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  • Unternehmenskultur

Virtuelle Teamkommunikation: Die besten Strategien

Isadora De Angeli

Die Kommunikation im Team war für Unternehmen schon immer von entscheidender Bedeutung, um erfolgreiche Ergebnisse zu erzielen und eine starke Unternehmenskultur aufzubauen. Angesichts der aktuellen Pandemie ist virtuelle Teamkommunikation eine Notwendigkeit, und das wird sie auch bleiben. Studien haben gezeigt, dass 92 % der Menschen nach der COVID-19-Pandemie mindestens einmal pro Woche remote arbeiten möchten.

Was ist Teamkommunikation?

Kurz gesagt ist Teamkommunikation die Interaktion zwischen Mitarbeiter*innen innerhalb eines Unternehmens. Das Konzept geht über die bloße Zuweisung von Aufgaben an Ihre Untergebenen in einem Projekt hinaus. Es ist von grundlegender Bedeutung, um die Grundlage für die Zusammenarbeit im Team zu schaffen und ein gutes Arbeitsumfeld zu gewährleisten. Effektive Unternehmenskommunikation ist in jeder Organisation unerlässlich.

Was ist virtuelle Teamkommunikation?

Virtuelle Teamkommunikation ist die Interaktion in einer Arbeitsumgebung, wenn diese remote stattfindet. Sie erfolgt in der Regel über zahlreiche Plattformen wie Slack und Google Drive.

Die virtuelle Teamkommunikation hat einen erheblichen Einfluss auf die Arbeitsproduktivität. Wenn ein*e Mitarbeiter*in nicht stundenlang auf eine Antwort warten muss und stattdessen schnell die benötigten Informationen erhält, wird die Aufgabe definitiv schneller erledigt. Es ist wichtig, die Konzentrationszeit des Teams zu managen und gleichzeitig die Kommunikation klar zu halten, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse nicht beeinträchtigt werden.

Herausforderungen der Kommunikation in virtuellen Teams

Obwohl die Arbeit aus der Ferne viele Vorteile wie Flexibilität, Zeit- und Kostenersparnis mit sich bringt, ist sie auch mit einigen Herausforderungen verbunden. Die virtuelle Form ist komplexer als die persönliche Kommunikation, und in der Regel fühlen sich die Mitarbeiter*innen voneinander abgekoppelt. Einige der Herausforderungen sind:

  • Die Interaktionen sind eher formell und weniger spontan.
  • Es ist nicht möglich, Körpersprache zu verwenden, insbesondere bei einem Anruf ohne Video.
  • Die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen unter den Mitarbeiter*innen ist größer.
  • Mangelnde Klarheit in der Kommunikation kann zu Nacharbeit führen.
  • Fälligkeitstermine können vergessen werden, weil die Projekte nicht regelmäßig aktualisiert werden.

Darüber hinaus gibt es immer wieder Probleme bei der Nutzung der Technologie im Homeoffice, wie z. B. Probleme mit der Internetverbindung.

Frau im Homeoffice

Vertrauen aufbauen

Vertrauen war schon immer ein Problem für einige Organisationen. Es gibt kein besseres Beispiel für mangelndes Vertrauen als die Unternehmen, die Spionagetools einsetzen, um Screenshots der Computerbildschirme ihrer Mitarbeiter*innen anzufertigen. Diese extremen Fälle, die immer noch vorkommen, machen deutlich, dass es notwendig ist, von diesen Mustern abzulassen und damit zu beginnen, Vertrauen zwischen Mitarbeiter*innen und Unternehmen aufzubauen.

Bei der Fernarbeit ist es noch schwieriger, Vertrauen aufzubauen. In einem traditionellen Team kann man seine Kolleg*innen oft persönlich treffen, und das Vertrauen wird auf natürliche Weise durch Vertrautheit und Affinität beeinflusst.

Bei der Fernarbeit wird das Vertrauen im Wesentlichen bei arbeitsbezogenen Themen aufgebaut. Es entsteht durch die Entwicklung von Interaktionen während der Ausführung einer Aufgabe oder eines Projekts mit einer Gruppe und der Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern. Aus diesem Grund ist es von entscheidender Bedeutung, die Arbeitsthemen anzugehen, aber auch die Interaktivität durch Aktivitäten zum virtuellen Teambuilding zu ergänzen.

Es wird empfohlen, dass Manager*innen die Leistung anhand von Ergebnissen messen. Sie können nicht jede Minute der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter*innen verfolgen und sollten dies auch nicht tun. Wenn Sie ihnen die Möglichkeit geben, den eigenen Zeitplan selbst zu gestalten, werden sie dann arbeiten, wenn sie sich produktiver fühlen, und somit bessere Ergebnisse erzielen.

