RGPD suivi des temps de travail : comment être conforme à la protection des données ?

La gestion des temps de présence est une composante essentielle dans l’organisation d’une entreprise - mais elle représente également un défi en matière de sécurité et de confidentialité. Avec un paysage numérique en constante évolution, il devient de plus en plus important que les entreprises mettent en place des systèmes sécurisés pour protéger les données des employés.

Le contrôle des horaires conforme aux principes RGPD (règlement général sur la protection des données) est particulièrement important pour les collaborateurs, car il garantit la protection de leurs données personnelles. En tant que responsable des ressources humaines, il est essentiel d'aborder cette question afin d'être en conformité avec la loi et de protéger adéquatement les données des employés.

Dans cet article, découvrez les défis de la gestion responsable des données des collaborateurs et les conseils sur la façon d'assurer la sécurité maximale lors du traitement des données des employés.

Le challenge de la protection des données dans l’enregistrement des temps de travail

En tant que responsable des ressources humaines, vous jouez un rôle important pour garantir que la gestion du temps et des activités est conforme aux lois RGPD. Il est crucial que les responsables créent un environnement sécurisé pour le traitement des données des salariés en veillant à ce que tous les employés soient conscients de leurs droits concernant le droit du travail. Le suivi des temps dans le cadre d'une loi sur la protection des données implique de prendre des mesures proactives pour protéger les données sensibles des employés afin d'éviter les menaces externes ou les abus internes. En suivant ces mesures, vous pouvez non seulement créer un environnement sécurisé, mais également économiser du temps et de l’argent en évitant des amendes.

Pourquoi les temps de travail sont-ils considérés comme des données personnelles ?

Les heures de travail sont des données personnelles, car elles sont directement liées à une personne spécifique. Elles contiennent des informations sur la vie privée, l'identité, le lieu de travail, les horaires et les conditions de travail, et éventuellement la nature du travail. Ces données sur le temps de travail peuvent établir des liens avec d'autres données personnelles, telles que la localisation, les coordonnées et les revenus. Les informations sur les heures de travail peuvent également permettre de tirer des conclusions sur les performances professionnelles réelles d'une personne, par ex. les employeurs peuvent l'utiliser pour vérifier si l'employé travaille assez vite ou produit assez vite. Par conséquent, il doit être protégé conformément à la réglementation sur la protection des données.

Le suivi des temps est-il un élément important pour la protection des données ?

Le suivi des temps contient des informations personnelles. Ainsi, les obligations RGPD s'appliquent à l'entreprise, qui doit mettre en place un système de saisie des temps conformes aux normes. Ces procédures comprennent le stockage et la transmission sécurisés des données, ainsi que l'instauration d'une réglementation appropriée pour l'accès et le traitement des données afin d'assurer la protection des droits des employés.

Les données ne peuvent être consultées que par des personnes autorisées. Ceux-ci incluent, par exemple, les responsables RH, les services financiers ou les cadres. De plus, il est important de fixer des règles pour que ces personnes n'utilisent les informations pour un motif spécifique et non pour contrôler le salarié. Tous les collaborateurs ayant accès aux systèmes d'enregistrement des temps individuels soient formés sur la façon de traiter les données de manière responsable.

Avantages et désavantages d’un logiciel RH

Pour garantir une saisie des temps conforme au RGPD, l'utilisation d'un logiciel RH doit être envisagée. Il s'agit d'un moyen sûr, moderne et efficace d'enregistrer les heures de travail et les jours de congés.

La saisie des temps avec un logiciel RH présente les avantages et inconvénients suivants en matière de protection des données :

Avantages :

• Sécurité accrue des données : le logiciel RH intègre des fonctions de protection et de sécurité des données qui garantissent que les données sont protégées conformément aux exigences légales.

• Surveillance automatique de l'enregistrement du temps : avec le logiciel RH, de nombreux processus sont automatisés, ce qui permet d'économiser du temps et des efforts tout en minimisant les sources d'erreur.

