Un onboarding / offboarding efficace

Dans près de 70% des petites et moyennes entreprises, les activités de ressources humaines sont confiées à des gestionnaires. Ce qui signifie que tous les processus RH sont effectués en plus des tâches réelles. Il n’est donc pas surprenant que les responsables des ressources humaines de ces entreprises souhaitent y remédier le plus rapidement possible. kiwiHR a été créé précisément à cette fin.

kiwiHR optimise les processus RH tout en offrant aux responsables RH un moyen fiable de mener à bien ces activités, notamment dans l'intégration de nouveaux collaborateurs et la gestion des départs des employés en proposant un logiciel d'onboarding et offboarding facile d'utilisation.

Des check-listes d'onboarding pour une intégration réussie

Avantages des check-listes d'onboarding

L’intégration avec des check listes, comme dans kiwiHR, offre de nombreux avantages aux entreprises. Ces dernières permettent de réduire le temps passé à intégrer une nouvelle recrue grâce à son aspect établi, systématique. L'intégration suit toujours les mêmes étapes pour s'assurer que les nouveaux employés ont des responsabilités sont clairement définies. Par exemple, les membres du personnel informatique sont généralement chargés de fournir le matériel et les logiciels aux nouveaux employés.

De même, la formation des nouveaux employés devrait idéalement être effectuée par un coéquipier. Avec les check-listes de kiwiHR, les tâches peuvent être assignées aux employés avec une date d'échéance et des responsabilités clairement définies.

Des modèles prêts à l'emploi pour votre onboarding RH 

Un certain nombre de modèles sont déjà disponibles dans kiwiHR, tels que : 

• Onboarding : Avant l'arrivée du nouvel employé
• Onboarding : 1er jour du nouvel employé
• Onboarding : A faire par le nouvel employé
• Onboarding : 1er mois du nouvel employé
• Offboarding : Organiser le départ d'un employé

Ces modèles sont modifiables et adaptables en fonction des procédés internes de votre entreprise. Déléguer et répartir l'intégration d'un nouveau collaborateur entre plusieurs employés réduit le temps que devrait y consacrer le responsable des RH mais il favorise surtout une bonne intégration dans l'équipe dès le départ.

Un outil d'onboarding accessible en ligne

Utilisez aussi le portail RH comme outil d'onboarding. En créant le profil de l'employé dès son arrivée dans l'entreprise, vous lui donnez accès à une mine d'informations utiles pour sa bonne intégration : annuaire du personnel, organigramme, documents RH...

L'importance de l'onboarding dans une entreprise

Comment prévenir efficacement le turn-over du personnel ?

À l'heure actuelle, 1/4 des nouveaux employés quitte l'entreprise dans l'année qui suit son embauche, dont 20% au cours des 45 premiers jours. Par conséquent, on peut supposer que les employés obtiennent rapidement une image très significative du nouvel employeur et tirent leurs propres conclusions, même négatives. Cependant, on augmente la rétention des employés de 25% grâce à une intégration de départ ou onboarding réussi.  Par exemple, les statistiques montrent que les chances de conserver des employés pendant trois ans sont 69% plus élevées si l'intégration est réussie. Ces chiffres sont parfois alarmants et difficiles à ignorer, compte tenu des coûts élevés liés au remplacement d'un employé.

Comment réduire les coûts grâce à l'intégration des employés ?

La pénurie de main-d’œuvre qualifiée, une bonne économie et un taux de chômage généralement faible se traduisent par une forte demande d’employés qualifiés sur le marché du travail. La rotation du personnel est élevée, en particulier dans les zones métropolitaines et les régions où le secteur des services est important. Avec une intégration structurée, les nouveaux employés se sentiront appréciés et, par conséquent, leur fidélité augmentera rapidement. Après tout, 15% des employés ont indiqué que l'absence d'onboarding avait conforté leur décision de quitter l’entreprise. Une démission entraîne inévitablement des coûts élevés pour les entreprises et en particulier pour les PME et TPE.

