Zeiterfassung für hybride Arbeit

Das Konzept der hybriden Arbeit hat sich durch die Corona Pandemie im Alltag etabliert. Da von den Arbeitnehmern erwartet wurde, dass sie sowohl vor Ort als auch aus der Ferne (Homeoffice Pflicht zu manchen Zeiten während der Corona Pandemie) arbeiten, mussten bestimmte Änderungen vorgenommen werden, um diese neue Art der Arbeit in jeder Organisation erfolgreich zu verwalten.

Inhaltsübersicht:

1. Eine gesetzliche Verpflichtung für Zeiterfassung

2. Vorteile der Zeiterfassung für hybrides Arbeiten

3. Wie erfasst man die hybride Arbeitszeit?

4. Die Vorteile der hybriden Zeiterfassung mit einer Online-Software

5. Fazit

Eine gesetzliche Verpflichtung für Zeiterfassung

Im Mai 2019 hat der EuGH (Europäischer Gerichtshof) ein Urteil erlassen, das Unternehmen verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen.

Der Arbeitgeber muss in der Lage sein, die von seinen Angestellten täglich geleisteten Arbeitsstunden zu erfassen. Dafür muss ein System eingeführt werden, welches dies zulässt. Die Zeiten, zu denen die Mitarbeiter den Arbeitsplatz betreten und verlassen, sowie die Überstunden müssen mit diesem System aufgezeichnet werden. Dadurch wird die Work Life Balance gestärkt und Überstunden minimiert.

Diese gesetzliche Verpflichtung gilt für alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder Betriebsart. Das bedeutet, dass die Zeiterfassung auch für hybride Arbeit bzw. remote work gilt. Die Tatsache, dass Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ihre Aufgaben ganz oder teilweise zu Hause erledigen, entbindet Unternehmen nicht von der Zeiterfassungspflicht. In diesem Fall muss eben auf eine mobile Zeiterfassung zurückgegriffen werden.

Vorteile der Zeiterfassung für hybrides Arbeiten

Die Zeiterfassung ist ein Erfordernis, gilt jedoch auch als Maßstab, um die Produktivität zu steigern. Vor allem, wenn die Arbeit aus der Ferne erledigt wird.

Darüber hinaus erleichtert dieses System die Verwaltung von Überstunden, Abwesenheiten und deren Begründungen, was vor allem dann von Vorteil ist, wenn die Telearbeit oder in Vollzeit oder als hybrid work genutzt wird.

Die Einrichtung eines automatisierten Verfolgungssystems spart dem Unternehmen Zeit bei den Verwaltungsaufgaben und ermöglicht es, sich auf den Kern des Unternehmens zu konzentrieren: die Mitarbeiter.

Wie erfasst man die hybride Arbeitszeit?

Die Erfassung der Büroarbeitszeit kann mit den folgenden Instrumenten erfolgen:

• Vor Ort installierte elektronische Zeiterfassungsgeräte

• Zeiterfassungsprotokolle auf Papier

• Digitale Tabellenkalkulationen

• Software für Zeiterfassung und Anwesenheit

Nicht alle diese Instrumente sind mit der Heimarbeit kompatibel. Dies gilt insbesondere für elektronische Zeiterfassungsgeräte (sogenannte Stempeluhren) und Papieraufzeichnungen, die am Hauptsitz des Unternehmens verbleiben müssen.

Bei der Auswahl eines Systems zur Zeiterfassung für Hybridarbeit muss die doppelte Natur dieser Art von Arbeit berücksichtigt werden: Präsenzarbeit und Fernarbeit. Um eine optimale Verwaltung der hybriden Arbeitszeiten zu gewährleisten, ist es ratsam, ein einziges Tool zu verwenden, um die im Büro und zu Hause verbrachte Zeit zu überwachen.

Die Tabellenkalkulation als Instrument zur Arbeitszeiterfassung

Es kann für einen Arbeitgeber verlockend sein, eine Tabellenkalkulation für die Einrichtung eines Zeiterfassungssystems zu verwenden. Es gibt viele Lösungen, darunter die beliebte Excel-Software.

Mit diesen anpassbaren Tools können die Anfangs- und Endzeiten jedes Mitarbeiters erfasst werden. Die Mitarbeiter können eine tägliche oder wöchentliche Excel-Arbeitsmappe online ausfüllen und sie per E-Mail an das Unternehmen übermitteln.

Diese offensichtliche Benutzerfreundlichkeit hat einen Nachteil, wenn sie - auch aufgrund der Anzahl der Mitarbeiter - zu einer großen Datenmenge führt, die verwaltet werden muss. Dadurch entsteht für den Arbeitgeber ein komplexer Verwaltungsprozess, der das Risiko von Fehlern erhöht.

