Durée du processus de recrutement : comment l’optimiser ?

Un marché du travail en tension, des demandeurs d'emploi exigeants et une demande croissante de travailleurs qualifiés rendent difficile pour les entreprises de combler rapidement les postes vacants. Les experts estiment que chaque poste vacant coûte à l’entreprise des montants allant jusqu’à cinq chiffres - cela dépend du type de poste et du temps nécessaire pour le pourvoir. Si votre entreprise est également touchée par des délais de recrutement longs, des mesures sont nécessaires. Mais simplement prendre des mesures est rarement une bonne idée. Certains chiffres clés de l'analytique RH sont là pour analyser la situation actuelle et mettre en place des améliorations. L'un des indicateurs les plus importants pour votre recrutement est la durée du processus de recrutement.

Quels sont les indicateurs clés à prendre en compte ?

La durée du processus de recrutement est un paramètre du domaine de la gestion des ressources humaines, en particulier du recrutement, et fait partie des indicateurs clés de performance.

Définition

La durée du processus de recrutement indique la durée moyenne (en jours) dont l’entreprise a besoin pour pourvoir un poste vacant. Le début de la recherche de candidats marque le jour un, et la signature du contrat marque la fin de cette phase. Avec cet indicateur, une entreprise peut évaluer l'efficacité de son propre processus de recrutement, l'interpréter et éventuellement initier des ajustements.

Il est essentiel pour les entreprises de disposer d'un processus de recrutement efficace et rapide afin de rester compétitives sur le marché du travail. Un processus lent et fastidieux peut décourager les candidats, qui peuvent abandonner par découragement.

En comparaison : le taux de remplissage

Le taux de remplissage est également un indicateur RH clé. À l'inverse du temps de recrutement, elle décrit le temps qui s'écoule entre le début de la recherche d'un candidat et son premier jour de travail. Il inclut donc la période entre la conclusion du contrat et le début du travail. Une phase qui est déterminée, entre autres, par la période de préavis du candidat sélectionné.

Comment calculer le temps de recrutement ?

Pour un post à pourvoir, il est nécessaire de fixer une date de début et une date de fin pour le processus de recrutement. Par exemple, cela peut consister à créer un profil candidat ou à publier l'offre d'emploi. La date finale est toujours celle à laquelle le contrat est signé. Le nombre de jours qui s'écoulent durant cette période constitue un élément clé.

Ensuite, calculez les valeurs moyennes des durées de recrutement en regroupant des postes, domaines ou départements similaires. Étant donné que la durée du recrutement peut varier considérablement selon différents emplois, il est important de prendre de la hauteur quant aux résultats du calcul.

Analyser et séquencer la durée de recrutement

Le processus de recrutement doit être divisé en étapes distinctes :

• Création de profil de candidat, description de poste et annonce d'emploi

• Recherche

• Pré-sélection des candidats

• Préparation et conduite des entretiens

• Évaluations

• Prise de décision

• Négociation et signature du contrat

"Chaque étape du processus de recrutement peut engendrer du retard si tous les éléments ne sont pas considérés.

Prenez du recul et posez-vous les questions suivantes :
1. De quoi avons-nous besoin pour prendre une décision ?
2. Qui doit prendre la décision ?

Établissez ensuite un profile-type du profil du candidat :
1. Quels sont les besoins et pourquoi ?
2. L'ensemble de l'équipe de recrutement est-elle d'accord avec le profil établi ?

Pour éviter les retards et les erreurs de recrutement, il est donc essentiel de prendre un bon départ et de procéder à un examen approfondi afin de dégager un consensus."
Karim Gharsallah, Head of Talent, Recruitee

Quels avantages une entreprise a-t-elle en analysant la durée des recrutements ?

L'analyse et le contrôle des indicateurs clés de performance sont une partie essentielle des activités quotidiennes des départements des ressources humaines. Les rapports RH fournissent un aperçu de la croissance, des coûts, de la fluctuation et du niveau de satisfaction au sein de l'entreprise. Ces informations peuvent être utilisées pour optimiser les processus et réagir aux changements à court terme. Quel est le temps moyen d'embauche pour votre entreprise ? Quelle est la qualité globale des candidats ? En bref : vous recevez les informations nécessaires pour accélérer votre recrutement. Pourquoi est-ce important ? De nombreux travailleurs qualifiés, talents et cadres sont demandés sur le marché du travail et une entreprise dispose de peu de temps pour les convaincre. La vitesse est donc le secret d'un recrutement. Cela crée également d’autres avantages :

• Des candidats plus qualifiés : une procédure de candidature simplifiée et une réponse rapide sont des facteurs susceptibles d'accroître l'attractivité d'une entreprise aux yeux des candidats. Une fois ces critères remplis, les candidats talentueux sont moins susceptibles de chercher ailleurs, ce qui aura pour effet de renforcer la réputation de l'entreprise et augmentera également la probabilité qu'elle reçoive plus de demandes qualifiées.

