HR-Software Kosten: Worauf Sie achten sollten

Wahrscheinlich haben Sie bemerkt, dass die Gesamtkosten für eine HR-Software nicht immer direkt ersichtlich sind. Um ein klares Bild zu erhalten, haben wir nachgeforscht: Wir haben die tatsächlichen Kosten ermittelt und analysiert, was darin enthalten ist und was nicht.

Aus Gründen der Vergleichbarkeit wird in diesem Artikel nur auf die Kosten von SaaS HR-Software (= Software, die in der Cloud gehostet wird und online zugänglich ist) und nicht auf die Kosten von On-Premise-Software (= Software, die vor Ort installiert und gehostet wird) eingegangen.

1. Im Preis der Software enthaltene Funktionen
2. Preise: Vorsicht vor versteckten Implementierungskosten
3. Wiederkehrende Kosten
4. Worauf Sie beim Vertragsabschluss achten sollten

Im Preis der Software enthaltene Funktionen

Zu Beginn müssen Sie wissen, welche Ansprüche Sie an eine HR Software Lösung haben und Ihre Bedürfnisse genau definieren. Hier sind die wichtigsten Funktionen aufgelistet: 

• Digitale Personalakte
• Employee Self Service (ESS)
• Digitale Zeiterfassung
• Urlaubsverwaltung (und weitere Abwesenheiten)
• Verwaltung von Zeitplänen
• Dokumentenmanagement
• Vorbereitende Lohnabrechnung
• Bewerbermanagement
• On- und Offboarding
• People Analytics
• Mitarbeiter*innenbeurteilungen
• Kund*innensupport
• Unbegrenzter Speicherplatz 

Die Kostenspanne für eine HR-Software ist dabei enorm: So können die Kosten von ein paar Euro bis zu mehreren hundert Euro pro Monat pro Mitarbeiter*in variieren. Es ist deswegen wichtig die Bedürfnisse Ihres Unternehmens genau zu analysieren, auch wenn der Return on Investment sichergestellt ist. Das hilft Ihnen sich für die bestmögliche HRIS-Lösung zu entscheiden! Beachten Sie hierbei auch die Entwicklung Ihrer zukünftigen Bedürfnisse und Anforderungen an die HR-Software, damit Sie diese möglichst lange nutzen können.

Um Ihre HR-Software optimal auszuwählen, ist es am besten, die Software vorher zu testen. Somit stellen Sie sicher, dass die ausgewählte HR-Lösung die richtige für Sie ist. Verschwenden Sie kein Geld für Funktionen, die Sie nicht oder nur sehr eingeschränkt nutzen werden. Sie sollten sich für eine übersichtliche und einfache Lösung entscheiden - so sparen Sie nämlich Zeit und finden sich besser zurecht.

Indem Sie eine kostenlose Demo anfordern, können Sie sich die Software zeigen und erklären lassen. Auf diese Weise können Sie einfach überprüfen, ob die HR-Lösung alle Funktionen beinhaltet, die Sie benötigen und wie man diese genau nutzt. Fragen Sie während der Online Demo nach, ob die Lösung mit anderer Software, die Sie bereits in Ihrem Unternehmen verwenden, kompatibel ist (Stichwort API).

Preise: Vorsicht vor versteckten Implementierungskosten

Normalerweise ist die Implementierung einer SaaS-Software kostenlos. Diese Art der HR-Software ist ein sofort einsatzbereiter Service. Es ist jedoch nicht immer klar ersichtlich, ob diese Kosten im Preis mit inbegriffen sind.

Datenimport

Die Möglichkeit, Ihre eigenen Daten zu importieren, führt zu einer deutlichen Zeitersparnis. Sie müssen nicht alle Daten mühsam übertragen, sondern klicken nur auf “Daten importieren” und warten bis alle wichtigen Daten in der Software hochgeladen wurden.

