Personalverwaltungssoftware
  • HR Digitalisierung

Personalverwaltungssoftware: Ihr neuer bester Freund

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Jazmin Lopez

Effizienter arbeiten, kostengünstiger produzieren, Marktanteile ausbauen und Gewinne steigern - all diese Unternehmensziele lassen sich durch optimale Digitalisierung von Arbeitsbereichen unterstützen.

In vielen Unternehmen bleibt der HR Bereich jedoch immer noch außen vor. So scheuen insbesondere kleine und mittlere Unternehmen oft davor zurück, eine umfassende technische HR Lösung in ihrer Personalabteilung einzusetzen.

Doch gerade hier ist viel Potenzial, um die Mitarbeiter*innen durch den Einsatz von Personalverwaltungssoftware bei zeitaufwendigen administrativen Aufgaben zu entlasten, sodass mehr Zeit für wirklich Wichtiges bleibt.

Zeit gewinnen für Kernaufgaben

Die Personalabteilung ist sehr bedeutsam für den Unternehmenserfolg, da erfolgreiches Unternehmertum nicht zuletzt von der Rekrutierung qualifizierter Mitarbeiter*innen abhängt – die Königsdisziplin des Personalwesens.

Angesichts des in vielen Branchen herrschenden Fachkräftemangels ist es heute umso wichtiger, dass die HR-Abteilung die Suche nach geeigneten Bewerber*innen nicht aus Zeitgründen vernachlässigt. 

Der Einsatz einer HR Software ermöglicht es, Routineaufgaben schneller und somit effizienter zu erledigen. Ihrer Personalabteilung verschaffen Sie durch die Einführung einer solchen Software die Chance, wichtige Kernaufgaben adäquat wahrzunehmen, ohne dass die Arbeitsqualität bei den sich wiederholenden Tätigkeiten darunter leidet.

Wichtige Funktionen, die Personalverwaltungssoftware leistet

Wer Personalverwaltungssoftware in seinem Unternehmen einsetzt, sorgt für die Prozessoptimierung in gleich mehreren Unternehmensbereichen. In erster Linie ergibt sich eine spürbare zeitliche Entlastung der HR-Abteilung bei den täglichen Aufgaben. Schneller und einfacher lassen sich beispielsweise diese Tätigkeiten erledigen: 

  • Erstellung und Pflege von digitalen Personalakten 
  • Übersichtliches Verwalten von Abwesenheiten (z. B. Urlaub, Weiterbildung oder Krankheit) 
  • Führen eines Unternehmenskalenders 
  • Arbeitszeiterfassung und Überstundenrechner
  • Transparente und 24/7 verfügbare Dokumentenverwaltung
  • Vorbereitende Lohnabrechnung
  • Effektiver Onboarding Prozess
    Ausschnitt einer Personalverwaltungssoftware

    Zeitersparnis nicht nur für die HR-Abteilung

    Dank der Prozessoptimierung in der Personalabteilung kommen alle Beschäftigten in den Genuss von Vorteilen. Wenn Mitarbeiter*innen beispielsweise einen Urlaubsantrag einreichen möchte, müssen sie dafür nicht mehr persönlich in der Personalabteilung erscheinen - sie nutzen einfach den Employee Self Service.

    So können sie ihren Urlaubswunsch einfach digital per Mausklick bei der Teamleitung beantragen, die den Antrag systemintern prüft und ohne Umwege genehmigen oder ablehnen kann.

    Zeiterfassungssoftware bietet HR-Manager*innen außerdem weitere Zeitersparnisse, indem Mitarbeiter*innen ihre Arbeitszeiten ganz einfach selbst erfassen können und diese nicht mehr manuell in umständliche Excel-Tabellen eingetragen werden müssen.

