kiwiHR

  • HR Fachwissen
  • HR Guide

Zeiterfassung mit einem Stundenzettel

Frank Mittag

Warum ist Zeiterfassung ein so wichtiges Thema?

Beschäftigungsmodelle werden immer flexibler, wodurch akkurate Zeitaufzeichnungen zunehmend an Bedeutung gewinnen. Dabei sind Homeoffice, Minijobs und Freelancer sowie Mitarbeiter mit All-In-Verträgen heutzutage weitaus öfter die Regel als die Ausnahme. Eine lückenlose Arbeitszeiterfassung schafft Klarheit und Transparenz für alle Beteiligten. So behalten die Angestellten die geleisteten Stunden und möglichen Überstunden im Überblick. Zudem lassen sich Abwesenheiten wie Urlaub mithilfe einer Zeitaufzeichnung wesentlich einfacher planen. Vorgesetzte haben wiederum den Vorteil, dass sie dank Zeitaufzeichnungen genau wissen, welche Mitarbeiter Überstunden leisten und welchen Angestellten womöglich eine Entschädigung zusteht. Die erfassten Zeiten geben überdies wichtige Hinweise auf die Auslastung der einzelnen Mitarbeiter und vereinfachen dadurch zukünftige Planungen. Zeitaufzeichnungen sind jedoch auch das Herzstück einer jeden Lohnverrechnung, wobei die erfassten Zeiten als Basis für die Berechnung etwaiger Bonuszahlungen und Jahresprämien herangezogen werden können.

Die Wichtigkeit des Themas Zeiterfassung im Unternehmen wird auch durch das Urteil des Europäischen Gerichtshofs im Mai 2019 unterstrichen. 

Was macht eine Stundenzettel Vorlage?

Eine Stundenzettel Vorlage erfasst die Arbeitszeiten der einzelnen Mitarbeiter und weist mögliche Überstunden übersichtlich und korrekt aus. Dabei werden sowohl der Anfang der Arbeitszeit als auch die Dauer sowie Pausen und das Ende der Arbeitszeit lückenlos erfasst. Zusätzlich bieten viele Stundenzettel Vorlagen die Möglichkeit, Projektnummern oder Tätigkeitsbeschreibungen anzugeben, sodass die geleisteten Stunden direkt einem bestimmten Projekt zugeordnet werden können. Digitale Lösungen erleichtern hierbei die Auswertung und verringern die Fehleranzahl. Eine einheitliche Stundenzettel Vorlage ist besonders für kleine und mittlere Unternehmen sinnvoll, die zwar keine große und kostspielige HR-Lösung benötigen, die Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiter dennoch zentral und geordnet erfassen möchten. Das spart Zeit und Ressourcen und vermeidet Papierchaos.

Welche Vorteile hat eine Stundenzettel Vorlage?

Eine digitale Stundenzettel Vorlage zur Erfassung der Arbeitsstunden schafft eine homogene Vorgehensweise innerhalb des Unternehmens. Die Standardisierung gibt den Mitarbeitern mehr Zeit, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren. Vorgesetzte behalten dank der Stundenzettel Vorlage wiederum den Überblick und sind stets über die aktuelle Auslastung ihrer Mitarbeiter informiert. Eine Stundenzettel Vorlage kann jedoch noch viel mehr.

Verringerte Fehlerquote

Die angebotenen Kalkulationen und Formeln in einer Stundenzettel Vorlage wurden vorab getestet und in der Praxis erprobt. Das minimiert Fehler und gibt Sicherheit, dass die Kalkulation für alle Mitarbeiter auf die gleiche Art und Weise erfolgt.

Einfache Nachvollziehbarkeit

Die Aufzeichnungen über die geleisteten Stunden werden mithilfe einer Stundenzettel Vorlage für alle nachvollziehbar und einfach überprüfbar. Das spart Zeit und sorgt für mehr Übersichtlichkeit.

Basis für die Lohnverrechnung

Die erfassten Stunden bilden die Basis für die Kalkulation des Entgelts. Besonders bei Mitarbeitern, die nach Stunden oder Projekt bezahlt werden, schont eine digitale Stundenzettel Vorlage Ressourcen und führt zu einer schlanken Lohnabrechnung. Dank einfacher Auswertungsmöglichkeiten und einer lückenlosen Stundenerfassung kann eine gelungene Zeiterfassung die Genauigkeit der Lohnbuchhaltung um bis zu 85 % steigern.

