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  • HR Digitalisierung

HR Outsourcing: Die Vor- und Nachteile

Frederieke Cirksena

Wenn Unternehmen Kosten reduzieren möchten, die ihnen durch bestimmte Aufgaben und Prozesse entstehen, entscheiden sie sich oftmals dazu, diese Prozesse auszulagern. Dann kümmern sich externe Dienstleister darum. Auch für HR Prozesse kann Outsourcing verlockend sein, da sie oft mit einem hohen administrativen Aufwand einhergehen.

Doch lohnt sich HR Outsourcing wirklich für Ihr Unternehmen oder gibt es sinnvolle Alternativen, auf die Sie zurückgreifen können? Lesen Sie weiter, um diese Fragen beantworten zu können.

Was ist HR Outsourcing?

HR Outsourcing bezeichnet die vollständige oder teilweise Auslagerung von Personalprozessen an externe Dienstleister. Durch die Auslagerung wird Unternehmen ein hoher Arbeitsaufwand erspart. Da die jeweiligen Dienstleister auf bestimmte Prozesse spezialisiert sind, können auch Kosten reduziert werden.

HR-Prozesse, die von Unternehmen häufig ausgelagert werden, sind zum Beispiel Recruiting, Lohnbuchhaltung und Leistungsbeurteilungen.

Vorteile

  • Kostensenkung: Da externe Dienstleister spezialisiert sind und die gleichen Prozesse für viele Unternehmen übernehmen, profitieren Sie von Skalenvorteilen. Dadurch sind die Kosten niedriger, als wenn die Unternehmen ihre Prozesse selbst ausführen würden.

  • Hohe Ausfallsicherheit: Wenn Sie Ihre Prozesse auslagern, müssen Sie sich keine Sorgen um mögliche Krankheitsfälle machen und den damit einhergehenden Personalausfall, der zu großen Schwierigkeiten bei der Abwicklung wichtiger administrativer Tätigkeiten führen kann. Ein externer Dienstleister kann Ihnen hier viel Sicherheit bieten.

  • Mehr Zeit für strategische Aufgaben: Durch die Auslagerung bestimmter HR-Prozesse werden Ihre Personalverantwortlichen entlastet und können sich somit stärker auf die Tätigkeiten konzentrieren, für die sie vorher keine Zeit hatten. So können Mitarbeiter*innen gezielter gefördert und unterstützt werden und beispielsweise mehr Zeit in die Mitarbeiter*innenbindung investiert werden.
Vorbereitung HR Outsourcing

Nachteile

  • Aufwand durch Vorbereitung: Wenn das Outsourcing gelingen und sich lohnen soll, muss es sorgfältig vorbereitet werden. Sie sollten sich bewusst sein, welche Aufgaben konkret ausgelagert werden sollen. Vergleichen Sie verschiedene Dienstleister miteinander und finden Sie einen, der zu Ihrem Unternehmen passt. Kalkulieren Sie genau, welche internen Kosten durch die Aufgaben anfallen und wie viel die Auslagerung kosten würde, um sich ein Bild davon zu machen, ob sich das Outsourcing tatsächlich lohnt. Wenn Sie einen geeigneten Dienstleister gefunden haben, muss dieser gründlich gebrieft werden und alle nötigen Informationen erhalten, um die Abläufe verstehen zu können. Zu guter Letzt sollten Sie auch Ihr Personal über die Auslagerung informieren und was das für sie konkret bedeutet.

  • Abhängigkeit: Sobald Sie sich für einen Dienstleister entschieden haben und die Auslagerung vollbracht ist, begeben Sie sich in ein Abhängigkeitsverhältnis, das sich nicht so leicht wieder beenden lässt. Sind Sie unzufrieden mit dem Service oder kommt es zu Preiserhöhungen, werden Sie sich nicht leichtfertig für einen Wechsel zu einem anderen Dienstleister entscheiden. Denn dieser müsste sich erst wieder mit Ihrem Unternehmen und den genauen Abläufen vertraut machen, was mit einem hohen Aufwand verbunden ist. Zudem ist es möglich, dass Sie für die Übermittlung von Daten eine Software des vorigen Dienstleisters verwendet haben und sich nun vollständig umstellen und die Daten in ein anderes System neu einpflegen müssen.

  • Kontrollverlust: Wenn Sie Ihre Prozesse einem Dienstleister überlassen, geben Sie damit auch die Kontrolle über die Abläufe ab und müssen sich darauf verlassen, dass der Dienstleister die Aufgaben pflichtgemäß erledigen wird. Wenn es zu Fehlern kommt, können Sie diese weniger gut nachvollziehen, da Ihnen die Transparenz fehlt.

  • Kommunikationsaufwand: Da sich die Mitarbeiter*innen des Dienstleisters nicht in Ihrem Unternehmen befinden, sind die Kommunikationswege länger. Eventuell ist auch nicht immer klar, wer die richtigen Ansprechpartner*innen für bestimmte Themen sind. Sie müssen sich darauf einstellen, viel Zeit in die Kommunikation mit dem Dienstleister zu investieren, damit es zu keinen Missverständnissen in Bezug auf Ihre Anforderungen kommt.

Die Alternative

HR Outsourcing bietet zweifelsohne einige Vorteile, jedoch sind auch die Nachteile nicht zu vernachlässigen. Wenn Sie Zeit und Kosten sparen möchten, parallel jedoch selbst die Kontrolle über Ihre HR-Prozesse behalten möchten, sollten Sie die Einführung einer HR-Software in Erwägung ziehen.

Mit einer passenden HR-Software können Sie zahlreiche administrative Prozesse digitalisieren wie zum Beispiel die Zeiterfassung, Personalakten, Urlaubsplanung oder Lohnbuchhaltung. Wenn Sie den Arbeitsaufwand für Routineaufgaben reduzieren, geben Sie Ihren Personalverantwortlichen gleichzeitig mehr Zeit für strategische Aufgaben. So lohnt sich die Umstellung ganz ohne Auslagerung der Prozesse. Zudem steigern Sie die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter*innen und vermeiden Fehler, wenn die Software auch über einen Employee Self Service (ESS) verfügt.

Wenn Sie mit einer HR-Software fahren, entfällt der hohe Kommunikationsaufwand, der durch eine Auslagerung entstehen würde. Ihr Unternehmen definiert alle Prozesse selbst, sodass diese individuell an Ihre Bedürfnisse angepasst sind und Sie 100 % Transparenz für Ihre HR-Abteilung und Mitarbeiter*innen schaffen.

Einige Pakete sind monatlich kündbar, sodass Sie nicht abhängig vom jeweiligen HR-Softwareanbieter sind. Ein Customer-Success-Manager kann zudem beim Datenimport unterstützen, sodass die Implementierung reibungslos abläuft. Bei kiwiHR fallen keine Implementierungskosten an: Die Preise sind transparent.


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