Mann arbeitet im Homeoffice
  • Personalmanagement

So funktioniert digitales Onboarding

Isadora De Angeli

Unser Arbeitsalltag findet immer stärker online statt, nicht zuletzt ausgelöst durch die Corona Pandemie: Daher ist es für Arbeitgeber wichtiger denn je, sich an die digitale Welt anzupassen. Digitales Onboarding ist oft der schwierigste - aber ausschlaggebende - Part.

Arbeitgeber, Mitarbeiter*innen und HR-Manager*innen haben gleichermaßen mit diesem Wandel zu kämpfen. Wenn das Onboarding mit persönlichem Kontakt nicht mehr möglich ist, müssen Sie anpassungsfähig sein, um weiterhin großartige Talente einstellen und binden zu können.

In diesem Artikel geben wir Ihnen einige Ratschläge für Ihren Onboarding-Prozess. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, warum digitales Onboarding wichtig ist und wie Sie es für sich nutzen können.

Die Bedeutung und Herausforderungen eines erfolgreichen Onboardings

Aufgrund der Corona-Krise und einer zunehmend globaler werdenden Welt hat sich die Arbeit in den Online-Bereich verlagert. Viele Mitarbeiter*innen arbeiten im Home Office, was bedeutet, dass Sie als Arbeitgeber Wege finden müssen, um dies zu Ihrem Vorteil nutzen zu können.

6,1 % aller Erwerbstätigen haben in der ersten Hälfte des Jahres 2021 ihren Arbeitsplatz gewechselt. Viele von ihnen sind in eine andere Branche eingestiegen. Dies ist zum Teil auf weltweite Einstellungsstopps und Stellenstreichungen zurückzuführen, aber auch darauf, dass viele Menschen festgestellt haben, dass ihre bisherigen Karrierewege sie nicht mehr erfüllen.

Ein guter Onboarding-Prozess ist der Schlüssel zum Erfolg der Mitarbeiter*innen in Ihrem Unternehmen, aber die Verlagerung dieses Prozesses auf ein virtuelles Gespräch bringt auch Herausforderungen mit sich.

Sie haben nicht mehr die Möglichkeit, "reale" Beziehungen aufzubauen, aber stattdessen profitieren Sie von den Vorteilen flexibler Arbeit und der Nutzung hilfreicher Technologie.

Hier sind ein paar Möglichkeiten, wie Sie Ihren Onboarding-Prozess anpassen können, um den Erfolg Ihrer zukünftigen Mitarbeiter*innen sicherzustellen.

  • Vorbereitung und Organisation

Wie bei allem in der Arbeitswelt ist die Vorbereitung entscheidend! Sie möchten schließlich, dass sich Ihre neuen Mitarbeiter*innen wohlfühlen und bereit sind, den Job anzunehmen.

Bevor Sie ein erfolgreiches virtuelles Onboarding starten, stellen Sie sicher, dass bereits alle notwendigen Geräte auf dem Weg zum*r Mitarbeiter*in sind. Wichtig ist auch, dass Sie alle nötigen Einführungen verfasst haben und dass Ihnen alle wichtigen Informationen über das Unternehmen für das Teammitglied vorliegen. Sie sollten auch eine Liste aller wichtigen Passwörter, digitalen Tools und Websites erstellt haben, auf die der*die Mitarbeiter*in Zugriff haben muss.

Denken Sie daran, dass Ihr*e Mitarbeiter*in sich vielleicht auch zum ersten Mal an einen Online-Arbeitsplatz gewöhnt! Sorgen Sie dafür, dass er*sie sich willkommen und wohlfühlt.

  • Anpassung an die Online-Umgebung

Sie sollten nicht versuchen, Ihre Onboarding-Erfahrungen im "echten Leben" zu imitieren. Passen Sie sich stattdessen der Online-Welt an.

Schaffen Sie eine virtuelle Lernumgebung für Ihre neuen Mitarbeiter*innen. Sie können Video-Begrüßungskarten von anderen Teammitgliedern, eine Liste mit Tipps und Tricks und sogar Beispiele für virtuelle Teambuilding-Aktivitäten einfügen, die Sie bereits verwendet haben.

Wenn Sie eine gelungene soziale Integration sicherstellen wollen, ziehen Sie für den ersten Tag des Onboardings virtuelle Happy Hours oder andere nette Gesten in Betracht.

  • Branding ist wichtig

Ihre Mitarbeiter*innen werden vom ersten Tag an entscheiden, ob sie an Ihrem Arbeitsplatz bleiben wollen oder nicht. Sie werden Ihre Unternehmenskultur bewerten, wie es sich anfühlt, Teil des Teams zu sein, und die gesamte virtuelle Umgebung, die Sie Ihren Mitarbeiter*innen bieten.

