Produktivität steigern durch Zeiterfassung

Unter Zeiterfassung am Arbeitsplatz versteht man die Überwachung und Aufzeichnung der Zeit, die ein Mitarbeiter am Tag oder für verschiedene Aufgaben und Projekte aufwendet. Sie ermöglicht es dem Arbeitgeber, die Arbeitsbelastung zu steuern und Bereiche zu ermitteln, in denen die Mitarbeiter möglicherweise zusätzliche Schulungen oder Unterstützung benötigen und die Produktivität zu messen. Doch wie misst man eigentlich Produktivität? Was versteht man darunter und wie kann man Produktivität steigern, indem man sie misst? All diese Fragen werden wir in diesem Artikel beantworten und Ihnen hilfreiche Tipps an die Hand geben.

1. Was versteht man unter „Produktivität”?

Produktivität ist ein Maß dafür, wie gut wir die Dinge, die wir haben, nutzen, um Dinge herzustellen oder zu tun. Man misst die Produktivität, indem man den Zeit- und Arbeitsaufwand für eine Aufgabe mit der Menge des produzierten Outputs vergleicht. Wir können die Produktivität steigern, indem wir bessere Werkzeuge verwenden, unsere Prozesse effizienter gestalten und sicherstellen, dass wir so intelligent wie möglich arbeiten. Die Produktivität steigern bedeutet also, mit weniger mehr zu erreichen, die verfügbaren Ressourcen besser zu nutzen und den Output eines Prozesses zu verbessern. Im Allgemeinen ist es wünschenswert, die Produktivität zu erhöhen, da dies zu größerer Effizienz, Kosteneinsparungen und verbesserter Qualität im Arbeits- und Privatleben führen kann.

Es gibt sehr unterschiedliche Faktoren, die sich auf die Produktivität einer Person auswirken können. Dazu gehören ihre körperliche und geistige Gesundheit, der Zugang zu Ressourcen, das Motivationsniveau und die Qualität der Arbeitsumgebung. Andere Faktoren wie Alter, Geschlecht oder Erfahrung spielen ebenfalls eine Rolle.

2. Wie kann man Produktivität steigern?

Unter Produktivitätssteigerung versteht man den Prozess der effizienteren Nutzung von Ressourcen wie Zeit, Geld und Material, um in kürzerer Zeit qualitativ hochwertigere Produkte oder Dienstleistungen zu erstellen. Dies kann man durch verschiedene Methoden erreichen.

Man kann seine eigene Produktivität steigern durch verschiedene Methoden, wie z. B.:

1. Ziele setzen und einen Plan erstellen, um sie zu erreichen.

2. Priorisierung der Aufgaben und Konzentration auf die wichtigsten Aufgaben.

3. Regelmäßige Pausen einlegen, um konzentriert zu bleiben.

4. Ablenkungen wie soziale Medien, E-Mails und Telefonanrufe ausschalten, wenn man an einer Aufgabe arbeitet.

5. Selbstorganisation stärken, indem man die Aufgaben in einem Planer oder Kalender festhält.

6. Anwendung von Zeitmanagementtechniken oder Aufteilung großer Projekte in kleinere Zeitabschnitte mit festgelegten Fristen.

7. Gesunde Mahlzeiten zu sich nehmen und regelmäßig Sport treiben, um das Energieniveau den ganzen Tag über zu halten.

8. Ratschläge von Mentoren oder Kollegen einholen, die Erfahrung mit erfolgreichen Produktivitätsstrategien haben

9. Die Work life Balance steigern, indem Arbeitszeit eingehalten und auf den Freizeitausgleich geachtet wird

Das Ziel der Produktivitätssteigerung besteht also darin, mit weniger Ressourcen mehr Ergebnisse zu erzielen. Um dies zu erreichen, müssen Unternehmen Bereiche ermitteln, in denen sie Prozesse rationalisieren, Verschwendung beseitigen und ihre vorhandenen Ressourcen optimal nutzen können. Dabei kann die Zeiterfassung helfen. Vor allem die Erfassung von Arbeitszeit auf Projekte steigert deren Outcome und somit die Produktivität.

3. Wichtige Kennzahlen

Produktivitätskennzahlen messen, wie gut ein Unternehmen seine Ressourcen einsetzt, um seine Ziele zu erreichen. Sie helfen Ihnen dabei, verschiedene Produktionsprozesse zu vergleichen, Arbeitskosten zu analysieren und herauszufinden, was verbessert werden muss. Diese Zahlen geben Aufschluss darüber, wie effizient Ihr Unternehmen seine Ressourcen einsetzt und Ergebnisse erzielt.

- Gesamtoutput = Maß dafür, wie viel Arbeit in einer bestimmten Zeit erledigt wird

- Kosten pro Einheit = wie viel es kostet, eine Sache herzustellen

- Output pro Zeiteinheit = wie viele Dinge Sie in einer Stunde oder einem Tag herstellen können.

