimierung in gleich mehreren Unternehmensbereichen. In erster Linie ergibt sich eine spürbare zeitliche Entlastung der HR-Abteilung bei den täglichen Aufgaben. Schneller und einfacher lassen sich beispielsweise diese Tätigkeiten erledigen: 

 

Zeitersparnis nicht allein für die HR-Abteilung

Dank der Prozessoptimierung in der Personalabteilung kommen alle Beschäftigten in den Genuss von Vorteilen. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise einen Urlaubsantrag einreichen möchte, muss er dazu nicht mehr persönlich in der Personalabteilung erscheinen. So kann er seinen Urlaubswunsch einfach in seinem Mitarbeiteraccount digital per Mausklick bei seinem Teamleiter beantragen, der den Antrag systemintern prüfen und ohne Umweg über das Personalbüro validieren kannt.

Mehr Planungssicherheit, höhere Transparenz, größere Mitarbeiterzufriedenheit

Es ergibt sich schon allein deshalb eine Verschlankung des Prozesses, weil sich das persönliche Aufsuchen des Personalbüros erübrigt. Wertvolle Arbeitszeit wird somit nicht verschwendet. Für die HR-Mitarbeiter wiederum erleichtert sich die Entscheidung, ob eine Genehmigung oder eine Ablehnung des Antrags erfolgen sollte. So lässt sich innerhalb weniger Sekunden auf Knopfdruck prüfen, ob der Mitarbeiter noch genügend Urlaubstage hat und ob sein Urlaubswunsch zeitlich eventuell mit den Erfordernissen des Unternehmens kollidiert. Aus schnellen, aber zugleich zuverlässigen und transparenten Entscheidungen resultiert nicht nur Planungssicherheit für alle Beteiligten, sondern auch höhere Mitarbeiterzufriedenheit, weil ablehnende Bescheide nicht als Willkür erlebt werden. 

Aktenregale, Ordnerstapel oder Exceltabellen: überflüssig dank Personalverwaltungssoftware

Diese Prozessoptimierung greift natürlich auch in allen anderen Bereichen, in die eine Personalverwaltungssoftware eingebunden ist. Im Ergebnis steht effizienteres Arbeiten mittels einer modernen technischen Lösung. Auch die zeitraubende Aktenführung in Papierform entfällt, sodass dies ein Thema ist, das Sie getrost „ad acta“ legen können. Das manuelle, oft lästige Heraussuchen von Unterlagen aus Ordnern erübrigt sich, denn nach der Umstellung auf E-Akten haben Ihre HR-Mitarbeiter die Möglichkeit, blitzschnell auf die digitalisierten Inhalte zuzugreifen. Mit Personalverwaltungssoftware ist die Anfertigung von Excel-Tabellen und die Pflege solcher Aufzeichnungen ebenfalls obsolet. Ein weiteres Plus zugunsten des Zeitmanagements in der HR-Abteilung, die sich nun nicht mehr mit zeitraubender Tabellenerstellung oder konventioneller Archivierung mit Ordnersystemen befassen muss. 

DSGVO -  Personalverwaltungssoftware als fehlende Puzzlestück?

Wie Sie vermutlich wissen, ist die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) am 25. Mai 2018 in Kraft getreten. Mit diesem Stichtag endete die zweijährige Übergangsfrist, die den Unternehmen zur Umsetzung gesetzeskonformer Datenschutzmaßnahmen gewährt wurde. Wer den Datenschutz jetzt noch vernachlässigt und die Regelungen der Verordnung missachtet, muss mit empfindlichen Strafen rechnen. 

Es kommt für Sie somit auch auf die Verwendung einer gesetzeskonformen Personalverwaltungssoftware an. Wir können natürlich nicht für alle Softwareanbieter sprechen, aber bei uns hatten höchste Sicherheitsstandards immer schon Priorität. Wir haben uns schon lange vor dem Stichtag mit den Regelungen beschäftigt und unsere Softwarelösungen frühzeitig an die neue Gesetzeslage angepasst, und zwar für alle Funktionen im System. Der Schutz der in Ihrem Unternehmen erhobenen, personenbezogenen Daten ist somit stets gegeben. Mit unserer Personalverwaltungssoftware kiwiHR erfüllen Sie die gesetzlichen Vorschriften und sind somit auf der sicheren Seite. 

Kosten-Nutzen-Verhältnis von Personalsoftware: ausgesprochen gut

Zeit ist Geld, ein geflügeltes Wort, das insbesondere in der Wirtschaft seine Berechtigung hat. So wirkt sich die benötigte Arbeitszeit für die Erledigung der Aufgaben natürlich auf die Arbeitskosten aus, die Firmen zu tragen haben. Wie effizient Mitarbeiter ihre Arbeit bewältigen können, hängt jedoch nicht allein von den persönlichen Qualifikationen und Fähigkeiten ab, sondern auch von den jeweiligen Rahmenbedingungen. 

Der Einsatz einer moderner Personalverwaltungssoftware lohnt sich somit nicht nur finanziell, sondern auch im Hinblick auf den Betriebsfrieden. Auf lange Sicht wirken sich zukunftsorientierte, vorteilhafte Arbeitsbedingungen zudem positiv auf das Unternehmensimage aus, denn Gutes spricht sich in der Branche ebenso herum wie Schlechtes. Wer für seine Personalverantwortlichen optimale Voraussetzungen schafft und dafür sorgt, dass die Mitarbeiter in der HR-Abteilung nicht unnötig durch zeitaufwendige Routinearbeiten blockiert werden, engagiert sich somit in vielfacher Hinsicht zum Vorteil des Unternehmens. 

„Freud an der Arbeit lässt das Werk trefflich geraten.“ - Aristoteles 

Diese Erkenntnis des wohl berühmtesten griechischen Denkers der Antike hat bis heute Bestand und eignet sich hervorragend als Leitidee, denn wenn wir Spaß mit unseren Tätigkeiten verbinden, wirkt sich dies positiv auf das Arbeitsergebnis aus, egal was wir tun. 

Als Unternehmer können Sie entscheidend zur Motivation aller Mitarbeiter beitragen, wenn Sie eine moderne, zeitgemäße Arbeitsweise unterstützen. Mit einer Personalverwaltungssoftware, das Ihren Personalern und gleichzeitig allen weiteren Mitarbeitern hilft, die Arbeitszeit viel effektiver als je zuvor zu nutzen, zeigen Sie, dass Sie Wert auf zukunftsorientierte Lösungen und Mitarbeiterzufriedenheit legen. Ob HR-Manager, Teamleiter oder einfacher Angestellter, von einer professionellen Personalverwaltungssoftware in Ihre Unternehmen profitieren alle Beschäftigten.

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