Auswahl HR-Software: Die richtige Entscheidung treffen

Moderne Software für das HR Management ist heute selbst für KMU erschwinglich und kann sofort eingesetzt werden. Die HR Softwareauswahl selbst ist jedoch nicht so einfach. Schließlich möchten Sie Ihre neue Software möglichst lange nutzen und sicher sein, dass sie Sie optimal in Ihrer Personalarbeit unterstützt.

Hierfür bietet sich ein HR-Software Vergleich an, bevor Sie sich für eine Anwendung entscheiden.

Wir erklären Ihnen alles, was Sie zur Auswahl einer passenden HR-Software wissen müssen.

1. Welche Funktionen benötigen Sie?
2. Komplettlösung oder Einzellösungen?
3. Schnittstellen zu anderen Systemen
4. Cloud-Lösung oder Betrieb auf dem eigenen Server
5. Einrichtung und Anpassung an Ihre Bedürfnisse
6. Einfache Bedienbarkeit auf allen Geräten
7. Preismodell
8. Datensicherheit und Datenschutz
9. Der Auswahlprozess: Schritt für Schritt

Entscheidungskriterien für die Auswahl Ihrer neuen HR-Software

Gehen Sie die nachfolgende Liste durch und überlegen Sie, welche Anforderungen Ihre neue Software für den HR Bereich haben muss und welche Funktionen für Sie weniger wichtig sind.

Welche Funktionen benötigen Sie?

Jede HR-Software setzt einen anderen Schwerpunkt bei den Funktionen. In der nachfolgenden Übersicht bekommen Sie einen guten Einblick, welche Aufgaben durch eine HR-Software unterstützt werden können:

• Digitale Personalakte
• E-Recruiting
• Bewerbungsmanagement
• Digitale Zeiterfassung
• Urlaubszeiten und Abwesenheiten
• Personaleinsatz- und Schichtplanung
• Vorbereitende Lohnbuchhaltung
• Onboarding und Offboarding-Prozess
• Employee-Self-Service
• Berichte (People Analytics)
• Dokumentenmanagement
• Spesenmanagement

Empfehlung: Welche Funktionen Sie brauchen, liegt ganz bei Ihnen. Erstellen Sie eine Liste der Funktionen, die Ihre neue Software Lösung haben muss und der Funktionen, die wünschenswert, aber nicht unbedingt notwendig sind.

Komplettlösung oder Einzellösungen?

Komplettlösung

Der Vorteil einer Komplettlösung (HRIS, Human Resources Information System) liegt auf der Hand: Sie entscheiden sich einmal für eine Lösung, führen sie ein, schulen Ihre Mitarbeiter*innen und haben dann alles, was sie brauchen – vereint in einem einzigen System.

Die einzelnen Funktionen sind aufeinander abgestimmt und arbeiten nahtlos zusammen. Sie können Ihre Daten in allen Bereichen nutzen. Allerdings kann es vorkommen, dass Sie bei bestimmten Funktionen Kompromisse eingehen müssen.

Einzellösung

Als Alternative dazu können Sie sich für eine Einzellösung entscheiden und für bestimmte Aufgabengebiete unterschiedliche Softwareanwendungen nutzen. Sie können sich jeweils die Tools heraussuchen, die Ihnen am besten gefallen. Jedoch müssen Ihre Mitarbeiter*innen für jedes Tool geschult werden und zwischen verschiedenen Programmen hin- und herspringen.

Empfehlung: Für KMU mit begrenzten IT-Ressourcen ist eine Komplettlösung eine gute Wahl. Reichen Ihnen bestimmte Funktionen nicht aus, können Sie zusätzliche Programme über Schnittstellen anbinden.

Schnittstellen zu anderen Systemen

Möchten Sie Daten aus der HR-Komplettlösung auch in anderen Systemen verwenden? Dann braucht die Software eine Schnittstelle zum Datenaustausch.

Einige HR-Tools haben bereits fertig eingerichtete Schnittstellen an andere Lösungen. Über eine Standard-Anwendungsschnittstelle (API) können Anbindungen zwischen verschiedenen Systemen mit geringem Aufwand programmiert werden.

Empfehlung: Wenn Sie sich für eine HR-Software entschieden haben, sprechen Sie mit dem Anbieter über die Anbindungen, die Sie benötigen. Er berät Sie bei der Umsetzung.

Cloud-Lösung oder Betrieb auf dem eigenen Server 

On premise

Wenn Sie Ihre Software auf dem eigenen Server betreiben (on-premise), haben Sie die volle Kontrolle über Software und Daten. Jedoch müssen Sie sich selbst um Wartung, Updates und Datenschutz kümmern. Sie zahlen dem Anbieter die Lizenzgebühren für die Software und für jedes weitere Update zusätzlich.

In der Cloud

Bei einer Cloud-Lösung hingegen zahlen Sie eine monatliche Pauschale an den Anbieter, in der alles inbegriffen ist. Der Anbieter betreibt die Software in einem Rechenzentrum. Sie müssen nichts installieren und können die Anwendung schon kurz nach der Registrierung nutzen. Software-Updates und Support sind mit inbegriffen.