Nur bei wenigen HR-Tools zahlen Sie Gebühren für den Datenimport. Wählen Sie am besten eine HRIS-Lösung, die den Datenimport direkt über das Tool oder einen kostenlosen Import durch den Softwarehersteller ermöglicht.

Wenn diese Leistung nicht explizit enthalten ist, zögern Sie nicht, nach dem Preis zu fragen!

Installations- und Schulungskosten

Die Kosten für die Installation einer HR-Software sind weitere versteckte Kosten. Ein Tool, das eine einfache Bedienung verspricht, sollte für die Konfiguration keine zusätzlichen Kosten in Rechnung stellen. Denn sie sollte einfach und schnell erfolgen können - ohne die Hilfe einer ausgebildeten Fachkraft. Sollten Sie doch Hilfe benötigen, dann sollte die Installation als Dienstleistung im Preis mit inbegriffen sein. 

Außerdem können Sie auf Schulungen verzichten, wenn das Tool ausreichend intuitiv gestaltet ist. Sie sollten die Anwendung starten und sich innerhalb kurzer Zeit selbst darin zurechtfinden können.

Falls Schwierigkeiten bei der Inbetriebnahme des Systems auftreten, bietet die HR-Software in der Regel einen Kundensupport an, um Ihnen zu helfen. Zusätzlich sollten weitere frei zugängliche Informationen die Implementierung der Software erleichtern: ausführliche Anleitungen, umfangreiche FAQs oder selbsterklärende Videos.

Sollten Sie keine Möglichkeit finden, sich eine kostenlose Hilfe bei Fragen zu holen, kann dies versteckte Kosten bedeuten. Fragen Sie nach Einzelheiten zu der Implementierungsgebühr sowie nach eventuellen weiteren Kosten für benötigten Support in der Zukunft.

Vorab-Überprüfung der Anforderungen

Einige HRIS-Lösungen berechnen zudem eine Pauschale für eine Vorab-Überprüfung, um Ihre Bedürfnisse vor der Installation der Software zu ermitteln.

Aber ist eine bezahlte Überprüfung der Anforderungen, die Sie haben, wirklich notwendig? Oft ist das bei KMU nicht der Fall. 

Wenn letztlich die vorgeschlagene HR-Lösung intuitiv ist und der Hersteller ehrliche Angaben gemacht hat, sollte es keine einmaligen oder versteckten Kosten geben und eine Vorab-Überprüfung der Anforderungen überflüssig machen.

Wiederkehrende Kosten

Zur Erinnerung: Bei einer SaaS-Software fallen keine Update- oder Wartungsgebühren an, da diese Kosten vom Hersteller getragen werden. Dies ist einer der großen Vorteile einer HR-Software: Die einzigen bestehenden Gebühren sind die Nutzungs- und Abogebühren für die HR-Software. Dennoch sollte man sehr genau auf das Kleingedruckte im Vertrag achten, weil die Gebühren nicht immer ganz eindeutig dargestellt sind.

Finden Sie die Software, die am besten zu Ihren Bedürfnissen passt

Eine HR-Software kann nach folgenden Möglichkeiten abgerechnet werden: 

• Nach Funktionen 
• Nach Anzahl der Nutzer*innen
• Nach Paketen mit bestimmten Funktionen und Dienstleistungen

Verzichten Sie auf HR-Lösungen mit vielen "kleinen" Optionen, die Sie individuell zusammenstellen können: Nach und nach entstehen so nämlich ganz schnell zusätzliche Kosten, die am Monatsende erst sichtbar werden und zu einer bösen Überraschung führen.

Worauf Sie beim Vertragsabschluss achten sollten

Hier finden Sie eine Liste an Punkten, die Sie sich vor der Unterzeichnung eines Vertrags durchgehen sollten.

