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- Temps de travail
Suivi des temps de travail hybride : comment le mettre en place ?
Le concept de temps de travail hybride a pris son essor avec la crise sanitaire de la Covid-19. Le temps de travail de l'employé est exercé en partie sur son lieu de travail et à distance. Comment adapter le suivi des temps de travail hybride à ce nouveau mode d'organisation du travail ? Nous vous expliquons tout.
- Une obligation légale applicable au suivi des temps de travail
- Avantages du contrôle des temps de travail hybride
- Le télétravail face aux libertés des travailleurs
- Comment contrôler le temps de travail hybride ?
- Le tableur comme outil d'enregistrement du temps de travail
- Les meilleurs outils pour le suivi du temps de travail hybride
- Les avantages du suivi des temps de travail hybride avec un logiciel en ligne
Une obligation légale applicable au suivi des temps
Selon le Code du travail, tout employeur a l’obligation de contrôler la durée du travail de ses salariés. En effet, le suivi du temps de travail permet à l'entreprise de respecter le droit du travail. De plus, ce contrôle lui permet de veiller à la santé et à la sécurité des travailleurs. Il permet aussi de mesurer les heures travaillées par chaque salarié.
L'employeur doit pouvoir justifier les heures travaillées chaque jour par ses salariés. Les heures d’entrée et de sortie des salariés ainsi que les heures supplémentaires doivent donc être enregistrées.
Les sanctions sont particulièrement lourdes. L'absence de suivi des temps de travail peut ainsi donner lieu à une amende pouvant atteindre 2 000 euros par travailleur.
Cette obligation légale s'impose à tout employeur, peu importe sa taille ou son mode d'organisation du travail. De plus, cela concerne tous les travailleurs sans faire de différence suivant le régime horaire.
Cela signifie que le suivi du temps de travail s'applique au travail hybride. Le fait qu'un travailleur effectue en tout ou en partie ses tâches à domicile n'exempte pas l'entreprise de son obligation.
Avantages du contrôle des temps de travail hybride
Au-delà de son aspect obligatoire, le suivi horaire est un outil de mesure des performances et de la productivité des travailleurs. C'est particulièrement vrai lorsque le travail est réalisé en dehors des murs de l'entreprise.
En outre, il permet de gérer les heures supplémentaires, les périodes d'absence et leur justification. Ce qui est encore plus utile lorsque le télétravail est mis en place à temps plein ou de forme hybride. Mettre sur pied un système automatisé de suivi permet à l'entreprise de gagner du temps en termes de tâches administratives. Cela lui permet de profiter des avantages du télétravail et de se concentrer sur le cœur des ressources humaines : le capital humain.Le télétravail face aux libertés des travailleurs
La particularité du télétravail est que le travailleur remplit ses tâches à son domicile qui est un lieu privé.
Pour la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL), le télétravail est une forme d'organisation du travail que l'employeur peut encadrer et contrôler. La pierre angulaire de ce contrôle repose sur les droits et libertés des travailleurs. C'est ainsi que, s'agissant de surveiller les télétravailleurs, il est interdit d'opérer un contrôle constant par vidéo ou audio. Contrôle continu d'écrans et logiciels d'enregistrement des frappes du clavier sont également prohibés. La géolocalisation est en outre strictement encadrée par la CNIL. Si ce contrôle constant dépasse le suivi des temps de travail, il n'en est pas moins révélateur des contraintes imposées à l'entreprise.
Comment contrôler le temps de travail hybride ?
Le suivi du temps de travail présentiel peut se faire avec les outils suivants :
- Pointeuses électroniques installées sur site
- Registres de suivi en format papier
- Feuilles de calcul numérique (tableur)
- Logiciel de suivi des temps de travail
Le tableur comme outil d'enregistrement du temps de travail
Il peut être tentant pour un employeur d'utiliser un tableur pour mettre en place le suivi des temps de travail. De nombreux programmes existent dont le célèbre logiciel Excel.