• Stockage centralisé : toutes les données sur le temps de travail sont stockées dans un emplacement central pour un accès facile.

Désavantages :

Coûts supplémentaires : un logiciel RH vous coûte de l'argent supplémentaire. Cependant, les coûts de tels logiciels sont très faibles par rapport aux coûts que vous encourrez avec une amende en cas de manquements lors de contrôles.

Où les serveurs doivent-ils être stockés ?

Les serveurs sur lesquels le suivi du temps est stocké doivent être situés dans un pays de l'UE ou reconnu comme offrant le même niveau de protection des données que l'UE. Cela s'applique également aux entreprises qui hébergent leurs serveurs chez un fournisseur de services externe. Certaines entreprises choisissent de garder les serveurs dans leur propre bâtiment, tandis que d'autres choisissent un centre de données externe pour plus de sécurité et de protection. Il est important de s'assurer que les données sur les serveurs sont correctement protégées et ne peuvent être consultées sans autorisation.

Combien de temps les données doivent-elles être conservées ?

Conformément aux exigences du RGPD et du droit du travail, les données de gestion du temps doivent généralement être conservées pendant au moins deux à cinq ans afin de pouvoir prouver les réclamations en vertu du droit et du code du travail. En parallèle, certaines lois, telles que le droit fiscal, peuvent exiger des périodes de stockage plus longues.

Que considérer en tant qu’employeur ?

En tant qu'employeur, vous avez la responsabilité de protéger les données personnelles lors de l'enregistrement du temps de vos employés. Il existe un certain nombre d'exigences légales et de réglementations à suivre pour garantir que la gestion du temps est conforme au RGPD et légalement autorisé.

• Réglementations claires et sans ambiguïté : les heures de travail doivent être spécifiées clairement et sans ambiguïté dans le contrat de travail.

• Conformité RGPD : la gestion des temps doit être conforme au RGPD et autorisé par la loi. Tous les employés doivent en être informés. Un système de traitement des données personnelles doit être mise en place.

• Sécurité des données : le stockage des données doit être sécurisé et protégé pour empêcher l'utilisation ou la divulgation non autorisée des données. Les données ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire pour la gestion des temps. Les serveurs sur lesquels les données sont stockées doivent être situés dans un emplacement sécurisé.

Que doivent savoir les employés ?

La gestion des temps est un aspect important de la gestion des ressources humaines et peut aider à suivre les performances d'un salarié, particulièrement en startups et PME. Il est donc important que les travailleurs soient conscients de leurs droits et responsabilités. Ceux-ci inclus :

• Droit à l'information et à la transparence : chaque employé a droit à l'information et à la transparence concernant ses horaires de travail. Les travailleurs doivent s'assurer qu'ils ont accès à leurs propres données sur le temps de travail et qu'ils sont informés de tout changement.

• Droit à la protection des données personnelles : chaque employé a droit à la protection de ses données personnelles. Les travailleurs doivent veiller à ce que leurs données sur le temps de travail soient conservées en toute sécurité et qu'elles ne soient pas partagées sans leur consentement.

En résumé : suivi des temps - protection des données

Le suivi du temps et la protection des données sont des enjeux importants pour toute entreprise. En tant qu'employeur, il est essentiel que vous respectiez les lois et obligations applicables. Une gestion des temps conforme au RGPD protège à la fois l'entreprise et les employés contre l'utilisation abusive des données et garantit un traitement licite des données personnelles. Le choix entre la saisie du temps papier ou Excel et le logiciel RH dépend des besoins de l'entreprise, mais la protection des données doit toujours primer.

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Lea Walden est chargée marketing et business development chez heyData, une SaaS de conformité en matière de protection des données. Grâce à sa formation en psychologie de l'entreprise, elle écrit du contenu sur le thème de la protection des données, en étroite collaboration avec l'équipe juridique de heyData.