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Wie gibt man seinem Team konstruktives Feedback?

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Lysiane Mahout

Ob positiv oder negativ, Feedback ist für das reibungslose Funktionieren Ihres Teams unerlässlich. Um ein positives Ergebnis zu erzielen, muss das Feedback jedoch konstruktiv sein und auf gut durchdachte Weise kommuniziert werden. Es gibt einige gute Praktiken, die Sie anwenden können, um eine Feedbackkultur im Unternehmen zu etablieren.

Bedeutung der Feedback-Kultur in Unternehmen

Die Stärke eines guten Managers liegt in seiner Fähigkeit, seine Teams zu fördern. Sie müssen den Mitarbeitern helfen, ihre Fähigkeiten zu entwickeln, indem sie ihnen die nötigen Mittel zur Verfügung stellen. Mitarbeitern konstruktives Feedback zu geben, erweist sich als nützlich für die Entwicklung der Organisation.

Definition von Feedback

Feedback ist ein englisches Wort, das im Deutschen mit Rückmeldung oder Kommentar übersetzt werden kann. Feedback zielt darauf ab, Rückmeldung, Lob oder Verbesserungsvorschläge über die Arbeit der Mitglieder eines Teams zu geben. 

Ziel des Feedbacks

Das Ziel eines Feedback-Managers kann darin bestehen, Mitarbeiter zu ermutigen, zu loben oder Aufgaben neu zu fokussieren. Feedback bietet den Mitarbeitern die Möglichkeit, die Ergebnisse ihrer Arbeit zu diskutieren.

Was ist ein konstruktives Feedback?

Konstruktives Feedback oder konstruktive Kritik sollte kein Monolog der Führungskraft sein. Mitarbeiter müssen die Möglichkeit haben, sich zu äußern und vor allem eigene Meinungen zu erklären. Es handelt sich also um einen echten Austausch zwischen der Führungskraft und den Mitarbeitern. Die Rückmeldung darf nicht darauf abzielen, die Person zu beurteilen, sondern die Leistung oder die im Rahmen des Arbeitsverhältnisses vorgenommenen Handlungen.

Feedback: eine langfristige Aufgabe

Feedback zu geben ist gleichbedeutend mit der Ermutigung, eine bestimmte Handlungsweise fortzusetzen oder zu ändern. Es soll den Arbeitnehmer in die Lage versetzen, die Richtung zu erkennen, in die er gehen muss. Es braucht mehrere Feedbackrunden, um die Entwicklung des Mitarbeiters beobachten zu können. Im Gegensatz zu deutschen Unternehmen, die ihren Mitarbeitern in der Regel ein jährliches oder halbjährliches Feedback geben, ist die Feedbackkultur in angelsächsischen Ländern stärker verankert. Die Mitarbeiter erhalten regelmäßig Feedback zu ihrer Arbeit. Unabhängig von ihrem Tätigkeitsbereich oder ihrer Größe sollten alle Unternehmen einen regelmäßigen Feedbackprozess einführen. Einmal im Jahr ein Feedback zu geben, reicht für einen langfristigen Fortschritt nicht aus. Auch Feedback von Kollegen und über Hierarchien und Teams hinweg führt zu einem positiven Fortschritt. Dabei bietet sich beispielsweise Social Recognition an, was in Ländern wie den USA und UK schon voll im Trend liegt. 

Feedback Gespräch

Warum sollte man Feedback geben?

Laut den Daten der von Officevibe durchgeführten Studie zum Thema Feedback weisen Unternehmen, in denen eine Feedbackkultur eingeführt wurde, eine bessere Employee Experience und gleichzeitig die niedrigste Fluktuationsrate auf (14,9 %). Außerdem wünschen sich 65 % der Mitarbeiter mehr Feedback und 98 % sind der Meinung, dass sie sich nicht für die Organisation engagieren können, wenn sie von ihrem Vorgesetzten wenig oder kein Feedback zu ihrer Leistung erhalten. Diese Studie zeigt also, wie wichtig eine Feedbackkultur im Unternehmen ist. Richtig kommuniziert, ist Feedback für alle drei Parteien (Mitarbeiter, Führungskraft und Unternehmen) von Vorteil.

