Digitalisation de la fonction RH : suivez le guide

La crise du COVID-19 a remis en question la façon de travailler de nombreuses entreprises et organisations françaises. Le télétravail, jusqu’alors non permis ou occasionnel, est devenu l’unique façon de travailler pour de nombreux salariés pendant le confinement.

Pour l’entreprise, cette nouvelle façon de travailler va beaucoup plus loin que des adaptations technologiques ou matérielles. Elle remet en question la gestion des ressources humaines dans son ensemble : la digitalisation RH en est la clef de voûte.

1 - Qu’est ce que la digitalisation RH ?

En réalité, on devrait parler de digitalisation de la “fonction RH” ou de la digitalisation des processus RH. En effet, le département des ressources humaines d’une entreprise a de nombreuses missions à remplir, comme par exemple :

• Préparer la paie des employés
• Gérer les plannings
• Valider les demandes de congés et absences
• Calculer les heures travaillées
• Faire évoluer les compétences internes
• Améliorer l’image de la marque employeur
• Recruter et intégrer de nouveaux collaborateurs
• Travailler sur l'amélioration de la qualité de vie au travail
• Etc.

Selon la taille de l’entreprise, ces fonctions vont être gérées par une ou plusieurs personnes. Certaines tâches administratives vont même être réalisées par des prestataires externes.

Quoi qu’il en soit, la gestion manuelle des tâches de la fonction RH peut vite devenir très chronophage et compliquée. Il est aujourd’hui possible de digitaliser une grande partie des tâches récurrentes grâce aux outils numériques et d’automatiser de nombreux processus avec un logiciel SIRH. L’utilisation de papier ou même de tableaux Excel n’est plus du tout dans l’ère du temps. La fonction RH, elle aussi, passe au digital et se voit impacter, de plus en plus, par les progrès de l'intelligence artificielle, le développement des réseaux sociaux et du télétravail.

La digitalisation RH est donc l'action de digitaliser (dans le sens dématérialiser / informatiser / automatiser) une ou plusieurs parties des missions appartenants à la fonction RH comme le calcul des temps de travail ou la gestion des talents par exemple.

2 - Comment réaliser la digitalisation des ressources humaines en 5 étapes

Passer d’une organisation reposant uniquement sur des formulaires papiers à une gestion des congés et suivi des temps 100% en ligne et automatisée peut s’avérer être un gros défi pour une entreprise.

C’est un véritable projet de conduite du changement qui est à mener ici. En effet, même si le service des ressources humaines et l’administration du personnel sont les premiers concernés par ce changement, la mise en place d'un SIRH aura un impact sur le mode de travail de la quasi-totalité des employés de l’entreprise.

Afin d’y voir plus clair, nous avons listé pour vous ci-dessous les différentes étapes à suivre afin de mener cette transformation digitale dans les meilleurs conditions.

Etape 1 : lister l’ensemble des tâches de la fonction RH

En premier lieu, il vous faut lister les différentes tâches administratives et RH que vous effectuez de manière récurrente.

Elles peuvent prendre la forme d’informations rassemblées dans des tableaux Excel ou d’actions réalisées via formulaires papier ou email. 

Par exemple:

• Noter les heures d’arrivée et de départ des employés
• Calculer les heures supplémentaires par employé
• Noter les jours d’absences / congés
• Demander / valider les jours d’absences ou congés
• Calculer le nombre de tickets restaurant par employé
• Rassemblez les informations relatif à la préparation des fiches de paie
• Valider des notes de frais
• Etc...

Etape 2 : définir les tâches chronophages

Pour chaque tâche listée à l’étape 1, il vous faudra faire l’exercice de calculer le temps passé chaque mois. Bien sûr, certaines tâches se font seulement une fois par mois et dure quelques heures, alors que d’autres reviennent quotidiennement et même s'il elles ne prennent que prennent 5 minutes à chaque fois, à la fin du mois le temps passé s'accumule.

Ce travail de reporting, un peu fastidieux, est cependant très important car il vous permettra d’identifier les tâches les plus chronophages qui pourront être automatisées et dématérialisées.

Vous aurez ainsi un tableau clair du gain de temps qu’un outil RH peut vous faire gagner. Ceci constituera également un preuve factuelle que vous pourrez montrer à votre supérieur sur la nécessité de mettre en place un tel outil.

Etape 3 : opter pour une solution adaptée à vos besoins

De nombreux logiciel RH sont disponibles sur le marché. Certains d’entre eux proposent des fonctionnalités très poussées, coffre-fort numérique, la gestion de la paie etc. D’autres ont des prix d’entrée très bas mais dès que vous souhaitez rajouter certains modules, la facture peut très vite grimper.

Là encore, le plus important est de choisir un logiciel de gestion administrative du personnel qui correspond à vos besoins et que le prix de ce logiciel SIRH entre à votre budget. D’où l’importance de bien réaliser l’étape 1 et 2. N’hésitez pas à tester et comparer les différents outils. Des tests gratuits et démo en ligne sont le plus souvent possibles. 

Etape 4 : intégrer vos données 

Une fois le logiciel RH choisi, un travail d’intégration des données va être nécessaire. Ajouter des employés, leurs horaires de travail, leur fonction, données personnelles… Cette étape peut s’avérer assez longue, mais l’avantage est qu’en théorie, vous aurez à la faire qu’une seule et unique fois.

Si vous avez beaucoup d’employés, et donc d’utilisateurs, on vous conseille de demander au responsable de l’outil qui s’occupe de vous si une intégration automatique peut être envisagée.

Etape 5 : embarquer vos employés

La fonctionnalité portail RH ou self-service RH est l’un des points fort de la digitalisation RH. En effet, l’employé devient contributeur et utilisateur à part entière du SIRH.

Il est ainsi important de réaliser un véritable “onboarding” afin de former les employés à la solution RH retenue et les inciter à l’utiliser au quotidien. Bien sûr, un logiciel RH intuitif et simple d’utilisation sera un réel avantage comparé à un outil difficile à prendre en main et non attrayant visuellement.

N’hésitez pas lister les avantages pour l’employé à utiliser un tel outil. Voici par exemple quelques arguments en sa faveur : 

• Avoir un planning clair et un décompte toujours à jour de ses congés sur l’année
• Connaître en temps réel le solde de ses heures supplémentaires
• Retrouver facilement sa dernière fiche de paie 
• Savoir si ses collègues sont présents ou absents aujourd’hui
• Etc.

En fin de compte, la digitalisation de la fonction RH permettra aux équipes RH de gagner du temps et de se concenter sur des tâches à plus fortes valeurs ajoutées, comme la gestion de carrière ou l'optimisation des processus de recrutement.