    Mehr Planungssicherheit, höhere Transparenz, höhere Mitarbeiter*innenzufriedenheit

    Der Prozess wird allein schon deshalb verschlankt, weil sich Mitarbeiter*innen den Weg zum Personalbüro sparen. Wertvolle Arbeitszeit wird nicht verschwendet. Für das HR Personal wiederum erleichtert sich die Entscheidung, ob eine Genehmigung oder eine Ablehnung des Antrags erfolgen sollte.

    So lässt sich innerhalb weniger Sekunden auf Knopfdruck prüfen, ob Angestellte noch genügend Urlaubstage haben und ob der Urlaubswunsch sich eventuell zeitlich mit wichtigen Ereignissen im Unternehmen überschneidet.

    Aus schnellen, aber zugleich zuverlässigen und transparenten Entscheidungen resultiert nicht nur Planungssicherheit für alle Beteiligten, sondern auch eine höhere Mitarbeiter*innenzufriedenheit, weil ablehnende Bescheide nicht als Willkür erlebt werden.

    Aktenregale, Ordnerstapel und Excel-Tabellen werden überflüssig

    Diese Prozessoptimierung wirkt sich natürlich auch auf alle anderen eingebundenen Bereiche aus. Das Ergebnis ist mehr Effizienz. Auch die zeitraubende Aktenführung in Papierform entfällt.

    Das lästige Heraussuchen von Unterlagen aus Ordnern erübrigt sich, denn nach der Digitalisierung hat Ihr HR-Personal die Möglichkeit, blitzschnell auf die Daten zuzugreifen.

    Mit einer Personalverwaltungssoftware ist die Anfertigung von Excel-Tabellen und deren Pflege ebenfalls überflüssig. Ein weiteres Plus für die HR-Abteilung, die sich nun nicht mehr mit zeitraubender Tabellenerstellung oder konventioneller Archivierung befassen muss.

    DSGVO-konforme Software?

    Bei der Auswahl einer HR-Software sollten Sie unbedingt darauf achten, dass die Software DSGV-konform ist.

    Bei kiwiHR haben höchste Sicherheitsstandards Priorität. Unsere Softwarelösung ist an die neue Gesetzeslage angepasst, und zwar für alle Funktionen im System.

    Der Schutz personenbezogenen Daten in Ihrem Unternehmen ist somit stets gegeben. Mit kiwiHR erfüllen Sie die gesetzlichen Vorschriften und sind somit auf der sicheren Seite. 

    Kosten-Nutzen-Verhältnis von Personalsoftware

    Zeit ist Geld. So wirkt sich die benötigte Arbeitszeit für die Erledigung der Aufgaben natürlich auf die Arbeitskosten aus, die Unternehmen zu tragen haben.

    Wie effizient Mitarbeiter*innen ihre Arbeit bewältigen können, hängt jedoch nicht allein von den persönlichen Qualifikationen und Fähigkeiten ab, sondern auch von den jeweiligen Rahmenbedingungen. 

    Der Einsatz einer moderner HR-Software lohnt sich somit nicht nur finanziell, sondern auch im Hinblick auf den Betriebsfrieden. Auf lange Sicht wirken sich zukunftsorientierte, vorteilhafte Arbeitsbedingungen zudem positiv auf das Unternehmensimage aus, denn Gutes spricht sich in der Branche ebenso herum wie Schlechtes.

    Wer für seine Personalverantwortlichen optimale Voraussetzungen schafft und dafür sorgt, dass sie nicht unnötig durch zeitaufwendige Routinearbeiten blockiert werden, engagiert sich somit in vielfacher Hinsicht für das Unternehmens. 

    Als Unternehmer können Sie entscheidend zur Motivation Ihrer Belegschaft beitragen, wenn Sie eine moderne, zeitgemäße Arbeitsweise fördern. Mit einer Personalverwaltungssoftware, die Ihrer HR Abteilung und gleichzeitig allen weiteren Angestellten hilft, die Arbeitszeit viel effektiver als je zuvor zu nutzen, zeigen Sie, dass Sie Wert auf zukunftsorientierte Lösungen und Mitarbeiter*innenzufriedenheit legen.


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