1. Abo und Dauer der Verpflichtung

Die Abrechnung des Abos kann monatlich oder jährlich erfolgen. Auch wenn das Jahresabo günstiger ist, bietet das Monatsabo mehr Flexibilität. Um sicher zu sein, dass Sie die richtige Wahl getroffen haben, sollten Sie deshalb zuerst ein Monatsabo abschließen und einen Test von mindestens ein bis zwei Wochen machen. Nachdem Sie sich von der Lösung im Alltag überzeugt haben, können Sie meistens problemlos zum Jahresabo wechseln.

Jahresabos sind oftmals an eine mindestens 12-monatige Verpflichtung gebunden. Sobald das Abo abgeschlossen ist, gibt es keine andere Wahl, als die Software zu nutzen. Im schlimmsten Fall kann es sein, dass Sie ein weiteres Software-Abo kaufen müssen, wenn das ursprünglich von Ihnen ausgewählte nicht geeignet ist. Dann zahlen Sie doppelt!

2. Kündigungsbedingungen 

Man denkt nicht viel über die Kündigung nach, wenn man ein Abo abschließt. Normalerweise sollte in dem Vertrag jedoch stehen, wie lange die Kündigungsfrist ist.

3. Anteilige Abrechnung 

Nehmen wir an, Sie fügen im Laufe des Jahres weitere Nutzer*innen hinzu, da Sie mehreren Mitarbeiter*innen den Zugang zu der Software ermöglichen möchten. Beachten Sie dabei Folgendes: Werden die Gebühren für diese Benutzer anteilig berechnet oder werden Sie für das/den gesamte(n) Jahr/Monat zur Zahlung aufgefordert? 

4. Rechnungsstellung für deaktivierte Nutzer*innen 

Normalerweise nutzen deaktivierte Nutzer*innen die Software nicht mehr. Also sollten Sie logischerweise nicht für sie bezahlen müssen. Doch manchmal ist das dennoch der Fall! Denken Sie daran, sich beim Anbieter der HR-Software zu erkundigen, ob die Erneuerung des Abonnements (monatlich oder jährlich) auf der Anzahl der aktiven Nutzer*innen zum Zeitpunkt X basiert und nicht auf der Anzahl der Nutzer*innen, die beim Abschluss des Abos eingegeben wurden.

5. Die für ein Abonnement erforderliche Mindestanzahl von Nutzer*innen 

Einige Anbieter von HR-Software setzen eine Mindestanzahl von Nutzer*innen für das Abo voraus. Kleine Unternehmen sind möglicherweise benachteiligt und müssen in diesem Fall nach anderen Lösungen suchen, die keine Mindestanzahl fordern.

6. Speicherkosten 

Abos werden manchmal mit begrenztem Speicherplatz verkauft. Wenn die Speicherkapazität zu gering ist, können Ihnen zusätzliche Kosten entstehen, da Sie sich zusätzlichen Speicherplatz kaufen müssen.

7. Bedingungen für Tariferhöhungen 

Sie finden die Bedingungen für Tariferhöhungen im Kleingedruckten Ihres Vertrags. Zu bevorzugen sind Verträge mit einer jährlichen Begrenzung der Tariferhöhung und einem Kündigungsrecht für Kund*innen, falls diese nicht einverstanden sind.

8. Daten bei Beendigung des Vertrags behalten 

Es mag trivial erscheinen, aber wenn Sie die HR-Software wechseln, wird sich eine solche Funktion für den Export und die Übertragung Ihrer Daten als nützlich erweisen. Damit sparen Sie erneut Zeit und Geld.

9. Kundensupport

Vergessen Sie nicht zu prüfen, ob Sie den Kundensupport nutzen können. Im Falle von Problemen erweist sich ein schnell reagierender und kostenloser Kundensupport als sehr hilfreich. 

Vermeiden Sie Chatbots und ihre vorgefertigten Antworten und entscheiden Sie sich stattdessen für einen echten Kundensupport mit engagierten Mitarbeiter*innen, die Ihre Fragen live und schnell beantworten.

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