Stellen Sie sicher, dass Sie die Kultur und die Werte Ihres Unternehmens betonen. Sie möchten, dass sich Ihre Mitarbeiter*innen sicher und selbstbewusst fühlen, wenn sie sich für Ihr Team entscheiden. Dadurch werden sie produktiver und bleiben mit größerer Wahrscheinlichkeit Teil Ihres Unternehmens.

  • Setzen Sie klare Erwartungen

Wenn Sie neue Mitarbeiter*innen an Bord holen, stellen Sie sicher, dass Sie deutlich machen, was Sie von ihnen erwarten. Ohne den Vorteil, andere Mitarbeiter*innen in der Nähe zu haben, in einem physischen Büro, fällt es schwer, sich an alle Regeln, Vorschriften und Aufgaben zu erinnern, die man zu erledigen hat.

Mitarbeiter*innen werden von einem klaren Onboarding-Prozess profitieren. Sie wollen Orientierung und fühlen sich wohler, wenn sie einen klaren Fahrplan für den Erfolg erhalten. Gehen Sie niemals davon aus, dass sie Dinge im Voraus wissen.

Aus der Sicht eines Arbeitgebers, Personalverantwortlichen oder sogar Vorgesetzten ist es schwer, sich daran zu erinnern, wie es war, ein*e neue*r Mitarbeiter*in zu sein. Versetzen Sie sich in deren Lage und denken Sie daran, dass sie die zusätzliche Herausforderung haben, online zu arbeiten.

Virtuelles Onboarding mit Videokonferenz
  • Seien Sie flexibel

Berücksichtigen Sie, dass dieser Prozess nicht nur für Sie neu ist. Selbst wenn Ihr neues Teammitglied bereits in der Vergangenheit remote gearbeitet hat, hat es auf diese Weise noch nicht in Ihrem Unternehmen mitgewirkt.

Es kann mehrere virtuelle Meetings benötigen, bis ein*e Mitarbeiter*in seinen*ihren Platz in Ihrem Unternehmen festigt. Wenn Sie Ihren Remote Onboarding-Prozess auf diese Weise aufsplitten, geben Sie Ihrem*r Mitarbeiter*in die Möglichkeit, Informationen aufzunehmen und sich auf die neue Karriere vorzubereiten.

Flexibilität erlaubt es Ihnen auch, den Kurs zu ändern, wenn etwas nicht funktioniert. Im Laufe des Prozesses kann es sein, dass Sie feststellen, dass Sie vielleicht mehr Unterstützung bieten müssen als erwartet, oder dass die Mitarbeiter*innen eine steilere Lernkurve haben als gedacht.

  • Achten Sie auf die Kommunikation

Kommunikation fällt schwer, wenn Sie sich nicht in einem physischen Büro befinden. Aus diesem Grund müssen Sie Tools für die Zusammenarbeit, Videokonferenzen (z. B. Microsoft Teams) und Online-Teambuilding-Aktivitäten einsetzen, um die Mitarbeiter*innen zu ermutigen, als echtes Team zu arbeiten.

Fernarbeit ist zwar effektiv, führt aber zum Verlust der Verbindung, die durch die Arbeit mit anderen in einem Büro entsteht.

Versuchen Sie Beziehungen zu Ihren Mitarbeiter*innen aufzubauen und zu pflegen, und ermutigen Sie das gesamte Team, Beziehungen zueinander aufzubauen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie ein kollaboratives und freundliches Umfeld haben, damit sich alle neuen Mitarbeiter*innen willkommen fühlen.

Kommunikation läuft in beide Richtungen. Sie sollten Ihre Mitarbeiter*innen - sowohl neue als auch etablierte - ermutigen, Feedback zu geben. Ziehen Sie eine anonyme Online-Umfrage oder sogar eine Fokusgruppe in Betracht.

So sehen Sie, wo Sie Anpassungen vornehmen müssen und worauf Sie stolz sein können.


Perfektionieren Sie Ihren Remote Onboarding-Prozess

Ein professionelles Onboarding sorgt dafür, dass sich Ihre neuen Mitarbeiter*innen wohlfühlen und erfolgreich in ihre neue Karriere starten können. Der Übergang in eine virtuelle Welt bedeutet nicht, dass sich Ihre Mitarbeiter*innen daran abmühen müssen.

Eine neue Rolle zu übernehmen ist immer eine Herausforderung - auch im "echten Leben". Stellen Sie sicher, dass Sie für positive Erfahrungen sorgen, um den Übergang zu erleichtern.

Virtuelle HR-Systeme wie kiwiHR können Ihnen dabei helfen, allen Ihren neuen Mitarbeiter*innen ein fantastisches Onboarding-Erlebnis zu bieten. Integrieren Sie Ihre alten und neuen Beschäftigten mit Leichtigkeit in die Online-Arbeitsumgebung.

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