Mitarbeiter zählt Spesen zusammen

Spesenabrechnung: Definition, Anspruch, Berechnung

Was ist eine Spesenabrechnung?

Eine Spesenabrechnung umfasst die Kosten, die Mitarbeitern auf einer Dienstreise entstanden sind. Die Versorgung auf einer Geschäftsreise kann teurer sein als am gewöhnlichen Arbeitsplatz: Übernachtung im Hotel, auswärts essen, zusätzliche Fahrkosten oder ähnliches. Die Kosten für den Verpflegungsmehraufwand werden den Mitarbeitern von ihrem Unternehmen meist zurückerstattet. Dabei wird die Erstattung derartiger Ausgaben als Spesen bezeichnet. Steuerrechtlich werden sie als "Verpflegungsmehraufwendungen" bezeichnet.

Die Höhe des Betrags richtet sich nach festgelegten Spesensätzen.

Wie werden die entstandenen Kosten abgerechnet?

Die Kosten für den Verpflegungsmehraufwand, die für den Mitarbeiter entstanden sind, werden dabei pauschal nach vollen Tagen abgerechnet. Zu beachten ist, dass ein voller Tag nicht nach der Dauer der normalen Arbeitszeit definiert wird, sondern als ein Wochentag. 

Arbeitgeber müssen eine Spesenabrechnung nur dann bezahlen, wenn ein Mitarbeiter sie einreicht. Wichtig ist, dass Mitarbeiter Belege (z.B. in Form von Quittungen) für die entstandendenen Kosten haben. Nur für Trinkgelder können Arbeitnehmer selbstständig einen Beleg erstellen und zusammen mit den übrigen Quittungen einreichen. Falsche Angaben in einer Spesenabrechnung können zu einer fristlosen Kündigung führen.

Wie hoch sind die Spesensätze 2022?

Den Anspruch auf Spesen kann ein Mitarbeiter gültig machen, wenn er seinen gewohnten Arbeitsort für mehr als 8 Stunden verlässt.

Übersteigt die Abwesenheit die 8 Stunden und hält bis zu 24 Stunden an (ohne Übernachtung), erhält der Mitarbeiter den kleinen Spesensatz von 14€ pro Tag.

Der große Spesensatz greift erst, wenn sich der Mitarbeiter mehr als 24 Stunden außerhalb des gewohnten Arbeitsplatzes befindet. Dann erhält er 28€ pro Tag.

Für den An- und Abreisetag gibt es eine abweichende Regelung: Mitarbeiter erhalten jeweils 14€.

Spesensätze im In- und Ausland

Für Aufenthalte in Deutschland gelten andere Spesensätze als für das Ausland. Die oben genannten Sätze beziehen sich jeweils auf Aufenthalte im Inland. Die Sätze im Ausland unterscheiden sich je nach Land bzw. Ländergruppe. Die festgelegten Pauschalbeträge für die einzelnen Länder werden vom Bundesfinanzministerium zur Verfügung gestellt.


Erfahren Sie, wie Sie mit Spesenmanagement mehr Transparenz schaffen können und den Überblick über alle Spesen behalten.

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