Mitarbeiter prüfen Zeiterfassung
  • Arbeitszeit

Zeiterfassung mit einem Stundenzettel

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Sabrina Fiorin

Warum ist Zeiterfassung ein so wichtiges Thema?

Beschäftigungsmodelle werden immer flexibler, wodurch akkurate Zeitaufzeichnungen immer wichtiger werden. Dabei sind Homeoffice, Minijobs und Freelancer gerade in der aktuellen Situation weitaus öfter die Regel als die Ausnahme.

Eine lückenlose Arbeitszeiterfassung schafft Klarheit und Transparenz. So behalten Angestellte die geleisteten Stunden und möglichen Überstunden im Blick. Zudem lassen sich Abwesenheiten wie Urlaub mithilfe einer Zeitaufzeichnung wesentlich einfacher planen. Vorgesetzte haben wiederum den Vorteil, dass sie dank Zeitaufzeichnungen Überblick über die Überstunden ihrer Mitarbeiter*innen haben.

Die erfassten Zeiten geben zudem wichtige Hinweise über die Auslastung der einzelnen Mitarbeiter*innen und vereinfachen dadurch zukünftige Planungen. Sie gelten als Basis für die Berechnung etwaiger Bonuszahlungen und Jahresprämien.

Es gibt also einige Vorteile von Arbeitszeiterfassung im Unternehmen.

Die Bedeutung des Themas Zeiterfassung im Unternehmen zeigt auch das Urteil des Europäischen Gerichtshofs im Mai 2019.

Stundenzettel Vorlage zur Zeiterfassung
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Excel Vorlage: Arbeitszeiten erfassen

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Was macht eine Stundenzettel Vorlage?

Eine Stundenzettel Vorlage erfasst die Arbeitszeiten der einzelnen Mitarbeiter*innen einfach und schnell und weist mögliche Überstunden übersichtlich aus.

Dabei werden die Dauer der Arbeitszeit und Pausen lückenlos erfasst. Außerdem bieten viele Stundenzettel die Möglichkeit, Projektnummern oder Tätigkeitsbeschreibungen anzugeben. Die geleisteten Stunden können so direkt einem bestimmten Projekt zugeordnet werden.

Digitale Lösungen erleichtern hierbei die Auswertung und verringern die Fehleranzahl. Eine einheitliche Vorlage ist besonders für kleine und mittlere Unternehmen sinnvoll. So können sie Arbeitsstunden des Personals zentral und geordnet erfassen.

Falls die Excel Tabelle nicht ausreichen sollte, ist eine HR-Software oft die bessere Lösung.

Pros und Cons

Welche Vorteile hat die Vorlage?

Ein digitaler Stundenzettel zur Erfassung der Arbeitsstunden schafft eine einheitliche Vorgehensweise innerhalb des Unternehmens. Die Standardisierung gibt den Mitarbeiter*innen mehr Zeit, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren. Vorgesetzte behalten dank der Vorlage wiederum den Überblick und sind stets über die aktuelle Auslastung ihrer Mitarbeiter*innen informiert.

  • Weniger Fehler

Die angebotenen Berechnungen und Formeln in einer Stundenzettel Vorlage wurden vorab getestet und in der Praxis erprobt. Das minimiert Fehler und vereinheitlicht die Berechnung für alle Mitarbeiter*innen.

  • Mehr Transparenz

Bei der Arbeitszeiterfassung steht nicht die Kontrolle der Angestellten im Vordergrund, sondern vielmehr die Schaffung von Transparenz. Mit einer smarten Stundenzettel Vorlage sind Mitarbeiter*innen jederzeit über ihre Arbeitsstunden informiert. Das erlaubt eine flexible Planung von Abwesenheiten und Urlauben und steigert schlussendlich die Zufriedenheit am Arbeitsplatz.

  • Zeitersparnis bei der Lohnbuchhaltung

Die erfassten Stunden bilden die Basis für die Kalkulation des Entgelts. Besonders bei Mitarbeiter*innen, die nach Stunden oder Projekt bezahlt werden, kann bei der Lohnbuchhaltung durch einen digitalen Stundenzettel Zeit gespart werden.

Dank einfacher Auswertungsmöglichkeiten und einer lückenlosen Stundenerfassung kann die digitale Variante die Genauigkeit der Lohnbuchhaltung um bis zu 85% steigern.

  • Erhöhte Mitarbeiterproduktivität

Eine erstklassige Vorlage gibt Mitarbeiter*innen wieder mehr Zeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Dabei zeigen Studien, dass eine einheitliche Stundenaufzeichnung die Produktivität um 25% bis 45% erhöht. Mehr als 70% aller Mitarbeiter*innen wünschen sich zudem einfache Lösungen für Routineaufgaben. Je unkomplizierter die Vorlage gestaltet ist, desto größer ist somit ihr Nutzen.

Mitarbeiter im Büro
  • Überstunden und Boni

Eine homogene Stundenerfassung schützt vor Streitigkeiten bei der Lohnabrechnung. Mitarbeiter*innen, die Überstunden leisten, können sich dank des standardisierten Vorgehens sicher sein, korrekt entlohnt zu werden. Zudem ist es möglich, die Aufzeichnungen als Basis für die Berechnung von Boni, Sonderzahlungen oder Jahresprämien heranzuziehen.

  • Minijobber

Vertrauensarbeitszeit ist ein beliebtes Konzept, jedoch nicht immer möglich. So müssen Minijobber laut Gesetz den Beginn, die Dauer sowie das Ende ihrer Arbeitszeit erfassen. Diese Maßnahme soll Schwarzarbeit Einhalt gebieten. Eine exakte Stundenaufzeichnung ist in diesem Fall somit kein Nice-to-Have, sondern ein Muss.

  • Planung und Optimierung

Mithilfe einer Vorlage lassen sich die täglichen Arbeitszeiten per Knopfdruck erfassen und auswerten. So sind alle Überstunden tagesgenau für jede*n Mitarbeiter*in und Vorgesetzte*n ersichtlich. Dies ermöglicht eine bessere Planung für bestehende und zukünftige Projekte, da freie Kapazitäten sofort ersichtlich sind. Die vergangen Daten können bei der Planung zukünftiger Projekte dabei helfen, genauere Kalkulationen für neue Projekte zu erstellen.

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