• Une productivité redoublée : l'efficacité de l'entreprise peut être compromise si les postes vacants entraînent une augmentation de la charge de travail pour les équipes, ce qui peut provoquer un ralentissement des projets et laisser certaines tâches inachevées. Pour remédier à cette situation, il est nécessaire d'instaurer des processus de recrutement efficaces.

• Des coûts réduits : une entreprise peut réduire les coûts directs et indirects liés à l'embauche en raccourcissant le processus de recrutement.

"Un délai de 20 à 25 jours est un bon objectif à atteindre. Le délai de recrutement doit être un bon équilibre entre la rapidité et l'expérience du candidat."
Karim Gharsallah, Head of Talent, Recruitee

Défis liés à la durée de recrutement

L'évaluation de la réussite d'une stratégie de recrutement doit prendre en compte à la fois le temps nécessaire pour recruter et les coûts associés. La qualité des candidats embauchés doit également être considérée afin d'assurer que les objectifs de l'entreprise sont atteints. Il est donc important que tous ces facteurs soient pris en compte pour obtenir une vue complète de la réussite ou de l’échec du processus de recrutement. Les recruteurs peuvent être déçus par la qualité des candidatures, même si le temps et les coûts d'embauche sont adéquats. Dans ce cas, il est nécessaire de déterminer si le budget doit être modifié pour obtenir des candidatures plus qualifiées ou si un processus de recrutement plus long devrait être mis en place. Afin d'effectuer une évaluation et une analyse appropriées, différents indicateurs clés (KPIs) sont utilisés.

Améliorer la durée des recrutements : comment ça marche ?

Au cours des dernières années, le marché du travail a évolué de telle sorte que les candidats ont de plus en plus le choix entre différents emplois. Cela impose aux entreprises de rivaliser pour attirer des employés compétents et de rendre leurs processus d'embauche aussi efficaces que possible. Il existe plusieurs moyens dont elles peuvent se servir pour y parvenir, car plusieurs facteurs ont une incidence sur la rapidité du processus d'embauche et son attractivité à l’égard des candidats. Afin d'améliorer le temps d'embauche au sein de votre entreprise, voici quelques options possibles :

1. Offres d'emploi

Objectif : un processus efficace

Méthode : pour s'assurer que les offres d'emploi attirent les candidats les plus susceptibles de postuler, il est important de veiller à leur mise à jour et à leur visibilité. Dans certains cas, cela peut impliquer l'utilisation de mots-clés. Si une annonce expire, elle doit être immédiatement retirée.

2. Communication en ligne

Objectif : une accessibilité rapide

Méthode : les méthodes de communication telles que les entretiens par vidéoconférence, les questions posées via les canaux de médias sociaux et les demandes en ligne sont flexibles et offrent un gain de temps considérable. Elles permettent une réponse rapide aux interrogations des parties intéressées, une accélération des processus de recrutement et une continuité dans le contact avec les candidats.

3. Groupe cible

Objectif : obtenir un nombre suffisant de candidats dans une courte période

Méthode : l'utilisation d'un profil de candidat détaillé permet de publier des offres d'emploi susceptibles d'attirer les bons candidats.

4. Processus internes

Objectif : réduire le temps du processus de décision

Méthode : plus l'entreprise est grande, plus la charge de travail liée à l'examen des CVs et au choix d'un candidat est importante. Les chargés RH, les managers, et le comité d'entreprise ont tous leur mot à dire. Pour raccourcir ces délais, il convient d'améliorer la communication interne, de fluidifier les processus et de fixer des échéances.

5. Taux de désistement

Objectif : réduire le “job ghosting”

Méthode : pour réduire le taux de désistement et d'injoignabilité des candidats, il est nécessaire de mettre en œuvre des moyens visant à faciliter le processus de recrutement. Cela peut se faire en améliorant l'expérience du candidat, notamment en fournissant un retour rapide sur les entretiens, en répondant rapidement aux questions éventuelles et en organisant des entretiens et des évaluations à temps.

6. Site carrière

Objectif : maintenir un contact permanent avec les candidats

Méthode : les sites carrière offrent aux candidats un accès à tout moment à l'entreprise. Les informations sur l'employeur sont accessibles et les points forts sont présentés clairement. Une page bien structurée encourage les candidatures spontanées et permet un échange direct. Pour maintenir son efficacité, il est essentiel de mettre à jour la page régulièrement.

Conclusion

Le temps de recrutement est une donnée incontournable dans le cadre du processus de recrutement, et permet de déterminer en moyenne combien de temps prend la phase d'embauche. Étant donné que les postes vacants engendrent des coûts élevés, l'objectif principal des services de recrutement est d'accélérer ce processus. Une analyse approfondie des différentes étapes du processus peut permettre d'identifier et de corriger les retards. Les entreprises s'efforcent d'améliorer leurs processus de communication interne et d'adapter plus précisément les offres aux profils des candidats afin d'accroître la rapidité du processus. Ce gain de temps offre en outre l'avantage supplémentaire que les entreprises peuvent attirer et embaucher plus aisément des candidats qualifiés.