• HR Fachwissen

Tatsächliche Kosten für eine HR-Software

Monika Slawinska

Wahrscheinlich haben Sie bemerkt, dass die Gesamtkosten für eine HR-Software nicht immer auf einen Blick erkennbar sind. Um ein klares Bild zu erhalten, haben wir nachgeforscht: Wir haben die tatsächlichen Kosten einer HR-Software ermittelt und analysiert, was darin enthalten ist und was nicht.

Aus Gründen der Vergleichbarkeit wird in diesem Artikel nur auf die Kosten von SaaS HR-Software (= Software, die in der Cloud gehostet wird und online zugänglich ist) und nicht auf die Kosten von On-Premise-Software (= Software, die vor Ort installiert und gehostet wird) eingegangen.

1. Im Preis der HR-Software enthaltene Funktionen

Zuallererst müssen Sie wissen, welche Ansprüche Sie an eine HR-Software haben und Ihre Bedürfnisse genau definieren. Hier sind die wichtigsten Funktionen aufgelistet: 

Die Kostenspanne für eine HR-Software ist dabei enorm: So können die Kosten von ein paar Euro pro Mitarbeiter/Monat bis zu mehreren hundert Euro pro Mitarbeiter/Monat variieren. Es ist deswegen wichtig die Bedürfnisse Ihres Unternehmens genau zu analysieren, auch wenn der Return on Investment sichergestellt ist. Das hilft Ihnen sich für die bestmögliche HRIS-Lösung zu entscheiden! Beachten Sie hierbei auch die Entwicklung Ihrer zukünftigen Bedürfnisse und Anforderungen an die HR-Software, damit Sie diese möglichst lange nutzen können.

Um Ihre HR-Software optimal auszuwählen, ist es am besten, die Software zu testen. Somit stellen Sie sicher, dass die ausgewählte HR-Lösung die richtige für Sie ist. Es ist Geldverschwendung, für Funktionen zu bezahlen, die man nicht oder nur sehr eingeschränkt benutzt. Besser Sie entscheiden sich für eine übersichtliche und einfache Lösung, so sparen Sie im Alltag nämlich Zeit und finden sich leicht zurecht.

Indem Sie eine kostenlose Demo anfordern, können Sie sich die Software zeigen und erklären lassen. Damit können Sie einfach überprüfen, ob die HR-Lösung alle Funktionen beinhaltet, die Sie benötigen und wie man diese genau nutzt. Fragen Sie während der Online Demo nach, ob die Lösung mit anderer Software, die Sie bereits in Ihrem Unternehmen verwenden, kompatibel ist (API).

2. Preise für HR-Software: Vorsicht vor versteckten Implementierungskosten

Normalerweise ist die Implementierung einer SaaS-Software kostenlos. Diese Art der HR-Software ist ein sofort einsatzbereiter Service. Das ist allerdings nicht immer klar, dass diese Kosten in dem Preis mit inbegriffen sein sollten.

Datenimport

Die Möglichkeit, Ihre eigenen Daten zu importieren, ist eine deutliche Zeitersparnis. Sie müssen nicht alle Daten mühsam übertragen, sondern klicken nur auf “Daten importieren” und warten bis alle wichtigen Daten in der Software hochgeladen wurden.

Nur bei wenigen HR-Tools zahlen Sie Gebühren für den Datenimport. Wählen Sie am besten eine HRIS-Lösung, die den Datenimport direkt über das Tool oder einen kostenlosen Import durch den Softwarehersteller ermöglicht.

Wenn diese Leistung nicht explizit enthalten ist, zögern Sie nicht, nach dem Preis zu fragen!

Installations- und Schulungskosten

Die Kosten für die Installation einer HR-Software sind weitere versteckte Kosten. Ein Tool, das eine einfache Bedienung verspricht, braucht für seine Konfiguration nichts zu berechnen. Denn sie sollte einfach und schnell passieren ohne die Hilfe eines ausgebildeten Fachmannes. Sollten Sie doch Hilfe benötigen, dann sollte die Installation als Dienstleistung inbegriffen sein. 

