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Wie wähle ich eine passende HR-Software?

Monika Slawinska

Ist Ihre Personalabteilung schon digitalisiert? Moderne Software für das Personalmanagement ist heute selbst für KMU erschwinglich und kann sofort eingesetzt werden.

Das Schwierigste ist, sich zwischen den vielen erhältlichen Lösungen zu entscheiden. Sie möchten Ihre neue Software möglichst lange nutzen und sicher sein, dass sie Sie optimal in Ihrer Personalarbeit unterstützt. Sie möchten Ihre wertvollen Mitarbeiterdaten sicher verwalten.

Hierfür bietet sich ein HR-Software Vergleich an, bevor Sie sich für eine Anwendung entscheiden. In diesem ausführlichen Ratgeber erklären wir Ihnen die einzelnen Kriterien, die Sie berücksichtigen sollten, um Schritt für Schritt die passende Software zu finden.

Entscheidungskriterien für die Auswahl Ihrer neuen HR-Software

Gehen Sie die nachfolgende Liste durch und überlegen Sie, welche Anforderungen Ihre neue Software für das Personalmanagement haben muss und welche Bereiche für Sie weniger wichtig sind.

Welche Funktionen benötigen Sie?

Die möglichen Funktionen einer Personalmanagement-Lösung sind so vielfältig wie die Personalarbeit selbst.

Hierbei setzt jede HR-Software einen anderen Schwerpunkt bei ihren Funktionen. In der nachfolgenden Übersicht bekommen Sie einen guten Einblick zu den Aufgaben, die durch eine HR-Software unterstützt werden können:

  • Digitale Personalakte
    Verwalten Sie alle Daten und Dokumente zu Ihren Mitarbeitern zentral und stellen Sie individuell ein, wer welche Daten sehen und bearbeiten darf.

  • Recruiting und Bewerber-Management
    Erstellen und verwalten Sie Stellenanzeigen. Empfangen Sie Bewerbungen direkt in Ihrer Personalsoftware und kommunizieren Sie mit den Kandidaten.

  • Zeiterfassung
    Alle Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten in der Software erfassen sowie ihr Arbeitszeitskonto und ihre Überstunden einsehen.

  • Urlaubszeiten und Abwesenheiten
    Lassen Sie Ihre Mitarbeiter Abwesenheiten selbst erfassen und Urlaubsanträge stellen. Zusätzlich sehen Sie die Abwesenheiten aller Mitarbeiter zentral in einem Kalender.

  • Personaleinsatz- und Schichtplanung
    Planen Sie, wann Sie wie viele Mitarbeiter brauchen und stellen Sie jedem Mitarbeiter seinen Einsatzplan zur Verfügung.

  • Entgeltabrechnung
    Bereiten Sie die monatliche Entgeltabrechnung direkt in dem Tool vor. Korrekte Stammdaten, Gehaltsmodelle, Arbeitszeiten und Abwesenheiten aller Mitarbeiter sind bereits im System erfasst, sodass Sie dafür kaum manuellen Aufwand benötigen. 

  • Onboarding und Offboarding
    Definieren Sie feste Onboarding-Prozesse für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und stellen Sie alle dafür nötigen Dokumente zusammen. Das Gleiche können Sie auch für Abläufe festlegen, wenn einer Ihrer Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.

  • Employee-Self-Service
    Jeder Ihrer Mitarbeiter hat Zugang zur Personalsoftware. Er kann seine persönlichen Daten ändern, Urlaubsanträge stellen und sein Arbeitszeitkonto einsehen. Führungskräfte haben erweiterte Rechte und können z.B. Urlaubsanträge ihrer Mitarbeiter genehmigen.

  • Berichte
    Aussagekräftige Berichte helfen Ihnen Trends und Probleme im Personalbereich zu erkennen. Zusätzlich können Sie auf Basis von Daten bessere Entscheidungen treffen und Ihre Geschäftsführung informieren.

  • Mitarbeiterbeurteilung und -entwicklung
    Verwalten Sie die Leistungsbeurteilungen Ihrer Mitarbeiter, sammeln Sie Feedback ein und stellen Sie Pläne für die Weiterentwicklung Ihrer Mitarbeiter auf.

