Externalisation RH : avantages et inconvénients

Lorsque les entreprises veulent réduire les coûts engendrés par certaines tâches et processus, elles décident souvent de les externaliser. Ce sont alors des prestataires de services externes qui les prennent en charge. L'externalisation peut également être tentante pour les processus RH, car ils sont souvent associés à un effort administratif important.

Mais l'externalisation des RH est-elle vraiment intéressante pour votre entreprise ou existe-t-il des alternatives plus adaptées pour la gestion de vos ressources humaines ? kiwiHR fait le point avec vous.

Qu'est-ce que l'externalisation des RH ?

L'externalisation des RH consiste à confier une partie ou la totalité de ses ressources humaines à un prestataire externe. L'externalisation permet aux entreprises de gagner en temps et en efficacité en permettant de déleguer certaines tâches et en se reconcentrant sur celles plus stratégiques. Elle est souvent envisagée par les PME pour diminuer la charge de travail et profiter d'une expertise tout en réduisant ses coûts.

Parmi les processus RH qui sont souvent externalisés par les entreprises on retrouve :

• le recrutement
• la paie
• la formation
• les évaluations de performance

Avantages de l’externalisation des ressources humaines

L'outsourcing RH résulte d'une vraie réflexion stratégique et séduit par de nombreux avantages pour les entreprises dont : 

• la réduction des coûts : comme les prestataires externes sont spécialisés et effectuent les mêmes processus RH pour de nombreuses entreprises, vous bénéficiez d'économies d'échelle. Par conséquent, les coûts sont moins élevés que si les entreprises réalisaient elles-mêmes ces processus en interne.
• la fiabilité et la flexibilité : les besoins d'une entreprise évoluent et l'outsourcing permet une grande flexibilité. De plus, lorsque vous externalisez vos processus RH, vous n'avez pas à vous soucier d'éventuelles absences et de l'indisponibilité du personnel qui en résulte. 
• l'expertise : les entreprises peuvent profiter de l'expertise du prestataire externe en limitant les erreurs et assurant une conformité sociale.
• le gain de temps pour les tâches stratégiques : en externalisant certains processus RH, vos responsables RH ont plus de temps pour se concentrer davantage sur la stratégie RH comme la satisfaction des employés au travail ou la fidélisation des employés.

Inconvénients de l’externalisation des RH

L'outsourcing RH présente de nombreux avantages, mais il faut également prendre en considération un certain nombre de risques liés à cette externalisation :

• l'effort de préparation : pour que l'externalisation réussisse et soit efficace, elle doit être soigneusement préparée. Vous devez savoir quelles tâches spécifiques doivent être externalisées. Comparez les différents prestataires de services entre eux et trouvez celui qui convient à votre entreprise. Calculez exactement les coûts internes engendrés par les tâches et le coût de l'externalisation afin de vous faire une idée de l'intérêt de celle-ci. Une fois que vous avez trouvé un prestataire approprié, il faut le briefer et lui donner toutes les informations nécessaires pour qu'il comprenne les processus. Enfin, vous devez également informer votre personnel de l'externalisation et de ce qu'elle signifie concrètement.
• la dépendance : une fois que vous avez choisi un prestataire de services et que l'externalisation est terminée, vous entrez dans une relation de dépendance à laquelle il n'est pas facile de mettre fin. Si vous n'êtes pas satisfait du service ou si les prix augmentent, vous ne déciderez pas à la légère de passer à un autre prestataire. En effet, le nouveau prestataire devra d'abord se familiariser avec votre entreprise et les procédures exactes, ce qui implique beaucoup d'efforts.
• la perte de contrôle : lorsque vous confiez vos processus à un prestataire de services, vous en perdez également le contrôle et devez compter sur le prestataire pour exécuter les tâches correctement. Si des erreurs se produisent, vous serez moins en mesure de les repérer, car vous manquez de transparence.
• l'effort de communication : comme les employés du prestataire de services ne font pas partie de votre entreprise, les canaux de communication sont plus longs. De plus, il n'est pas toujours évident de savoir qui sont les bons interlocuteurs pour certaines questions. Vous devez être prêt à investir beaucoup de temps dans la communication avec le prestataire afin qu'il n'y ait pas de malentendus sur vos exigences.

Un logiciel RH comme alternative à l’outsourcing RH

L'externalisation des RH présente incontestablement des avantages, mais aussi des inconvénients. Si vous souhaitez économiser du temps et de l'argent, tout en gardant le contrôle de vos processus RH en interne, vous devriez envisager de mettre en place un logiciel de gestion RH.

Avec un logiciel RH adapté, vous pouvez digitaliser vos tâches administratives telles que :

• la saisie des heures
• les dossiers du personnel
• la planification des congés
• la gestion des absences
• la préparation de la paie

Avantages de l'utilisation d'un logiciel RH

En digitalisant vos processus RH, vous réduisez ainsi la charge de travail pour les tâches chronophages et vous donnez simultanément à vos responsables RH plus de temps pour les tâches stratégiques. De cette manière, le passage à l'informatique vaut la peine sans externaliser aucun processus. En outre, vous augmentez la satisfaction de vos employés et évitez les erreurs si le logiciel dispose également d'un self-service RH.

Lorsque vous travaillez avec un logiciel RH, vous n'avez pas à supporter les coûts de communication élevés qui résulteraient d'une externalisation. Votre entreprise définit elle-même tous les processus afin qu'ils soient adaptés individuellement à vos besoins et vous créez une transparence totale entre votre département RH et vos employés.

Le petit plus kiwiHR

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