Entretien de départ : les bonnes questions à poser à votre salarié

Un entretien de départ est un rendez-vous formel entre l'employeur et le salarié qui quitte l'entreprise. Cet entretien fait partie intégrante du processus d'offboarding. Il est fait pour comprendre ses motivations et vous aider à prendre des mesures afin de fidéliser vos salariés et mieux recruter. Vous l'aurez compris, l'entretien de départ est une étape clé qu'on aurait tort de prendre à la légère. Voici quelques conseils pour mener un entretien de départ de manière constructive pour l'employeur et le collaborateur quittant l'entreprise.

Qu'est ce qu'un entretien de départ ?

Un entretien de départ est une série de questions que vous posez à un employé lorsqu'il quitte son emploi dans votre entreprise. Pendant l'entretien de départ, vous lui demanderez de vous dire franchement ce qu'il a aimé et ce qu'il n'a pas aimé dans son travail pour votre entreprise.

Si la personne est partie de son propre chef, l'entretien de départ peut vous aider à évaluer pourquoi elle a cherché une autre opportunité d'emploi. Cela peut également aider votre entreprise à comprendre ce qui a rendu l'autre entreprise tellement plus attrayante pour votre employé pour qu'il ait choisi de travailler ailleurs.

L'importance des entretiens de départ

Nous avons déjà établi que les entretiens de départ sont incroyablement cruciaux pour la croissance de votre entreprise. Mais êtes-vous au courant de tous ses avantages ?

Tout d'abord, un entretien de départ peut contribuer à améliorer les ressources humaines (RH). Grâce aux entretiens de départ, vous pouvez déterminer si vos avantages sociaux ou vos stratégies de rémunération des employés se situent parmi ceux de la concurrence. Vos employés partent-ils souvent parce qu'ils bénéficient d'avantages compétitifs ailleurs ? Une autre entreprise les paie-t-elle davantage pour faire le même travail ?

Un entretien de départ peut également vous aider à comprendre comment les employés perçoivent l'environnement de travail actuel et s'y intègrent. Souvent les salariés hésitent à en parler à leur supérieur hiérarchique. Ainsi, si votre environnement de travail est toxique, si le micromanagement ou le manque de perspective pèse sur les collaborateurs, l'entreprise peut être la dernière à s'en rendre compte.

Cependant, de nombreuses personnes finissent par quitter leur emploi à cause du stress ressenti, d'une mauvaise ambiance, d'un manque de communication ou d'une culture d'entreprise avec laquelle elles ne se sentent pas compatibles.

L'entretien de départ est l'occasion parfaite pour le découvrir car votre collaborateur n'a plus rien à perdre à jouer franc jeu avec vous.

Un entretien de départ peut permettre d'en savoir plus sur l'entreprise dans son ensemble, et une critique constructive peut aider à définir des stratégies efficaces pour améliorer le flux de travail. Vous pourrez ensuite mettre en œuvre les changements découlant de l'entretien, en particulier après en avoir mené plusieurs et avoir constaté une tendance.

Menée de manière constructive l'entretien de départ permet surtout de se séparer en bons termes.

Un entretien de départ efficace, ça s'organise

L'entretien de départ n'est pas un rendez-vous que l'on fait de manière spontanée. Cette entrevue peut se révéler tellement riche humainement et professionnelement, qu'il est absolument nécessaire de la préparer correctement. Le fait de l'organiser au mauvais moment ou avec la mauvaise personne peut conduire à des entretiens de départ qui ne vous apporteront pas ce que vous recherchez. Cette entrevue doit donc faire partie intégrante du parcours d'offboarding de l'entreprise.

1. Désigner la bonne personne pour mener l'entretien de sortie

Tout d'abord, vous devez vous demander qui doit mène l'entretien de départ avec le salarié sortant. On aurait pour réflexe de penser automatiquement au manager direct ou même au patron de l'entreprise s'il s'agit d'une PME. Or, tactiquement, ces personnes ne sont pas forcement les mieux placées, surtout en cas de départ liés à des raisons de management toxique par exemple. Dans ce cas, il est préférable de faire appel à un responsable de deuxième ou troisième ligne, tel qu'un responsable RH ou un autre manager d'équipe, plus neutre. Vous pouvez également faire appel à un consultant pour obtenir un point de vue totalement neutre.