  • Dokumentenablage 
    Legen Sie alle HR-Dokumente sicher und strukturiert ab, sodass jeder Mitarbeiter die für ihn bestimmten Dokumente sofort findet. Archivieren Sie Ihre Dokumente nach den gesetzlichen Vorschriften.

Empfehlung: Welche Funktionen Sie brauchen liegt ganz bei Ihnen. Erstellen Sie eine Liste der Funktionen, die Ihre neue Lösung haben muss und der Funktionen, die wünschenswert aber nicht unbedingt nötig sind. Auf dieser Basis wählen Sie eine geeignete HR-Lösung aus. 

Komplettlösung oder Einzellösungen?

Möchten Sie eine Komplettlösung, die einen Großteil Ihrer Personalaufgaben übernimmt oder lieber unterschiedliche Programme für jeweils spezifische Aufgaben?

Der Vorteil einer Komplettlösung (HRIS, Human Resources Information System) liegt auf der Hand: Sie entscheiden sich einmal für eine Lösung, führen sie ein und schulen Ihre Mitarbeiter und haben alles, was sie brauchen – vereint in einem einzigen System. Die einzelnen Funktionen sind aufeinander abgestimmt und arbeiten nahtlos zusammen. Sie können ihre Daten in allen Bereichen nutzen.

Allerdings kann es vorkommen, dass Sie bei bestimmten Funktionen Kompromisse eingehen müssen. Sie können eine Komplettlösung nur ganz oder gar nicht kaufen – die Anpassungsmöglichkeiten sind begrenzt. Sie bezahlen den kompletten Preis, obwohl Sie manche Funktionen vielleicht gar nicht nutzen.

Als Alternative dazu können Sie sich für eine Einzellösung entscheiden und für bestimmte Aufgabengebiete unterschiedliche Softwareanwendungen nutzen. Sie können sich jeweils die Tools heraussuchen, die Ihnen am besten gefallen - und Lösungen austauschen, wenn eine bessere auf den Markt kommt. Jedoch müssen Ihre Mitarbeiter für jedes Tool geschult werden und während ihrer Arbeit zwischen verschiedenen Programmen hin- und herspringen.

Viele bekannte Programme verfügen über standardisierte Anbindungen, über die Sie Daten mit anderen Programmen einfach austauschen können. Eventuell müssen Sie diese Anbindungen für speziellere Lösungen programmieren lassen.

Empfehlung: Für KMU mit begrenzten IT-Ressourcen ist eine Komplettlösung eine gute Wahl. Reichen Ihnen bestimmte Funktionen nicht aus, können Sie zusätzliche Programme über Schnittstellen anbinden.

Schnittstellen zu anderen Systemen

Möchten Sie Daten aus der HR-Komplettlösung auch in anderen Systemen verwenden, z.B. in Ihrer speziellen Software zur Reisekostenabrechnung? Dann braucht die Software eine Schnittstelle, über die die Daten ausgetauscht werden.

Einige HR-Tools haben bereits fertig eingerichtete Schnittstellen an andere Lösungen. Über eine Standard-Anwendungsschnittstelle (API) können Anbindungen zwischen verschiedenen Systemen mit geringem Aufwand programmiert werden.

Empfehlung: Wenn Sie sich für eine HR-Software entschieden haben, sprechen Sie mit dem Anbieter über die Anbindungen, die Sie benötigen. Er berät Sie gerne bei der Umsetzung und erklärt Ihnen, welche Möglichkeiten Sie haben um Ihre Software-Anwendungen optimal miteinander zu verbinden.

Cloud-Lösung oder Betrieb auf dem eigenen Server 

Wenn Sie Ihre Software auf dem eigenen Server betreiben (on-premise), haben Sie die volle Kontrolle über Software und Daten. Jedoch müssen Sie sich selbst um alles kümmern: Betrieb, Wartung, Updates, Support, Sicherheit und Datenschutz. Sie bezahlen an den Anbieter die Lizenzgebühren für die Software und für jedes weitere Update extra. Die internen IT-Kosten für die genannten Bereiche sind hoch – und werden gerne in der Kalkulation vergessen.