 

Für Mitarbeiter, die konstruktives Feedback erhalten, bedeutet es:

  • dass die Auswirkungen des eigenen Handelns auf sich selbst, auf andere und auf das Unternehmen besser zu verstehen
  • dass die Leistung wahrgenommen und anerkannt wird
  • dass ihre Entwicklung innerhalb der Organisation vorangebracht wird
  • dass sie ihre Meinung zu den erledigten Aufgaben äußern können
  • dass sie die Möglichkeit haben, ihre Leistungen zu verbessern

 

Für die Führungskräfte, die konstruktives Feedback formulieren, bedeutet es:

  • dass sie sich vergewissern, dass Mitarbeiter die Erwartungen in Bezug auf Qualität, Quantität oder andere Aspekte richtig verstanden haben
  • dass Mitarbeiter motiviert werden, weil Führungskräfte Interesse and der Arbeit und der Entwicklung der Mitarbeiter zeigen
  • dass Mitarbeiter das Feedback annehmen und umsetzen
  • dass eine gute Beziehung zu Mitarbeitern entsteht und aufrechterhalten wird
  • dass Frustrationen vorgebeugt und Mitarbeiterbindung gestärkt wird

 

Für Unternehmen bedeutet eine positive Feedbackkultur:

  • dass die individuelle und kollektive Leistung verbessert wird
  • dass die Mitarbeiter die gleichen Ziele verfolgen und die gleiche Vision haben
  • dass ein Rahmen geschaffen wird, in dem jeder seine Meinung äußern und Vorschläge einbringen kann
  • dass eine gute und positive Kommunikation entsteht
  • dass die Fluktuation gesenkt wird

Die 8 wichtigsten Tipps für konstruktives Feedback

Es gibt einige Schlüsselelemente, die Sie beachten sollten, um konstruktives Feedback zu geben. Die folgenden 8 Tipps werden Ihnen dabei helfen.

Legen Sie Ihr Ziel fest

Als Erstes sollten Sie den Grund festlegen, warum Sie Feedback geben möchten. Welche Informationen möchten Sie Ihrem Mitarbeiter mitteilen? Was ist der Zweck des Feedbacks? Wenn Sie eine klare Vorstellung von Ihrem Ziel haben, hilft Ihnen das, Ihr Feedback zu strukturieren. Es kann z. B. darum gehen, einem Vertriebsmitarbeiter mitzuteilen, wie viele Verkäufe er im Vormonat getätigt hat. Das Ziel des Feedbacks wird also darin bestehen, zu überprüfen, was funktioniert hat, welche Hindernisse aufgetreten sind und welche Maßnahmen ergriffen werden müssen, um seine Leistung zu steigern.

Kommunizieren Sie den Zweck des Feedbacks im Vorfeld

Wenn Sie ein Gespräch mit Ihrem Mitarbeiter ansetzen, ohne dass dieser eine Vorstellung davon hat, worüber Sie sprechen wollen, kann das bei Ihrem Mitarbeiter Stress auslösen. Um dies zu vermeiden, sollten Sie ihm das Thema bzw. die Themen, die besprochen werden sollen, im Voraus mitteilen. Dadurch kann sich Ihr Mitarbeiter besser vorbereiten. Dies führt zu einem reibungslosen und konstruktiven Gesprächsverlauf, da Ihr Mitarbeiter im Vorfeld die Möglichkeit hatte, die eigene Leistung zu überdenken.

Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt

Ein konstruktives Feedback kann nicht bei der Kaffeemaschine gegeben werden. Es erweist sich als unerlässlich, einen geeigneten Ort und den richtigen Zeitpunkt zu wählen, um eine effektive Kommunikation zu gewährleisten. Eine zeitnahe Rückmeldung, kurz nach der Aktion, ist in der Regel effektiver. Sie sollten sich jedoch eine Bedenkzeit nehmen, um die Situation zu prüfen und zu entscheiden, was Sie sagen wollen. Emotionen können ein Feedback unnötig negativ ausfallen lassen. 

Beginnen Sie mit dem positiven Feedback

Um ein konstruktives Feedback zu geben, konzentrieren Sie sich zuerst auf das positive Feedback. Sie sollten einige Handlungen oder Verhaltensweisen loben, ohne Ihr Ziel aus den Augen zu verlieren oder Kritik und Lob zu vermischen. Sie können Ihren Austausch damit beginnen, dass Sie die geleistete Arbeit und die für das Projekt aufgewendete Zeit anerkennen. Ein wertschätzender und ermutigender Aufhänger versetzt den Mitarbeiter in eine aufmerksame und den Manager in eine konstruktive Haltung. Dies ermöglicht es, in einem zweiten Schritt mögliche negative Punkte gemeinsam zu beleuchten und durch Mindful Leadership zu verbessern. Vermeiden Sie destruktives Feedback.

Konzentrieren Sie sich auf die Leistung und nicht auf die Person

Das Feedback sollte sich auf die Arbeit und nicht auf die Person des Mitarbeiters konzentrieren. Die Führungskraft sollte abwertende Urteile wie "Du kommst ständig zu spät" oder "Dir fehlt es immer an Motivation" vermeiden. Diese Art von Urteilen dient nicht dem Ziel des Managers. Das Ziel muss sein, Probleme aufzudecken und diese aus dem Weg zu räumen, sodass Mitarbeiter wieder motiviert und ehrgeizig an Aufgaben herangehen. 

Trotzdem dürfen Führungskräfte auch persönliche Probleme mit Ihren Mitarbeitern aufklären, wenn diese zu einer Belastung des Mitarbeiters führen. Hier ist ein gewisses Fingerspitzengefühl gefragt.  

Setzen Sie auf Klarheit und Präzision

Selbst ein negatives Management-Feedback hat eine größere Chance, gehört zu werden und die gewünschte Wirkung zu erzielen, wenn es klar und präzise ausgedrückt wird. Vermeiden Sie daher Formulierungen, die Interpretationsspielraum bieten. Wenn Sie detaillierte und präzise Beispiele dafür nennen, was nicht funktioniert hat, finden Sie gemeinsam mit Ihrem Mitarbeiter leicht heraus, wo Verbesserungen möglich sind. Ein aggressiver Ton sollte vermieden werden.

Berücksichtigen Sie den Mitarbeiter beim Feedback

Das Feedback sollte auf die Persönlichkeit des Gesprächspartners abgestimmt sein. Manche Mitarbeiter benötigen längeres und ausführlicheres Feedback als andere. Auch benötigen manche Mitarbeiter dieses regelmäßiger. Mitarbeiter müssen die Chance bekommen, ihre Sicht der Dinge auszudrücken. Lob und Anerkennung hingegen funktionieren bei jedem Mitarbeiter motivierend. 

Lassen Sie Ihren Mitarbeitern Zeit zum Nachdenken

Mitarbeiter können unter Umständen Schwierigkeiten haben, Feedback anzunehmen. Wenn Sie feststellen, dass der Austausch die Qualität der Arbeit beeinträchtigt oder die Moral berühren könnte, ist es am besten, den Mitarbeitern etwas Zeit zu geben, um die Informationen zu verarbeiten. Beispielsweise kann eine Pause eingelegt werden, um die Situation objektiv zu analysieren und die erforderlichen Entscheidungen zu treffen, und dann mit einer neuen Einstellung an den Arbeitsplatz zurückkehren.


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