Software für hybride Zeiterfassung

Der Einsatz einer HR-Software zur Erfassung der hybriden Arbeitszeiten ist die effektivste Option. Das liegt daran, dass ein und dasselbe Tool die Zeiterfassungsanforderungen sowohl für die Präsenz- als auch für die Heimarbeit verwalten kann.

Außerdem ist es einfach und kostengünstig einzurichten. So kann der Arbeitgeber seinen gesetzlichen Verpflichtungen zur Überwachung der Arbeitszeiten kostengünstig nachkommen, ohne sich in Papierformularen oder Berechnungsblättern zu verlieren.

Darüber hinaus erleichtert eine HR-Software die individuelle Anpassung der Arbeitszeiten der einzelnen Mitarbeiter. Eine gute Zeiterfassungssoftware umfasst eine automatische Zeitverwaltung: geleistete Arbeitsstunden, Überstunden und Urlaub.

Der große Vorteil dieser Zentralisierung liegt in der Transparenz: Alle Daten, gleich welche Arbeitszeitmodelle im Unternehmen angeboten werden, sind ständig abrufbar, ohne dass Tabellenkalkulationen oder Papieraufzeichnungen erstellt werden müssen.

Außerdem ist die Eingabe der Arbeitszeit für den Mitarbeiter einfach: ein Klick auf dem Computer oder Smartphone genügt.

Die Vorteile der hybriden Zeiterfassung mit einer Online-Software

In der Vor-Corona-Zeit war hybrides arbeiten in den meisten Unternehmen nur sehr schwer denkbar. In der Nach-Corona-Zeit hat es sogar der Staat geschafft hybrid work anzubieten - was ein Fortschritt. Die Covid-19-Pandemie hat also einen Wandel der Arbeitsformen herbeigeführt. Nun musste sich die Arbeitszeiterfassung daran anpassen. Deshalb haben die Unternehmen ihre Stempeluhren oder Papierformulare durch Instrumente ersetzt, die für das hybride Arbeiten geeignet sind.

Digitale Software-Lösungen, die die Überwachung der Arbeitszeit vereinfachen, werden aufgrund ihrer Effizienz und Kosteneffizienz immer beliebter. Die Gründe für diesen Erfolg sind leicht nachvollziehbar.

Geringere Investitionen

Der Einsatz von Online-Software erfordert keine Investitionen in spezielle Hardware. Es ist beispielsweise nicht notwendig, ein neues Softwaresystem oder einen eigenen Server zu installieren.

Außerdem wird durch die Digitalisierung die Verwendung von Papier vermieden und die Verarbeitung beschleunigt. Von der Erfassung der Zeitdaten bis zu ihrer Verarbeitung wird alles online erledigt. Schneller und zu kontrollierteren Kosten.

Auf der Seite der Arbeitnehmer entfällt durch die Verwendung von Online-Software die Notwendigkeit einer physischen Installation auf ihren Computern oder Smartphones.

Benutzerfreundlichkeit

Wo Tabellenkalkulationen Computer- und Mathematikkenntnisse erfordern, vereinfacht Online-Software das Arbeitsleben der Nutzer. Die Benutzeroberflächen sind oft leicht zu erlernen, was den Mitarbeitern und Personalleitern Zeit spart.

Darüber hinaus ist eine Zeiterfassungssoftware ein Instrument, das die Kontrolle der Arbeitszeit vereinfacht. Alle Informationen sind zentralisiert und jederzeit abrufbar. Dies erleichtert sowohl die Personalverwaltung als auch die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften.

Regelkonformes System

Wie andere Instrumente zur Arbeitszeitkontrolle entspricht auch die Online-HR-Software in vollem Umfang den gesetzlichen Anforderungen, was Sicherheit im Falle einer Prüfung oder eines Eingriffs der Arbeitsaufsichtsbehörde garantiert.

Diese Vorteile erklären die wachsende Beliebtheit der hybriden Online-Zeiterfassungssoftware. Immer mehr Unternehmen bevorzugen diese Online-Tools, sei es für die Arbeit vor Ort, für die Arbeit von zu Hause aus oder für die gemischte Arbeit.

Fazit

In der heutigen Arbeitswelt gibt es viele verschiedene Arbeitsmodelle. Egal ob Homeoffice Arbeit, Präsenzkultur, hybride Arbeit oder nur einige remote work Tage im Monat. Alles ist möglich und deshalb muss auch die Zeiterfassung alle Arbeitsmodelle gleichermaßen abdecken. Die Rahmenbedingungen müssen durch eine mobile Zeiterfassung erfüllt sein. Da die Vorteile einer Zeiterfassungssoftware klar auf der Hand liegen, gelingt dies wohl am Besten mit einer umfassenden HR-Software. Jedoch ist auch die Zeiterfassung via Papier oder Excel immer noch möglich - nur eben mehr Aufwand.