Außerdem können Sie auf Schulungen verzichten, wenn das Tool ausreichend intuitiv gestaltet ist. Sie sollten die Anwendung starten und sich innerhalb kurzer Zeit selbst darin zurechtfinden können.

Falls Schwierigkeiten bei der Inbetriebnahme des Systems auftreten, bietet die HR-Software in der Regel einen Kundensupport an, um Ihnen zu helfen. Zusätzlich sollten weitere frei zugängliche Informationen die Implementierung der Software erleichtern: ausführliche Anleitungen, umfangreiche FAQs oder selbst erklärende  Videos.

Sollten Sie keine Möglichkeit finden, sich eine kostenlose Hilfe bei Fragen zu holen, kann dies versteckte Kosten für die HR-Software bedeuten. Fragen Sie nach Einzelheiten zu der Einrichtungsgebühr sowie nach eventuellen weiteren Kosten für die Benötigung von Support in der Zukunft.

Vorab-Überprüfung der Anforderungen

Einige HRIS-Lösungen berechnen zudem eine Pauschale für eine Vorab-Überprüfung, um Ihre Bedürfnisse vor der Installation der Software zu ermitteln.

Aber ist eine bezahltes Überprüfung der Anforderungen, die Sie haben wirklich notwendig? Oft ist das bei KMU nicht der Fall. 

Wenn letztlich die vorgeschlagene HR-Lösung intuitiv ist und der Hersteller ehrliche Angaben gemacht hat, sollte es keine einmaligen oder versteckten Kosten geben und eine Vorab-Überprüfung der Anforderungen überflüssig machen.

3. Kosten für eine HR-Software: wiederkehrende Kosten

Zur Erinnerung: Bei einer SaaS-Software fallen keine Update- oder Wartungsgebühren an, da diese Kosten vom Hersteller getragen werden. Dies ist einer der großen Vorteile von SaaS: Die einzigen bestehenden Gebühren sind die Nutzungs- und Abogebühren für die HR-Software. Dennoch sollte man sehr genau auf das Kleingedruckte im Vertrag achten, weil die Gebühren nicht immer ganz eindeutig dargestellt sind.

Finden Sie die Software, die am besten zu Ihren Bedürfnissen passt

Eine HR-Software kann nach folgenden Möglichkeiten abgerechnet werden: 

  • Nach Funktionen 
  • Nach Anzahl der Benutzer
  • Nach Paketen mit bestimmten Funktionen und Dienstleistungen.

Verzichten Sie auf HR-Lösungen mit vielen "kleinen" Optionen, die Sie individuell zusammenstellen können: Nach und nach entstehen so nämlich ganz schnell zusätzliche Kosten, die am Monatsende erst sichtbar werden und eine böse Überraschung mit sich bringen. Analysieren Sie im Detail alle Bedingungen des Vertrags für die ausgewählte HR-Software.

Hier finden Sie eine Liste an Punkten, die Sie sich vor der Unterzeichnung eines Vertrags durchgehen sollten.

1. Abo und Dauer der Verpflichtung

Die Abrechnung des Abos kann monatlich oder jährlich erfolgen. Auch wenn das Jahresabo günstiger ist, bietet das Monatsabo mehr Flexibilität. Um sicher zu sein, dass Sie die richtige Wahl getroffen haben, sollten Sie deshalb zuerst ein Monatsabo abschließen und einen Test von mindestens ein bis zwei Wochen machen. Nachdem Sie sich von der Lösung im Alltag überzeugt haben, können Sie meistens problemlos zum Jahresabo wechseln.

Ein weiterer Punkt, den man beachten sollte, ist, dass das Jahresabo oftmals an eine mindestens 12-monatige Verpflichtung gebunden ist. Sobald das Abo abgeschlossen ist, gibt es keine andere Wahl, als die Software zu benutzen. Im schlimmsten Fall kann es sein, dass Sie ein weiteres Software-Abo kaufen müssen, wenn das ursprünglich von Ihnen ausgewählte nicht geeignet ist. Dann zahlen Sie doppelt!

2. Kündigungsbedingungen 

Man denkt nicht viel über die Kündigung nach, wenn man ein Abo abschließt. 

