Automatisez la gestion des notes de frais

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais se présente sous la forme d'un document (facture, ticket de caisse ou reçu) permettant à l'employé ou au dirigeant d'une entreprise de se faire rembourser des frais avancés nécessaires à l'activité. Le remboursement se fait par l'employeur. Il existe 3 méthodes de remboursement des dépenses professionnelles :

1. Les indemnités forfaitaires : frais de logement ou de déplacement, par exemple.
2. Les frais réels : frais remboursés au centime près, sous présentation d'un justificatif détaillé, ne dépassant pas le plafonnement fixé par l'entreprise. Les frais forfaitaires et les frais réels permettent l'exonération de cotisations sociales si leur montant ne dépasse pas le seuil fixé.
3. La déduction forfaitaire spécifique : cela concerne les ouvriers du bâtiment, les VRP ou encore les artistes. Ces indemnités sont intégrées dans le salaire brut de l'employé. Le calcul des cotisations sociales se fait sur le salaire et les primes auxquels sont déduits ces frais, selon la catégorie professionnelle du salarié. Leur montant ne doit pas dépasser 7 600 € par an. 

Quels frais un salarié peut-il se faire rembourser ?

Les notes de frais doivent être détaillées de manière à justifier l'intérêt des dépenses engagées pour une entreprise. Pour éviter tout abus, chaque entreprise a sa politique de remboursement des notes de frais de l'entreprise et ses règles de plafonnement. Par exemple : frais de repas, voyage, fournitures, matériel informatique...

C'est le cas, par exemple, des commerciaux qui sont souvent amenés à se restaurer à l'extérieur et à voyager pour démarcher des clients. Le remboursement se fait, en général, sous forme de forfait, car c'est une dépense régulière. Cependant, les factures ou reçus doivent indiquer :

• le montant de la note du restaurant ou d'une nuit d'hôtel à condition que le lieu soit à plus de 50 km du domicile ;
• la facture des fournitures ;
• le nombre des invités au restaurant et le motif de l'invitation.

Le remboursement des frais de restauration pour certains événements n'exclue pas pour autant de d'offrir à ses employés des tickets restaurant. 

Frais de mobilité, transport et frais kilométriques

Lorsque vous vous déplacez avec votre propre véhicule dans le cadre de votre travail, les frais engagés sont remboursés par l'entreprise. Le salarié doit bien conserver les tickets de péage, de parking et de carburant. Concernant les indemnités kilométriques, il faut :

• préciser le motif et le lieu du déplacement,
• noter le kilométrage,
• communiquer la puissance fiscale du véhicule.

Frais liés aux outils de télétravail et NTIC

Le télétravail se démocratise de plus en plus. Les frais engendrés par ces nouvelles technologies sont remboursables sous certaines conditions. Ce sont des charges à caractère spécial associées à l'emploi ou sa fonction. Il faut, bien sûr, justifier la réalité des dépenses professionnelles. Toutefois, les consommables et les connexions sont remboursés sans justificatif, car il est difficile d'en fournir. De la même manière, il est compliqué d'établir un forfait pour ces frais. Les nouvelles technologies de l'information et de la communication sont :

• Internet : ordinateur, tablette ou autre support informatique ;
• téléphone portable ;
• logiciel, modem.

Pourquoi automatiser la gestion des notes de frais ?

Si la gestion des notes de frais est fastidieuse pour les responsables RH ou les comptables, cette tâche est aussi pénible pour les salariés. Un logiciel RH, ayant un module de gestion des notes de frais, facilite la déclaration des dépenses, le calcul et le suivi global. Voici ses avantages :

Déclaration des dépenses dans le logiciel RH

Les frais sont saisis dans le logiciel et archivés au fur et à mesure. Ainsi, le salarié n'a pas besoin d’attendre la fin du mois pour envoyer les justificatifs et ne risque pas de perdre des justificatifs.

Numérisation des justificatifs

L'employé a juste à numériser ses notes de frais dans le logiciel. Ainsi, tous les reçus et les dépenses sont centralisés en attendant leur validation.

Validation express grâce aux alertes emails

Automatiser les notes de frais c'est aussi accélérer le principe de validation grâce à l'envoi de notifications. Une notification est envoyée, par e-mail, aux responsables d’équipe quand une demande de remboursement de frais professionnels est créée. Ce qui est très pratique lorsque les salariés ont avancé beaucoup de frais et qu'ils ne peuvent pas attendre la fin du mois pour se faire rembourser.

Données accessibles 24h/24 et application mobile

Vous avez un doute sur la saisie d'un justificatif de dépense ? Pas de panique, vous avez accès aux données enregistrées dans le SIRH à tout moment depuis votre ordinateur ou votre téléphone portable. De plus, une application mobile vous sera utile afin d'envoyer vos notes de frais de là où vous vous trouvez. Les salariés auront le libre-accès à leur compte pour vérifier qu'ils n'ont rien oublier.

Outils adaptés aux salariés en télétravail

Quoi de mieux pour un salarié que d'envoyer ses frais professionnels sans se déplacer ? Grâce à un logiciel de gestion des notes de frais, les dépenses son listées et remboursées plus facilement.

Saisie intuitive

Grâce à la gestion automatique des notes de frais les employés saisissent facilement les informations liées à leurs dépenses dans des formulaires pré-remplis.

Maîtrise de l'organisation

En général, un logiciel de gestion des notes de frais permet de classer les justificatifs par :

• date ;
• employé ;
• catégorie ;
• montant ;
• statut.

Fini les calculs interminables, la course après les reçus des frais professionnels ! Votre temps est précieux, ne le gaspillez pas en énergie inutile. Automatisez la gestion des notes de frais !  Gérer les frais professionnels d'une entreprise n'a jamais été aussi simple et agréable ! La gestion des notes des frais est l'un des nombreux avantages de la digitalisation de la fonction RH.