Erhöhte Mitarbeiterproduktivität

Eine erstklassige Stundenzettel Vorlage gibt Mitarbeitern wieder mehr Zeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Dabei zeigen Studien, dass eine einheitliche Stundenaufzeichnung die Mitarbeiterproduktivität um 25 % bis 45 % erhöht. Mehr als sich 70 % aller Mitarbeiter wünschen sich zudem einfache Lösungen für Routinetätigkeiten. Je unkomplizierter die Stundenzettel Vorlage gestaltet ist, desto größer ist somit ihr Nutzen.

Transparenz

Bei der Arbeitszeiterfassung steht nicht die Kontrolle des Mitarbeiters im Vordergrund, sondern vielmehr die Schaffung von Transparenz. Mit einer smarten Stundenzettel Vorlage sind die Mitarbeiter jederzeit über ihre Arbeitsstunden informiert. Das erlaubt eine flexible Planung von Abwesenheiten und Urlauben und steigert schlussendlich die Zufriedenheit am Arbeitsplatz.

Überstunden und Boni

Eine homogene Stundenerfassung schützt vor Streitigkeiten bei der Lohnabrechnung. Mitarbeiter, die Überstunden leisten, können sich dank des standardisierten Vorgehens sicher sein, korrekt entlohnt zu werden. Zudem ist es möglich, die Aufzeichnungen als Basis für die Berechnung von Boni, Sonderzahlungen oder Jahresprämien heranzuziehen.

Minijobber

Vertrauensarbeitszeit ist ein beliebtes Konzept, jedoch nicht immer möglich. So müssen Minijobber laut Gesetz den Beginn, die Dauer sowie das Ende ihrer Arbeitszeit erfassen. Diese Maßnahme soll Schwarzarbeit Einhalt gebieten. Eine exakte Stundenaufzeichnung ist in diesem Fall somit kein Nice-to-Have, sondern ein Muss.

Planung und Optimierung

Mithilfe einer Stundenzettel Vorlage lassen sich die täglichen Arbeitszeiten per Knopfdruck erfassen und auswerten. So sind alle Überstunden tagesgenau für jeden Mitarbeiter und Vorgesetzten ersichtlich. Dies ermöglicht eine bessere Planung für bestehende und zukünftige Projekte, da freie Kapazitäten sofort ersichtlich sind. Zudem lassen sich aus den Daten der Vergangenheit realistischere Einschätzungen für zukünftige Aufgaben treffen und genauere Kalkulationen für neue Projekte erstellen.


Neugierig geworden?

Möchten auch Sie von den Vorteilen der digitalen Zeiterfassung profitieren? Dann testen Sie die übersichtliche und einfache Zeiterfassung von kiwiHR mit integriertem Stundenzettel 14-Tage lang kostenlos und völlig unverbindlich.

Zeiterfassung vereinfachen

Arbeitszeiterfassung mit kiwiHR

Reibungslose Arbeitszeiterfassung mit automatischer Überstundenkalkulation ermöglicht kiwiHR besonders effektiv kleinen und mittleren Unternehmen. Für alle, die lieber zunächst mit der light-Version starten möchten, bietet kiwiHR den kostenlosen Download einer Stundenzettel Vorlage an. Keine Sorge, die Vorlage für 2020 wird bald hochgeladen. 

Jetzt zum Newsletter anmelden

Mit dem Klick auf "Anmelden" bestätige ich die Datenschutzerklärung gelesen zu haben und stimme ihnen zu.

Mehr vom kiwiHR Blog

  • Produktivität
  • HR Guide

HR-Analytics und Berichte im Unternehmen

HR Analytics geben Unternehmen neue Möglichkeiten zum Nachvollziehen zahlreicher Kennzahlen. Dadurch werden datengesteuerte Entscheidungen ermöglicht und begünstigt.

Jazmin Lopez

Entdecken Sie die zeitsparenden Funktionen von kiwiHR

Ermöglichen Sie Mitarbeitern durch optimierte Prozesse ihre Arbeitszeit gewinnbringend einzubringen und steigern Sie die Produktivität und Effizienz Ihrer gesamten Belegschaft.

Smarte und einfache Mitarbeiterverwaltung

Digitale Personalakte und mehr

Moderne Zeiterfassung mit Überstundenkonto

Arbeitsstunden erfasst in Sekunden

Transparente Fehlzeiten mit Kalenderübersicht

Urlaubsplanung auf Knopfdruck

Zugängliche Dokumente und Mitarbeiterinfos

Sicher und zentral verwalten

Schritt für Schritt Mitarbeiter Onboarding

Mitarbeiter perfekt integrieren

Bereit loszulegen?

Starten Sie Ihre kostenlose 14-tägige Testphase und entfalten Sie das ganze Potential Ihres Personalwesens.

Kostenlos testen