Empfehlung: Das Kosten-Nutzen-Verhältnis einer Cloud-Software ist unschlagbar und deshalb heutzutage Standard für HR-Softwarelösungen.

Einrichtung und Anpassung an Ihre Bedürfnisse 

Die Konfiguration sollte schnell und unkompliziert sein, damit Sie bereits nach kurzer Zeit produktiv mit der Software arbeiten können.

Manche Lösungen bieten umfangreiche Möglichkeiten zur individuellen Anpassung von Funktionen an. Aber Achtung: Die Einführung wird dadurch langwieriger und aufwendiger. HR-Software Anbieter haben ihre Funktionen in der Regel so optimiert, dass die meisten Kunden damit gut fahren können.

Empfehlung: Als KMU haben Sie den Vorteil, dass Ihre Prozesse einfach und flexibel sind. Übernehmen Sie die Standardprozesse Ihrer ausgewählten HR-Lösung, denn das ist zu Beginn für Sie am günstigsten und ermöglicht einen schnellen Start.

Einfache Bedienbarkeit auf allen Geräten 

Das HR Management System muss einfach bedienbar sein für Personalverantwortliche, Führungskräfte und jede*n Mitarbeiter*in. Nur dann wird das Tool von allen Beteiligten in die tägliche Arbeit integriert und optimal genutzt.

Zur guten Bedienbarkeit (Usability) gehört, dass die Software schnell und immer verfügbar ist – zwei deutliche Vorteile von Cloud-Lösungen.

Empfehlung: In der Regel können Sie HR-Software für einige Wochen kostenlos testen. Nutzen Sie dieses Angebot und probieren Sie alle Funktionen in Ruhe aus, um sich von der ausgewählten Software selbst zu überzeugen.

Preismodell  

Es sollten alle direkten und indirekten HR-Software Kosten berechnet werden. Bei einer Personalsoftware aus der Cloud ist das ganz einfach: Alle Kosten sind im Nutzungspreis inbegriffen und Sie erleben keine bösen Überraschungen. Sie können pro Monat oder Jahr zahlen – bei jährlicher Zahlungsweise sparen Sie meistens.

Die Anbieter nennen ihre Preise offen auf der Website: Abgerechnet wird in der Regel nach der Anzahl der Mitarbeiter*innen, die die Software nutzen.

Empfehlung: Vergleichen Sie die konkreten Angebote der Anbieter für die Anzahl Ihrer Mitarbeiter*innen und für die Funktionen, die Sie benötigen. Machen Sie Ihre Entscheidung jedoch nicht nur vom Preis abhängig: Wichtiger ist, dass die HR-Lösung Ihre Anforderung erfüllt.

Datensicherheit und Datenschutz 

Sie möchten Ihre Personaldaten DSGVO-konform schützen und entsprechend der gesetzlichen Bestimmungen verwalten? Dann müssen Sie darauf achten, dass der Anbieter hohe Datenschutz Standards hat.

Empfehlung: Mit einem Anbieter, der Ihre Daten DSGVO-konform in Deutschland speichert, sind Sie auf der sicheren Seite. Sprechen Sie mit dem Anbieter, wenn Sie Fragen haben, und lassen Sie sich weitere Informationen und Zertifikate zeigen.

Der Auswahlprozess: Schritt für Schritt

1. Sammeln Sie die Erwartungen aller Beteiligten 

Definieren Sie mit der Geschäftsführung die Ziele, die durch die neue HR-Software erreicht werden sollen. Tauschen Sie sich auch mit der IT-Abteilung und Ihren Mitarbeiter*innen aus. Wenn alle an der Entscheidung beteiligt sind, werden Sie mehr Zustimmung für die Einführung des Tools erzielen.

2. Konkrete Anforderungen formulieren  

Analysieren Sie, was Sie in Ihrer Personalarbeit verbessern und welche Prozesse Sie mit der Software durchführen möchten. Basierend auf den Gesprächen und Ihren Erkenntnissen erstellen Sie einen Anforderungskatalog für die neue HR-Software.

3. Wählen Sie zwei bis drei geeignete Lösungen aus 

Informieren Sie sich ausführlich auf den Webseiten der Anbieter. Vergleichen Sie die Lösungen und prüfen Sie, ob diese Ihre Anforderungen erfüllen. Grenzen Sie Ihre Auswahl auf zwei bis drei HR-Lösungen ein, die Sie sich näher anschauen wollen.

4. Vereinbaren Sie eine Produkt-Demo 

Den besten Überblick über eine Software bekommen Sie, wenn Sie sich eine Online-Demo vom Anbieter zeigen lassen. Dabei führt Ihnen ein*e Mitarbeiter*in des Anbieters die wichtigsten Funktionen vor und beantwortet Ihre Fragen.

5. Führen Sie eine Testphase durch 

Sind Sie von einer neuen HR-Software überzeugt, testen Sie sie am besten für einige Wochen in Ihrem Unternehmen. Lassen Sie sie auch von Mitarbeiter*innen aus verschiedenen Bereichen testen und holen Sie deren Feedback dazu ein. 

Nach der Testphase können Sie eine gute Entscheidung für die Auswahl Ihrer HR-Software treffen.

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