- Qualität des Outputs = ob die hergestellten Produkte gut sind oder nicht

- Arbeitsauslastung = wie viel Prozent der zur Verfügung stehenden Zeit tatsächlich für die Herstellung von Produkten verwendet wurde

Mit den Produktivitätskennzahlen erhalten Sie wichtige Informationen über die Leistung Ihres Unternehmens. Diese sollten Sie dazu verwendet, um zu entscheiden, wo Ressourcen eingesetzt werden sollen und welche Änderungen an der Art und Weise vorzunehmen sind, wie Dinge erledigt werden und wie Sie andere Pläne entwerfen können, die zu mehr Effizienz führen. Indem die Unternehmen diese Zahlen im Laufe der Zeit verfolgen, können sie feststellen, ob sie ihren Zielen näher kommen.

4. Wie kann man Produktivität messen und berechnen?

Die Produktivität lässt sich also anhand des Outputs pro Input-Einheit messen. Dies kann die Anzahl der pro Stunde hergestellten Produkte, der pro Stunde verdiente Geldbetrag oder die Zeit sein, die für eine Aufgabe benötigt wird. Andere Faktoren wie Qualität und Kundenzufriedenheit sollten bei der Messung der Produktivität ebenfalls berücksichtigt werden.

Die Produktivität ist ein Maß für die Effizienz der Produktion. Man berechnet sie, indem der Output (Waren und Dienstleistungen) durch den Input (Arbeit, Kapital, Energie und Material) teilt. Die Produktivität kann man auch in Form der Arbeitsproduktivität messen, die den Output pro Arbeitsstunde angibt. Dieses Maß wird häufig zum Vergleich verschiedener Branchen oder Länder verwendet. Es gilt also folgende Formel:

Arbeitsproduktivität = Output / Arbeitseinsatz

Diese Formel kann also hilfreich für Unternehmen zu sein, um ein Gefühl für die Arbeitsproduktivität seiner Mitarbeiter zu bekommen. Beachten Sie jedoch, dass verschiedene Faktoren Einfluss auf diese Berechnung haben können und eine geringe Arbeitsproduktivität nicht immer auf die Leistung der Mitarbeiter zurückzuführen ist. Weitere Informationen zur Arbeitsproduktivitäts-Formel finden Sie in unserem Blog.

5. Einfluss der Zeiterfassung

Der Einfluss der Arbeitszeiterfassung auf die Produktivität ist der Effekt, den die Erfassung des Zeitaufwands für Aufgaben auf die Gesamtproduktivität einer Person oder eines Teams hat. Mit Hilfe der Zeiterfassung und weiteren HR-Kennzahlen kann gemessen werden, wie viel Zeit für bestimmte Aufgaben aufgewendet wird. Es können dadurch Bereiche ermittelt werden, in denen Verbesserungen möglich sind und es können Ziele für eine höhere Effizienz gesetzt werden. Sie kann auch dazu beitragen, einen besser organisierten Arbeitsablauf zu schaffen, da Einzelpersonen und Teams ihre Zeit besser verwalten und ihre Aufgaben nach Prioritäten ordnen können. 

Es wird dabei also überwacht und aufgezeichnet, wie viel Zeit für bestimmte Aufgaben und Aktivitäten aufgewendet wird. Eine Produktivitätssteigerung durch Zeiterfassung kann erreicht werden, indem man Bereiche ermittelt, in denen Ineffizienzen bestehen. Anschließend kann man sich Ziele setzen und Aktionspläne erstellen und die Produktivität steigern . Das bedeutet, dass man sich die Arbeit erleichtern kann, indem man bestimmte Aufgaben an andere Personen vergibt oder Technologien einsetzt, um die Arbeit für einen zu erledigen. Die Zeiterfassung kann auch aufzeigen, wenn Mitarbeiter zu viel Zeit für etwas aufwenden, so dass die Aufgabe an jemand anderen vergeben werden kann, der sie vielleicht schneller erledigen kann. Letztendlich hilft die Zeiterfassung den Unternehmen, mehr zu erreichen, indem sie zeigt, wie ihre Ressourcen genutzt werden. Die Vorteile einer Zeiterfassungssoftware im Bereich der Produktivitätssteigerung liegen klar auf der Hand.

Pro: Mit Zeiterfassung die Produktivität steigern

Dass man mithilfe der Zeiterfassung die Produktivität steigern kann, ist klar. Doch welche weiteren positiven Folgen kann die Erfassung der Zeit für Mitarbeiter und Unternehmen haben?

1. Verbesserte Rechenschaftspflicht: Wenn Mitarbeiter ihre eigene Zeit erfassen, kann dies dazu beitragen, dass sie für die Menge ihrer Arbeit und die Qualität ihrer Arbeit zur Rechenschaft gezogen werden.

2. Bessere Planung: Mithilfe der Zeiterfassung können Unternehmen ihre Ressourcen besser planen und zuweisen, da sie wissen, wie viel Zeit die Erledigung von Aufgaben in Anspruch nimmt und welche Aufgaben vorrangig erledigt werden sollten. Dabei sollten neben der Arbeitszeit auch die gesetzlichen Pausenzeiten nicht außer Acht gelassen werden.

