Zeiterfassung im Homeoffice, oder wo immer Sie wollen

Die Arbeitswelt verändert sich grundlegend durch die erhöhte Nutzung des Homeoffice und dem damit einhergehenden Prinzip der Telearbeit. Aber auch die Zeiterfassungspflicht trägt ihren Teil dazu bei. Wie spielen diese beiden also nun zusammen? 

Auch die rechtlichen Verpflichtungen zur Zeiterfassung im Homeoffice zwingen Unternehmen sich im Managementbereich an die neuen Arbeitsumstände anpassen. Homeoffice, Workation oder Remote-Arbeit, wie verfolgt man die Arbeit seiner Mitarbeiter, die nicht im Büro sind? Wir erklären Ihnen alles.

Warum sollte auch außerhalb des Büros Zeit erfasst werden

Als unumgänglicher Teil der Corona-Krise hat das Homeoffice die Arbeitswelt nachhaltig verändert. Bei vielen Unternehmen bleibt dies auch weiterhin eine gute Option.

Diese “Revolution” zwingt allerdings auch die Personalverantwortlichen, sich anzupassen. Wo die Überwachung der Arbeitszeiten früher in Präsenzform erfolgte, müssen heute andere Wege gefunden werden. Die Schlüsselbegriffe sind nun Vertrauen, Kommunikation und Digitalisierung und Produktivität steigern. Durch die Telearbeit im Allgemeinen sind Stechuhren und Papieraufzeichnungen, die am Firmensitz aufbewahrt werden, überflüssig geworden.

Die Wahl des richtigen Instruments zur Erfassung der Arbeitszeit ist für Arbeitgeber von entscheidender Bedeutung. Denn die Entfernung verringert nicht die gesetzliche Verpflichtung, die Arbeitszeiten der Arbeitnehmers zu erfassen. Eine Software zur Arbeitszeiterfassung ist daher nahezu unumgänglich geworden.

Remote-Arbeiten, Hybridarbeit und Workation: Die Arbeit an entfernten Standorten etabliert sich langfristig

Remote-Arbeit ist weit mehr als eine Modeerscheinung. Sie wird durch die Technologie ermöglicht und nimmt mittlerweile viele Formen an. Sie überwindet Entfernungen und macht Mitarbeiter flexibel.

Das Home-Office, welches während der Pandemie erprobt wurde, hat sich bereits zu einer hybriden Arbeit entwickelt. Eine geschickte Mischung aus Remote- und Präsenzarbeitstagen ist immer häufiger anzutreffen.

Aber es gibt auch eine neue Form des remoten Arbeitens: die Workation. Workation ist eine Kombination der Wörter "work" und "vacation" (Arbeit und Urlaub) und bedeutet, dass der Arbeitnehmer seine Koffer packt und an den Strand, in die Berge oder aufs Land fährt. Für ein paar Tage oder mehrere Monate, während die Arbeit weitergeht.

Dank des technologischen Fortschritts ist es heute möglich, Produktivität und Entfernung in Einklang zu bringen. Geografische Flexibilität wird seit Covid19 zur neuen Normalität. Die Arbeitszeiten und deren Erfassung folgen demselben Trend. Adieu Trägheit und willkommen in der Welt der Flexibilität.

Die Kontrolle der Fernarbeit: ein Managementinstrument

Die Zeiterfassung von Arbeitnehmern ist zwar zum einen eine gesetzliche Verpflichtung, aber vor allem ein Managementinstrument.

Einerseits ist die Messung der Produktivität der Arbeitnehmer ein Garant für die Leistungsfähigkeit des Unternehmens. Andererseits behält der Arbeitgeber einen Überblick über die An- und Abwesenheiten seiner Angestellten, wobei es sich hier um sehr sensible Informationen handelt. Da auch Zeiterfassungsdaten als persönliche Daten gelten, müssen Zeiterfassung und Datenschutz Hand in Hand gehen.

Diese Kontrolle kann sich für die Personalabteilung als schwerfällig erweisen. Egal, ob es sich um Präsenzarbeit oder Fernarbeit im Homeoffice oder anderswo handelt. Die Lösung besteht darin, die Erfassung zu automatisieren und zu digitalisieren. So kann sich die Personalabteilung auf ihre Kernaufgaben konzentrieren: die Mitarbeitenden.

Da die Arbeitnehmer geografisch verstreut sind, ist eine Zentralisierung der Informationen erforderlich. Parallel dazu erfordert dies eine regelkonforme Verwaltung und übersichtliche Organisation von Informationen, auf welche in Echtzeit zugegriffen werden kann.

Durch einfach bedienbare Instrumente der Zeiterfassung, ist es möglich, flexible Arbeitszeiten ohne Schwierigkeit zu erfassen. Die Entwicklung von Projekten und die Steuerung der Teamrotation werden ebenfalls erleichtert.

Die neuen Werkzeuge für Zeiterfassung im Homeoffice und co.

Vergessen wir die Papierdokumente oder die an den Türen des Unternehmens installierten Stempeluhren. Diese Kontrollinstrumente, die jahrzehntelang zur Erfassung von Zeiten der Arbeitnehmer eingesetzt wurden, werden von der Revolution der Telearbeit überholt.

Um der Zeiterfassung und Kontrolle der Telearbeit seiner Mitarbeiter gerecht zu werden, hat das Unternehmen keine andere Alternative als die Digitalisierung. Es gibt zwei Möglichkeiten:

• Stundenzettel in Excel zur Erfassung der Zeit (wobei diese Art in Zukunft möglicherweise nicht erlaubt sein wird)

• HRIS zur Verwaltung von Zeit und Aktivitäten einsetzen 

Sparen Sie Zeit mit einer Zeiterfassungssoftware

Tabellenkalkulationen oder HR-Software sind nicht nur die Zukunft, für viele Unternehmen sind sie schon jetzt nicht mehr wegzudenken und prägen die gesamte Unternehmensstruktur. Sie setzen auf die Anpassungsfähigkeit und Flexibilität dieser digitalen HR-Instrumente.