Als Vorgesetzte*r können Sie mit diesen Maßnahmen das Vertrauen in einem Remote-Team stärken:

  • Ermuntern Sie alle Mitarbeiter*innen, einander umgehend zu antworten.
  • Geben Sie häufig Feedback.
  • Schlagen Sie gemeinsame Lösungen für Probleme vor.
  • Seien Sie unterstützend und positiv in den Interaktionen.

Zusätzlich zu den oben vorgeschlagenen Maßnahmen zum Aufbau von Vertrauen in Ihrem Unternehmen gibt es weitere Praktiken, die für eine gute Kommunikation in virtuellen Teams sorgen können.

Bewährte Praktiken zur Stärkung der Fernkommunikation:

Verbessern Sie die Unternehmenskultur

Stellen Sie sicher, dass das gesamte Team die Werte und die Vision des Unternehmens kennt. Sie sollten ihre Aufgaben unter Berücksichtigung dieser Werte als Leitfaden entwickeln.

Stärken Sie die persönlichen Beziehungen zwischen den Mitarbeiter*innen und ermutigen Sie sie zu mehr Interaktionen abseits von arbeitsbezogenen Themen. Bieten Sie Raum, in dem sie über Ziele, Interessen und Familie sprechen können.

Fördern Sie den sozialen Austausch durch Bürotratsch vor Beginn einer Sitzung. Ein fünfminütiger Smalltalk kann dazu beitragen, dass sich alle einbezogen fühlen und später bereit sind, ihren Standpunkt zu vertreten.

Austausch von Informationen

Schaffen Sie Prozesse für den Austausch von Informationen. Für den Austausch von Dokumenten können Sie eine Cloud oder andere Plattformen nutzen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass keine Informationen verloren gehen und das gesamte Team auf dem gleichen Stand ist und über genügend Hintergrundwissen verfügt, um Einblicke zu geben und Entscheidungen zu treffen.

Stellen Sie täglich kurze Updates bereit. Dies kann in kurzen morgendlichen Besprechungen geschehen, um den Fortschritt der wichtigsten Projekte zu sehen und um mögliche Probleme und deren Lösung vorherzusehen.

Geben Sie Ihren regelmäßig jedem einzelnen Teammitglied Feedback, damit sie bestimmte Fähigkeiten verbessern können.

Organisiert bleiben

Legen Sie das Toolkit fest, das für das Team bei der Heimarbeit verwendet werden soll, und stellen Sie sicher, dass alle Fragen geklärt sind. Virtuelle Teams sind auf eine klare digitale Kommunikation und den Zugang zu den richtigen Technologien angewiesen, also wählen Sie Ihre Plattformen mit Bedacht.

Hier einige Beispiele für Plattformen und ihre Verwendung:

  • Slack oder iMessage, für die Teamverbindung.
  • Asana oder Trello, für die Projektverwaltung.
  • Google Drive, für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten.
  • Google Calendar, für Ereignisse und Erinnerungen.
  • LinkedIn und Facebook, für soziale Medien.

Klare Kommunikation

Es ist wichtig, dass alle Informationen klar sind. Nicht nur über die Ziele, die erreicht werden müssen, sondern auch über die Aufgaben und Prozesse, die auf dem Weg dorthin erledigt werden müssen. Geben Sie dem Team alle Details, die für ein Understatement notwendig sind, und scheuen Sie sich nicht, zu viel miteinander zu kommunizieren, insbesondere bei Fernarbeit.

Delegieren Sie die Arbeit richtig und führen Sie alle notwendigen Informationen in die gemeinsamen Dokumente ein. Sobald geklärt ist, wer für was und bis wann zuständig ist, kommuniziert das Team besser untereinander und wendet sich direkt an die zuständige Person, um ein bestimmtes Problem zu lösen.

Vermeiden Sie Micromanagement

Verlassen Sie sich nicht darauf, dass Ihr Team "immer erreichbar" ist, nur weil es von zu Hause aus arbeitet. Nehmen Sie während der Arbeitszeit Kontakt mit ihnen auf, und wenn Sie nach dieser Zeit eine Nachricht oder eine E-Mail senden müssen, machen Sie deutlich, dass die Nachricht am nächsten Tag beantwortet werden kann.

Lassen Sie den Arbeitnehmer*innen die Freiheit, ihren Arbeitsplan selbst zu gestalten.

Seien Sie realistisch, was die von Ihnen geforderten Fristen angeht, und seien Sie auch ehrlich, was die Wichtigkeit bestimmter Aufgaben angeht, damit sie ihre Aufgaben effektiv nach Prioritäten ordnen können.

Kommunikation von Angesicht zu Angesicht

Es ist nicht einfach, die natürliche Verbindung von Angesicht zu Angesicht zu ersetzen, aber es ist nicht unmöglich. Ermuntern Sie Ihr Team, die Kameras in Ihren Videokonferenzen einzuschalten. Auf diese Weise können Sie eine interaktivere Umgebung schaffen, die das Lesen der Körpersprache und eine Art von Blickkontakt ermöglicht.


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