2. Rendre les entretiens de départ obligatoires

Vos entretiens de départ doivent être obligatoires, sauf si la résiliation du contrat est due à une faute grave. Cela est d'autant plus important que vous risquez de voir partir des employés très précieux. Ceux qui ont apporté beaucoup à votre entreprise et qui sont difficiles à remplacer vous donneront le feedback dont votre entreprise a le plus besoin. Mais de même, ceux que vous n'aurez pas de mal à remplacer devraient également avoir l'occasion de parler de leur expérience. 

3. Choisir le bon moment

Vous devriez également envisager de les mener lorsque les émotions ne sont plus à fleur de peau. Par exemple, certains employés peuvent démissionner en raison d'un événement négatif survenu au travail, ou un employé peut être licencié pour une multitude de raisons. Dans les deux cas, les émotions peuvent être vives entre ceux qui mènent les entretiens et l'employé.

Il est conseillé de laisser passer un peu de temps après que l'employé ait annoncé sa décision de travailler ailleurs avant de mener l'entretien.

4. Essayer d'avoir l'entretien en face à face 

Mener une conversation en personne est souvent beaucoup plus utile que de le faire par téléphone. Si la personne est à distance insistez pour faire de le faire par vidéo. Elle donne souvent des résultats beaucoup plus honnêtes et vous permet surtout de lire le langage corporel. Si le collaborateur ne se sent vraiment pas à l'aise avec cet exercice, vous pourrez toujours lui soumettre un questionnaire par email.

5. Exemples de questions à poser lors d'un entretien de départ

Lorsque vous organisez un entretien de départ, vous devez préparer les questions à poser à l'ancien employé. Gardez en tête qu'il s'agit de déduire ce que votre entreprise peut améliorer. Toutefois, si d'autres questions surgissent au cours de l'entretien, posez-les naturellement afin d'obtenir toutes les informations dont vous avez besoin. Si vous trouvez que vous pouvez appliquer les mêmes questions à tous les départs d'employés, vous pouvez créer un modèle et le partager via un logiciel RH en ligne ou en utilisant un système de gestion de documents.

• Qu'avez-vous pensé de votre mission au sein de l'entreprise ?
• Qu'avez-vous préféré / moins aimé ?
• Avez-vous ressenti de la pression ? Comment l'avez-vous vécu ?
• Est-ce que vous diriez que l'entreprise / votre supérieur vous a soutenu ou conseillé lorsque vous en aviez besoin ? 
• Avez-vous reçu les formations nécessaires ? Si non, lesquelles vous ont manqué ?
• Avez-vous suffisament progressé dans l'entreprise ? 
• Comment percevez-vous l'ambiance au travail ?
• Vous sentiez vous assez reconnu pour le travail effectué ?
• Quelle est la raison spécifique de votre départ ?

Conseils à suivre pendant l'entretien de départ 

Bien qu'il n'y ait pas de manière exacte de mener un entretien de départ, vous devez le faire de façon à encourager l'employé à parler librement. Vous devez toujours aborder l'entretien de manière ouverte et positive de façon à mettre votre interlocuteur en confiance.

1. Valorisez l'employé sortant

Rappelez toujours à l'employé que son travail dans l'entreprise a été apprécié. N'hésitez pas à lister quelques points marquants et remerciez-le pour son implication dans son travail pendant son séjour dans l'entreprise.

2. Rappelez-vous qu'il s'agit d'une conversation

Bien que le nom "entretien de départ" sonne un peu formel,  gardez en tête qu'il s'agit d'abord d'une conversation basée sur l'échange. Les questions préparées vous serviront de base pour chercher les informations que vous souhaitez mais elles ne doivents pas rythmer le flux de la conversation. Ce faisant, votre ancien employé peut révéler des choses que vous n'aviez pas l'intention de lui demander, et vous découvrirez peut-être qu'il peut révéler des informations encore plus précieuses.

3. Observez le language corporel

Si vous sentez que votre interlocuteur est tendu, en retrait ou sur la défensive, rassurez-le en lui précisant que cet entretien n'aura pas d'influence sur sa lettre de recommandation, ni sur votre relation future. Une fois encore, l'enjeu de l'entretien de départ (dans le cas d'une démission) est de comprendre les raisons du départ afin d'utiliser ces informations pour éviter d'autres départs non souhaités ou de s'aligner par rapport à l'offre de la concurrence. 

4. Ecoutez attentivememnt

Écoutez très attentivement l'ancien employé lorsqu'il parle. C'est le moment où un ancien employé peut donner à votre entreprise un feedback incroyablement précieux. Assurez-vous donc que vous êtes bien concentré sur l'entretien et que vous laissez tout ce qu'il dit pénétrer dans votre esprit. 

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