3. Bessere Budgetierung: Da Unternehmen genau wissen, wie viel Zeit für jede Aufgabe aufgewendet wird, können sie Projekte und Ressourcen genauer budgetieren.

Contra: Mit Zeiterfassung die Produktivität steigern

Natürlich bietet die Zeiterfassung viele Chancen, die Produktivität aller Mitarbeiter zu steigern. Es gibt jedoch auch das Risiko, dass die Erfassung der Zeit negative Folgen für die Zusammenarbeit haben kann, die berücksichtigt werden sollten.

1. Geringere Kreativität: Die Konzentration auf die Zeiterfassung kann dazu führen, dass die Mitarbeiter das Gefühl haben, sie müssten die Aufgaben im Eiltempo erledigen, um die Fristen einzuhalten, was die Qualität ihrer Arbeit beeinträchtigen oder ihre Kreativität einschränken könnte.

2. Erhöhter Stress: Gerade in der Projektzeiterfassung kann ein erhöhter Stress entstehen, da Mitarbeiter die Arbeit immer einem Projekt zuordnen müssen. Die Erwartung, dass Mitarbeiter acht Stunden wertschaffend arbeiten, trägt nicht zum Wohlbefinden und somit auch nicht zu einer gesteigerten Produktivität bei.

3. Geringere Zusammenarbeit: Wenn Teammitglieder sich ausschließlich auf sich selbst und die eigene Arbeit (und Arbeitszeit) fokussieren.

6. Mit welchen Tools kann man im Home-Office die Produktivität steigern?

Wenn Ihre Mitarbeiter von Zuhause aus arbeiten, sind sie eigenverantwortlich dafür zuständig, effizient und organisiert zu arbeiten. Damit den Teams auch im Home-Office die besten Ressourcen zur Verfügung stehen, die dabei helfen, organisiert und produktiv zu bleiben, gibt es verschiedene Tools. Dazu gehören Projektmanagement-Softwares, Tools für die Online-Zusammenarbeit, Videokonferenzplattformen, virtuelle Whiteboards, Aufgabenmanagement-Apps und Cloud-Speicherlösungen. Diese Tools können Remote-Teams dabei helfen, effektiver zu kommunizieren, Dokumente sicher auszutauschen, Aufgaben zuzuweisen, den Fortschritt zu verfolgen und alle auf dem gleichen Stand zu halten. Dadurch kann nicht nur die eigene Produktivität verbessert werden, sondern auch die Zusammenarbeit verschiedener Teams.

Auch Zeiterfassung im Home Office ist ein wichtiger Bestandteil. Dies ermöglicht dem Arbeitgeber nicht nur ein fundiertes Gefühl für die Produktivität der Mitarbeitenden zu bekommen. Es liefert auch eine grundsätzliche Vertrauensbasis und somit eine offene Einstellung des Arbeitgebers gegenüber Telearbeit.

7. Wie können Unternehmen die Wirksamkeit ihres Zeiterfassungssystems messen?

Unternehmen können die Effektivität ihres Zeiterfassungssystems messen, indem sie auswerten, wie genau und effizient die Mitarbeiter ihre Stunden eingeben, wie gut sie die festgelegten Richtlinien und Verfahren befolgen und ob sich der Zeitaufwand für die Erledigung von Aufgaben verringert hat oder nicht. Zudem können Unternehmen die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter mit dem System messen, indem sie sie befragen, wie sie die Nutzung des Systems empfinden. Schließlich können die Unternehmen ihr derzeitiges Zeiterfassungssystem mit anderen in der Branche vergleichen, um festzustellen, ob sie ihre Ressourcen effizient nutzen.

8. Fazit

Sie können die Produktivität mit verschiedenen Methoden steigern. Insbesondere die Zeiterfassung kann ein wichtiges Instrument sein, nicht nur um die Produktivität Ihrer Mitarbeiter überhaupt messbar zu machen, sondern auch um Ihre Planung und Budgetierung zu optimieren. Allerdings sollten Sie dabei die Auswirkungen auf Ihre Mitarbeiter nicht außer Acht lassen. Dann können nicht nur Sie, sondern auch die Mitarbeiter gemeinsam von der Zeiterfassung profitieren.

Mittlerweile gibt es zahlreiche verschiedene Tools, die Sie als Unternehmen nutzen können, um Ihre Zusammenarbeit und damit die Produktivität zu optimieren. Diese reichen von Aufgabenmanagement-Tools bis hin zu Projektmanagement- und Kommunikationssystemen. Schließlich sollten Sie auch die Auswirkungen einer guten Arbeitsumgebung auf die Produktivität berücksichtigen. Dazu gehören nicht nur ergonomische Möbel, sondern auch eine anregende Atmosphäre im Büro, flexible Arbeitszeiten und andere Maßnahmen, die dazu beitragen, dass sich Ihre Mitarbeiter wohlfühlen und motiviert sind. Diese und andere Maßnahmen tragen dazu bei, die Arbeitsmoral und die Motivation der Mitarbeiter zu steigern, was zu einer höheren Produktivität führen kann.