Bei einer Cloud-Lösung hingegen bezahlen Sie eine monatliche Pauschale an den Anbieter, in der alles inbegriffen ist. Der Anbieter betreibt die Software in einem Rechenzentrum. Sie müssen nichts installieren und können die Anwendung schon kurz nach der Registrierung nutzen. Dazu brauchen Sie nur einen Internetzugang.

Alle Software-Updates bekommen Sie automatisch und haben so immer die neuesten Funktionen zur Verfügung. Auch Beratung und Unterstützung bei Problemen sind inbegriffen. 

Lange war umstritten, ob Unternehmen Anwendungen mit sensiblen Daten – wie das im Personalbereich der Fall ist – extern in der Cloud betreiben sollten. Mittlerweile ist klar: Sicherer als in einem professionellen Rechenzentrum können Ihre Daten nirgendwo sein. Der Datenaustausch zwischen dem Cloud-Dienst und Ihrem lokalen Rechner wird  nicht nur verschlüsselt, sondern ist zusätzlich passwortgeschützt. Dadurch wird Unbefugte der Zugriff auf die sensiblen Daten erschwert.

Empfehlung: Das Kosten-Nutzen-Verhältnis einer Cloud-Software ist unschlagbar und deshalb heutzutage Standard für HR-Software.

Einrichtung und Anpassung an Ihre eigenen Bedürfnisse 

Wenn Sie mit einer neuen HR-Software starten, importieren Sie zu Beginn Ihre Daten, legen Ihre internen Rollen fest und laden Ihre Mitarbeiter als Nutzer ein. Die Konfiguration sollte schnell und unkompliziert sein, damit Sie bereits nach kürzester Zeit produktiv mit der Software arbeiten können.

Manche Lösungen bieten umfangreiche Möglichkeiten an Funktionen individuell anzupassen. Nutzen Sie dies nur, wenn Sie müssen: Die Einführung wird dadurch langwieriger und aufwendiger. Die Anbieter der HR-Software haben jahrelange Erfahrung gesammelt und ihre Funktionen so optimiert, dass die meisten Kunden damit gut fahren können.

Empfehlung: Als KMU haben Sie den Vorteil, dass Ihre Prozesse einfach und flexibel sind. Übernehmen Sie die Standardprozesse Ihrer ausgewählten HR-Lösung, denn das ist zu Beginn für Sie am günstigsten und Sie können schnell starten. 

Einfache Bedienbarkeit auf allen Geräten 

Die Personalmanagement-Software muss einfach bedienbar sein für Personaler, Führungskräfte und jeden Mitarbeiter. Nur dann wird das Tool von allen Beteiligten in die tägliche Arbeit integriert und optimal genutzt. Wenn Ihre Mitarbeiter viel unterwegs sind oder im Homeoffice arbeiten, sollten Sie darauf achten, dass die Software auf Tablets und Smartphones einwandfrei funktioniert.

Zur guten Bedienbarkeit (Usability) gehört, dass die Software schnell und immer verfügbar ist – zwei deutliche Vorteile von Cloud-Lösungen. Ansonsten ist die Beurteilung, ob eine Software einfach bedienbar ist, sehr subjektiv: Eine Software ist dann gut, wenn sie alle gerne nutzen.

Empfehlung: In der Regel können Sie HR-Software für einige Wochen kostenlos testen. Nutzen Sie dieses Angebot und probieren Sie alle Funktionen in Ruhe aus um sich von der ausgewählten Software selbst zu überzeugen.

Preismodell  

Wie erwähnt sollten Sie alle direkten und indirekten Kosten berechnen, die eine HR-Software Sie kostet. Bei einer Personalsoftware aus der Cloud ist das ganz einfach: Alle Kosten sind im Nutzungspreis inbegriffen und Sie erleben keine bösen Überraschungen. Sie können pro Monat oder Jahr zahlen – bei jährlicher Zahlungsweise sparen Sie meist deutlich.

Die Anbieter nennen ihre Preise offen auf der Webseite: Abgerechnet wird in der Regel nach der Anzahl der Mitarbeiter, die einen Zugang zur Software haben. Bei manchen Anbietern können Sie zwischen Versionen mit unterschiedlichen Funktionen wählen. Diese sind ab einer bestimmten Mindestanzahl an Nutzern pro Monat verfügbar und bieten Extras gegen Aufpreis oder erheben eine Einrichtungspauschale.