Les offres d’emploi, les candidatures, le long processus des entretiens, ainsi que la préparation, exigent beaucoup de temps et d’argent. Selon les statistiques, les nouveaux employés ont besoin de 8 à 12 mois pour atteindre le niveau de leur ancien collègue. Par conséquent, il faut s'attendre à moins de productivité car les nouveaux employés sont formés et intégrés aux processus de l'entreprise. Pour toutes les raisons mentionnées, fidéliser les employés avec un programme d'intégration réussi en vaut la peine.

Comment l’onboarding augmente la productivité des nouveaux employés de plus de 10%

Tout le monde est probablement passé par là - plein d'énergie le premier jour de travail on découvre qu'il n'y a ni ordinateur, ni matériel, ni logiciel installé, ni sa propre équipe ou la personne de contact désignée n'est pas au bureau aujourd'hui . Des situations de ce type sont très démotivantes pour les nouveaux employés et embarrassantes pour les entreprises. Plus de 40% des nouveaux employés bénéficieront d'un lieu de travail entièrement équipé plus d'une semaine après leur premier jour.

L’onboarding garantit une première journée de travail parfaite tout en respectant le désir de bien faire des nouveaux employés. La familiarisation des nouveaux employés avec les outils utilisés par l'entreprise et la définition claire des responsabilités augmentent les performances des employés jusqu'à 11% dès le début de l'emploi.

L’offboarding est tout aussi important que l’onboarding RH 

Les organisations ne doivent pas sous-estimer l'impact potentiel d'un processus d'offboarding inexistant lorsqu’un salarié quitte l’entreprise. Les employés qui se se sentent non considérés lorsqu'ils quittent une entreprise peuvent nuire à l’image de marque de cette dernière. Peu importe que l'employé soit licencié ou qu'il quitte volontairement l'entreprise. En raison de l'immense influence de portails de recommandations, des forums ou des réseaux sociaux sur lesquels l’ex-employé pourraient s’exprimer de manière négative, l’entreprise à tout à gagner à se séparer en bon terme avec l’employé sortant et donc à mener un entretien de départ constructif pour les deux parties.

Avoir un processus de sortie, ou processus d’offboarding, bien structuré permettra non seulement aux employés de quitter l'entreprise avec respect mais cela permettra aussi à l’entreprise de réfléchir plus intrinsèquement aux raisons de départ du salarié et donc d’agir pour limiter le turnover. Pour vous aider dans cette démarche, kiwiHR vous permet de télécharger gratuitement une check-list pour préparer un offboarding RH. 

Un logiciel d'onboarding et offboarding simple et efficace

Réduisez de près de 40% le temps consacré à la gestion des ressources humaines

kiwiHR simplifie considérablement les processus administratifs des RH tels que la gestion des congés, le calcul du temps de travail, ainsi que le dossier du personnel et le partage de documents d’entreprise. Vous pouvez également télécharger à tout moment des rapports RH qui présentent clairement ces données. En général, l'utilisation d'un logiciel RH intelligent peut réduire la charge administrative des tâches administratives RH de près de 10 heures par semaine.

La gestion des données se fait dans un seul système centralisé. Celles-ci sont enregistrées et gérées en toute sécurité dans un système conforme au RGPD. Si vous avez l’habitude de travailler avec différents outils internes ou des feuilles, vous allez vivre une véritable révolution en travaillant avec un logiciel RH qui ne vous obligera plus à mettre à jour les données manuellement.

Vos avantages avec kiwiHR

Les employés peuvent utiliser l'application web kiwiHR à partir de n'importe quel appareil. kiwiHR est prêt à l'emploi et la configuration se fait en quelques minutes. Oubliez les frais d'installation cachés et coûteux. Bénéficiez de kiwiHR en français, anglais ou allemand et optimisez la gestion de vos effectifs. Vous pouvez essayer kiwiHR pendant 14 jours gratuitement et sans aucune obligation. Commencez dès aujourd'hui et profitez de l’offre toujours croissante de nouvelles fonctions de notre SIRH. Des questions ? Prenez contacts avec nos conseillers pour organiser une démonstration en ligne.