Normalerweise sollte in dem Vertrag stehen, wie lange die Kündigungsfrist beträgt und dass Sie Ihr Abo zum Ende des Monats oder des Jahres X Monate davor kündigen können.

3. Anteilige Abrechnung 

Nehmen wir an, Sie fügen im Laufe des Jahres weitere Benutzer hinzu, da Sie mehreren Mitarbeitern den Zugang zu der Software ermöglichen möchten. Beachten Sie dabei folgendes: Werden die Gebühren für diese Benutzer anteilig berechnet oder werden Sie für das/den gesamte(n) Jahr/Monat zur Zahlung aufgefordert? 

4. Rechnungsstellung für deaktivierte Benutzer 

Normalerweise ist ein deaktivierter Benutzer nicht mehr aktiv. Also sollten Sie logischerweise nicht für ihn bezahlen müssen. Doch manchmal ist das trotzdem der Fall! Denken Sie daran, sich beim Anbieter der HR-Software zu erkundigen, ob die Erneuerung des Abonnements (monatlich oder jährlich) auf der Anzahl der aktiven Benutzer zum Zeitpunkt X basiert und nicht auf der Anzahl der zum Zeitpunkt des Abos eingegebenen Benutzer.

5. Die für ein Abonnement erforderliche Mindestanzahl von Benutzern 

Einige HR-Software setzen eine Mindestanzahl von Benutzern für das Abo fest. Kleine Unternehmen sind möglicherweise benachteiligt und müssen in diesem Fall nach anderen Lösungen suchen, die keine Mindestanzahl festlegen.

6. Speicherkosten 

Abos werden manchmal mit begrenztem Speicherplatz verkauft. Wenn die Speicherkapazität zu gering ist, können Ihnen zusätzliche Kosten entstehen, da Sie sich Speicherplatz dazu kaufen müssen.

7. Bedingungen für Tariferhöhungen 

Sie finden die Bedingungen für Tariferhöhungen im Kleingedruckten Ihres Vertrags. Zu bevorzugen sind Verträge mit einer jährlichen Begrenzung der Tariferhöhung und einem Kündigungsrecht für den Kunden, falls dieser nicht einverstanden ist.

8. Behalten von Daten bei Beendigung  des Vertrags 

Es mag trivial erscheinen, aber wenn Sie die HR-Software wechseln, wird sich eine solche Funktion für den Export und Übertragung Ihrer Daten als nützlich erweisen. Damit sparen Sie erneut Geld und Zeit.

9. Kundensupport

Vergessen Sie nicht zu prüfen, ob Sie den Kundensupport nutzen können. Im Falle von Problemen erweist sich ein schnell reagierender und kostenloser Kundensupport als sehr hilfreich. 

Vermeiden Sie Chatbots und ihre vorgefertigten Antworten und entscheiden Sie sich stattdessen für einen echten Kundensupport mit engagierten Mitarbeitern, die Ihre Fragen live und schnell beantworten.


Sie haben nun erfahren auf welche wichtigen Aspekte Sie achten sollten, damit Sie am Ende des Monats keine böse Überraschung erleben. Der Preis für eine HR-Software ist zu Beginn oft unklar. Bevorzugen Sie deswegen stets HR-Lösungen mit einer möglichst transparenten Preisgestaltung.

Wir von kiwiHR nehmen die Transparenz und Zufriedenheit unserer Kunden sehr ernst. Bei uns gibt es keine versteckten Kosten: Implementierungskosten sind bei uns im Preis enthalten sowie ein kompetenter Kundensupport. Sie benötigen keine Mindestanzahl an Benutzern. Somit hat jedes Unternehmen mit jeglicher Größe die Chance unsere HR-Software zu nutzen. 

Sie können zwischen zwei Paketen wählen: kiwiHR Starter und kiwiHR Plus

Informieren Sie sich hier über unsere Preise. Unsere Mitarbeiter freuen sich darauf Ihnen das Tool zu zeigen und Ihre Fragen zu beantworten. Vereinbaren Sie eine Online Demo und erhalten Sie weitere Informationen.

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