Denn im Gegensatz zu den alten Erfassungsmethoden sind sie für Arbeitnehmer aus der Ferne zugänglich und außerdem in der Lage, flexible Arbeitszeiten zu berücksichtigen.

Tabellenkalkulation zur Kontrolle von Remote-Arbeiten: klare Grenzen

Tabellenkalkulationen sind Computerprogramme, die von Unternehmen und ihren Mitarbeitern täglich genutzt werden.

Diese Werkzeuge zur Datensammlung sind beliebt und der unangefochtene Marktführer ist das von Microsoft entwickelte Programm Excel. Es gibt auch andere Anbieter, aber sie alle nutzen das gleiche Prinzip: Tabellenkalkulationen, die vom Benutzer ausgefüllt werden müssen.

Die beste Möglichkeit, das Programm für die Arbeitszeiterfassung zu nutzen, besteht darin, Excel auf dem Computer des Arbeitnehmers zu installieren. Dieser lädt dann die vom Arbeitgeber erstellte Tabelle herunter.

Während die Eingabe der Zeitdaten für den Arbeitnehmer einfach auszufüllen ist, ist es wichtig, dass die Tabelle perfekt konfiguriert ist. Die zu erfassenden Daten müssen in den programmierten Feldern enthalten sein.

So muss das Dokument, auf welches der Arbeitnehmer zugreifen kann, mindestens seine Identität, die Abteilung oder den Bereich, den Kalendertag sowie die Arbeitsanfang, Pausen und Arbeitsende enthalten.

Vorteile von Tabellenkalkulation

Tabellenkalkulationen werden von Arbeitnehmern häufig verwendet. Ihr Anwendungsbereich reicht von Projektmanagement bis hin zu Finanzberechnungen. Ihr Einsatz zur Kontrolle der Arbeitszeiten wird wohl daher niemanden verwundern.

Nachteile von Tabellenkalkulationen

Bei der Verwendung von Tabellenkalkulationen durch den Arbeitnehmer besteht der Hauptnachteil darin, dass der Zugriff von mehreren verschiedenen Geräten aus schwierig ist. Der Arbeitnehmer muss die Tabellenblätter synchronisieren, je nachdem, ob er einen Computer, ein Tablet oder sogar ein Smartphone verwendet. Außerdem muss auf jedem Gerät das entsprechende Programm verfügbar sein.

Auf der Seite des Unternehmens gibt es mehrere Hindernisse. Zunächst einmal ist die Bearbeitung der Tabellenblätter jedes einzelnen Arbeitnehmers komplex. Zweitens erfordert die Zentralisierung der Daten eine zeitintensive Bearbeitung seitens der Personalabteilung. Eine strenge Kontrolle der Arbeitszeitdaten ist erforderlich.

Diese Komplexität bei der Nutzung birgt ein Fehlerrisiko. Das erste Problem besteht darin, dass im Betrugsfall hohe Verwaltungsstrafen verhängt werden können. Zweitens hat eine fehlerhafte Datenerfassung Auswirkungen auf die Lohnabrechnung oder die Berechnung von z. B. Urlaubstagen.

Bei der Zeiterfassung im Home Office oder der Telearbeit zeigen Tabellenkalkulationen Grenzen auf, die von anderen, neueren Technologien überwunden werden.

Software zur Zeiterfassung im Homeoffice oder bei der Telearbeit: eine einfache Lösung

Von allen Möglichkeiten, die Arbeitszeit zu verfolgen, ist eine HR-Software die am einfachsten zu bedienende.

Zunächst einmal erfordert ihre Einrichtung keine physische Installation. Ihre Integration ist daher sofort möglich.

In der Praxis muss der Arbeitgeber lediglich den Arbeitnehmer im System registrieren. Der Rest ist einfach: Der Arbeitnehmer meldet sich über seinen Computer oder Smartphone an und schon kann es losgehen.

Ein weiterer Vorteil im Rahmen der Telearbeit ist, dass eine Online-Software zur Zeit- und Aktivitätenverwaltung über die Erfassung der Arbeitszeiten hinausgeht. Auch die Lokalisierung ist ein Pluspunkt im Rahmen der Remote-Arbeit. Andere Kontrollsysteme verfügen nicht oder nur begrenzt über diesen Vorteil.

Schließlich werden die Arbeitszeitdaten zentral gespeichert und sind 7 Tage die Woche, 24 Stunden am Tag verfügbar. Dies ergibt ein leistungsstarkes Personalmanagementinstrument für die Organisation von Teamarbeit. Parallel dazu ist es eine völlig transparente und sichere Lösung, insbesondere was den Datenschutz angeht.

Warum sollten Sie sich für eine HR-Software zur Erfassung von Zeiten und Aktivitäten entscheiden?

Wenn Sie eine Software zur Zeiterfassung im Homeoffice oder für Telearbeit verwenden, entscheiden Sie sich für Flexibilität. Denn sie kann sowohl im Präsenz-Betrieb als auch bei der Remote-Arbeit, im Homeoffice oder auf Workation eingesetzt werden. Darüber hinaus ist diese Lösung einfach einzurichten und entspricht gleichzeitig den gesetzlichen Vorschriften.

Da sie sowohl von Arbeitnehmern als auch von Arbeitgebern flexibel genutzt werden kann, ist sie das ideale Instrument zur Erfassung der Arbeitszeiten bei der Fernarbeit.