Il s'agit d'outils paramétrables qui permettent de collecter pour chaque travailleur les heures de début et de fin de travail. Les travailleurs remplissent en ligne un classeur Excel journalier ou hebdomadaire ou l'envoient par courriel à l'entreprise. La facilité apparente d'utilisation a une contrepartie lorsque le nombre de travailleurs entraîne la nécessité de gérer de gros volumes de données. Cela a comme conséquence une gestion complexe qui augmente les risques d'erreurs et d'amendes.Les meilleurs outils pour le suivi du temps de travail hybride
Afin de remplir ses obligations légales de contrôle du temps de travail, l'employeur qui a opté pour un régime hybride dispose d'alternatives plus efficaces qu'un tableur :
- Reconnaissance faciale
- Terminaux à carte
- Logiciel de suivi du temps de travail
Découvrez notre logiciel de suivi des temps de travail hybride
Reconnaissance faciale pour le suivi des temps de travail
La reconnaissance faciale est aujourd'hui une technologie utilisée par les smartphones ou les systèmes de contrôle d'accès par exemple. Il est possible de l'utiliser pour enregistrer le temps de travail aussi bien dans l'entreprise qu’à distance. La première limite est que c'est un outil lourd à mettre en place, car une base de données biométriques doit être créée puis mise à jour. Ensuite, l'investissement est important tant au niveau du système informatique que des capteurs de reconnaissance faciale qui doivent être installés dans l'entreprise et au domicile du travailleur. Un dernier point est à prendre en considération : l'utilisation d'un système de reconnaissance faciale est soumis à autorisation préalable de la CNIL. Ce type de système implique un investissement initial important. Tant en ce qui concerne l’équipement physique que le système nécessaire à son fonctionnement.Logiciels de suivi des temps de travail hybride
Utiliser un logiciel RH en ligne pour enregistrer le temps de travail hybride est la meilleure option. En effet, le même outil informatique gère le travail en présentiel et le télétravail. De plus, sa mise en place est aisée et économique. Cela permet à l'employeur de remplir à moindre coût ses obligations légales de suivi des temps de travail sans se perdre dans des formulaires papier ou des feuilles de calculs. En outre, un logiciel de ressources humaines facilite la personnalisation des horaires de travail des différents salariés. Un bon logiciel de suivi des temps de travail inclut une gestion automatique des temps de travail : heures travaillées, heures supplémentaires, jours de congés, données de gestion de la paie… Le grand avantage de cette centralisation est la transparence : toutes les données sont accessibles en permanence sans avoir besoin de compiler des feuilles de calcul ou des registres papier. De plus, pour le salarié, la saisie du temps de travail est simple : un clic suffit sur un ordinateur ou un smartphone.
Les avantages du suivi des temps de travail hybride avec un logiciel en ligne
La pandémie de Covid-19 a changé la donne en matière d'enregistrement du temps de travail. Les badgeuses de l'entreprise ou les formulaires papier ont désormais cédé le pas à des outils adaptés au travail hybride. Le futur est aux solutions dématérialisées qui simplifient le suivi du temps de travail. Efficaces et économiques, elles séduisent de plus en plus d'entreprises. Les raisons de ce succès s'expliquent facilement.Investissement réduit
L'utilisation d'un logiciel en ligne n'entraîne aucun investissement dans du matériel spécifique. Nul besoin d'installer un système informatique ou un serveur dédié par exemple. De plus, la digitalisation évite l'utilisation de papier tout en accélérant le processus de traitement. Depuis la collecte des données horaires jusqu'à leur traitement, tout se fait en ligne. Plus rapidement et pour un coût mieux contrôlé. Du côté des travailleurs, l'utilisation d'un logiciel en ligne permet de se passer d'une installation physique sur leurs ordinateurs ou smartphones.Facilité d'utilisation
Là où l'exploitation des tableurs imposent des connaissances informatiques voire mathématiques, les logiciels en ligne simplifient la vie professionnelle des utilisateurs. Les interfaces sont le plus souvent faciles à prendre en main, ce qui est un gain de temps pour les salariés et pour les responsables des ressources humaines.Souplesse
Un logiciel de gestion des temps et des activités est un outil qui simplifie le contrôle du temps de travail. Toutes les informations sont centralisées et accessibles à tout moment. Cela facilite donc à la fois la gestion du personnel et le respect de la législation.Système conforme à la réglementation
Comme les autres outils de contrôle du temps de travail, les logiciels RH en ligne sont parfaitement conformes aux exigences légales, ce qui est un gage de sécurité lors d'un contrôle de l´URSAFF ou d'une intervention de l’inspection du travail.
Ces avantages expliquent l'essor croissant des logiciels en ligne de suivi du temps de travail hybride. De plus en plus d'entreprises privilégient désormais ces outils en ligne, que ce soit pour le travail présentiel, le télétravail ou le travail hybride.Merci de votre inscription !