Empfehlung: Vergleichen Sie die Preise der Anbieter für Ihren konkreten Fall: Für die Anzahl Ihrer Mitarbeiter und für die Funktionen, die Sie benötigen. Rechnen Sie alle Kosten mit ein. Entscheiden Sie jedoch nicht allein aufgrund des Preises: Wichtiger ist, dass die HR-Lösung Ihre Anforderung erfüllt.

Datensicherheit und Datenschutz 

Sie möchten Ihre Personaldaten DSGVO-konform schützen und entsprechend der gesetzlichen Bestimmungen verwalten? Die Software-Betreiber sind sich ihrer großen Verantwortung bewusst und setzen sich selbst höchste Standards für Datenschutz und -sicherheit. Dabei nutzen sie die jeweils besten Technologien und informieren detailliert und transparent über alle ihre Maßnahmen, die sie diesbezüglich treffen.

Empfehlung: Mit einem Anbieter, der Ihre Daten DSGVO-konform in Deutschland speichert, sind Sie auf der sicheren Seite. Sprechen Sie mit dem Anbieter, wenn Sie Fragen haben, und lassen Sie sich weitere Informationen und Zertifikate zeigen. 

Der Auswahlprozess: Schritt für Schritt zur passenden Personalsoftware 

Nun wissen Sie, worauf es ankommt. Doch wie gehen Sie bei der Auswahl Ihrer HR-Software systematisch vor, damit Sie nichts vergessen und zum besten Ergebnis kommen? In der Praxis haben sich die folgenden Schritte bewährt:

1. Sammeln Sie die Erwartungen aller Beteiligten 

Definieren Sie mit der Geschäftsführung die Ziele, die durch die neue HR-Software erreicht werden sollen. Wenn Sie eine IT-Abteilung haben, holen Sie die entsprechenden Personen mit an den Tisch. Hören Sie sich unter Ihren Mitarbeiter um, was sie sich wünschen. Wenn alle Personen an der Entscheidung beteiligt sind, werden Sie mehr Zustimmung für das Einführen des Tools erhalten.

2. Konkrete Anforderungen formulieren  

Analysieren Sie, was Sie in Ihrer Personalarbeit verbessern und welche Prozesse Sie mit der Software durchführen möchten. Basierend auf den Gesprächen und Ihren Erkenntnissen erstellen Sie einen Anforderungskatalog für die neue HR-Software.

Orientieren Sie sich dabei an den in diesem Artikel aufgelisteten Kriterien. Seien Sie pragmatisch und konzentrieren Sie sich auf die Punkte, die für Sie wirklich relevant sind.

3. Wählen Sie zwei bis drei geeignete Lösungen aus 

Informieren Sie sich ausführlich auf den Webseiten der Anbieter. Vergleichen Sie die Lösungen und prüfen Sie Punkt für Punkt, ob diese Ihre Anforderungen erfüllen. Grenzen Sie Ihre Auswahl auf zwei bis drei HR-Lösungen ein, die Sie sich näher anschauen wollen.

4. Vereinbaren Sie eine Produkt-Demo 

Den besten Überblick zu einer Software bekommen Sie, wenn Sie sich eine Online-Demo vom Anbieter zeigen lassen. Dabei führt Ihnen ein Mitarbeiter des Anbieters die wichtigsten Funktionen vor und beantwortet Ihre Fragen.

5. Führen Sie eine Testphase durch 

Sind Sie von einer neuen HR-Software überzeugt, testen Sie sie am besten für einige Wochen in Ihrem Unternehmen. Lassen Sie auch Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen testen und holen Sie deren Feedback dazu ein. 

Nach der Testphase können Sie eine gute Entscheidung für die Auswahl Ihrer HR-Software treffen. Sie haben bereits erste Erfahrungen gesammelt, bevor Sie die neue Personalsoftware im gesamten Unternehmen einführen und können dadurch einen überzeugenden Start hinlegen! 

Wichtige Anforderungen an HR Software

Die wichtigsten Anforderungen an eine HR Software

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