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Le Strategic Workforce Planning (SWP) : la planification comme outil de gestion RH
Le Strategic Workforce Planning, également connu sous le nom de planification stratégique des effectifs, est un outil de planification RH qui met en parallèle la stratégie de développement de l'entreprise et les perspectives d'évolution des ressources humaines. De quoi s'agit-il ? Quels en sont les enjeux ? Comment y répondre avec un logiciel de gestion des ressources humaines ? Nous vous guidons.
Qu’est-ce que le Strategic Workforce Planning (SWP) ?
Le Strategic Workforce Planning (en abrégé : SWP) est à la mode dans le monde des RH. Bien plus qu'un simple effet de manche, la planification stratégique des effectifs est en réalité devenu incontournable pour toutes les entreprises. En effet, l’utilisation stratégique des talents est pertinente dans tous les secteurs économiques.
Un contexte nouveau pour les entreprises
Après les changements provoqués par la Covid-19, les entreprises sont confrontées à une transformation majeure des métiers. Avec le développement de l'intelligence artificielle ou l'expansion des technologies, les emplois actuels se transforment. Pendant ce temps, de nouveaux métiers naissent. L'environnement des entreprises change pour plusieurs raisons :-
Le développement d'une économie de plateformes qui met en relation directe utilisateurs et prestataires
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Le développement de nouvelles technologies comme l'intelligence artificielle, la réalité virtuelle ou encore la robotique
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Le contexte économique tendu en raison de crises financières ou sanitaires, augmentation des coûts de production et obligation de rentabilité
Une planification des ressources humaines
C'est en raison des changements constants que le Strategic Workforce Planning est un passage obligé. La planification stratégique des effectifs est un processus d'analyse de la main d'œuvre réalisé par l'entreprise. Sur la base de ce contrôle de gestion sociale, elle peut prendre les décisions utiles concernant ses besoins en personnel à court, moyen et long terme. Il s'agit de mettre en corrélation la stratégie commerciale de l'entreprise et la gestion de ses effectifs afin de s'assurer de disposer des personnes les plus adéquates, au bon moment, au bon endroit et au meilleur coût. Les talents nécessaires à la réalisation des objectifs de l'entreprise peuvent être trouvés en interne et formés ou recrutés sur le marché du travail. Cette stratégie est un outil de pilotage vers la transformation tout en permettant d'anticiper l'évolution des compétences. Cela permet dès lors de planifier les compétences dont aura besoin l'entreprise dans le futur.
L'importance du Strategic Workforce Planning pour l'entreprise
« Le meilleur moyen de prévoir le futur, c’est de le créer », disait Peter Drucker. Le célèbre économiste insistait sur l'importance de l’anticipation dans la planification des objectifs à long terme. Planifier permet de réduire les incertitudes liées à l'avenir. Cela est valable pour les ressources naturelles, les matériaux. Cela reste plus que jamais d'actualité pour les ressources humaines. La planification stratégique des effectifs permet d'atteindre, dans une logique stratégique, les objectifs financiers fixés, notamment grâce à l'engagement des employés et la mise en place d'équipes qui collaborent efficacement. Cela implique plusieurs axes de travail. Les premiers maîtres-mots sont anticipation et adaptation de l'emploi aux stratégies de l'entreprise. Ensuite, il convient de prévoir concrètement les changements en termes de compétences et l'évolution des métiers. Cette planification s'inscrit dans une politique de développement commercial et de réduction des risques.Des objectifs financiers
Le développement d'une entreprise dépend à la fois de données financières et des ressources humaines. La masse salariale est un coût indéniable, mais elle sert surtout à dégager des revenus pour l'entreprise. Voilà pourquoi analyser les données RH permet d'optimiser l'organisation humaine de l'entreprise pour plus de rentabilité.Des employés investis dans l'entreprise
L'engagement des employés en faveur de leur entreprise est une des clés qui permet d'atteindre les objectifs. Lorsque les salariés voient en leur entreprise plus qu'une source de revenus et prennent à cœur la réussite de l'entreprise, cela se traduit par une augmentation de la productivité ainsi que d'une réduction de l'absentéisme. La planification du capital humain prend en compte cette réalité afin de répondre aux besoins futurs en main d'œuvre.
Comment mettre en place un Strategic Workforce Planning ?
Implanter dans une entreprise une planification stratégique des effectifs nécessite de passer par plusieurs étapes.Partir de la stratégie de l'entreprise
Afin de planifier les effectifs, il est essentiel de les mettre en concordance avec les objectifs de l'entreprise. Cela implique une analyse des objectifs de l'entreprise tant à court qu'à moyen ou long terme. Sur cette base, il est possible de définir les compétences nécessaires à la réalisation de ces objectifs.Analyser les ressources humaines actuelles
La seconde étape d'une planification stratégique des effectifs consiste à faire le point sur la situation de l'effectif de l'entreprise. Cela peut notamment se faire en se fondant sur l'analytique RH et sur des indicateurs de performances KPIs RH comme :-
Taux d'engagement des salariés
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Retour sur investissement de la formation
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Taux d'absentéisme
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Taux de rotation
Identifier et mesurer les besoins de compétences
Avec le tableau de bord ainsi construit, l'entreprise dispose d'une image parfaite des compétences qu'elle réunit. Cela permet de déterminer celles qui lui manquent actuellement et celles dont elle aura besoin dans l'avenir. Le concept de compétences est large puisqu'il englobe les connaissances, les compétences et les aptitudes. Il est parfois indispensable d'y inclure les traits de personnalité compatibles avec la culture de l'entreprise. La vision stratégique du futur se confronte au défi de deviner les métiers nécessaires dans l'avenir. C'est que les métiers sont en réalité en constante évolution. Ils s'adaptent à l'environnement technologique alors que de nouveaux emplois sont créés. C'est pourquoi, plus que d'identifier des métiers, l'entreprise doit se concentrer sur les compétences. La mesure des transformations futures se fait à un niveau global avec la détermination d'axes de formation, d'adaptations structurelles. Cela est valable à un degré individuel à travers un soutien individualisé à l'évolution des travailleurs en place et des nouvelles recrues. L'aspect recrutement est important puisqu’il permet à l'entreprise d'acquérir des compétences qui lui manquent tant de manière qualitative que quantitative.Modéliser des scénarios
Sur base de ses objectifs de développement et des besoins de compétences dégagées, l'entreprise peut se projeter dans le futur. Il s'agit dès lors d'un travail commun entre responsables des ressources humaines et des directions opérationnelles. Le plan stratégique doit se concentrer sur les emplois essentiels pour l'entreprise, à savoir ceux qui sont indispensables à son activité. Par exemple, des programmeurs dans une entreprise informatique. Toutefois, il faut aller plus loin en travaillant sur les métiers qui permettent d'atteindre les objectifs commerciaux et de satisfaire les clients. Dans l'exemple de la firme informatique, il peut s'agir des commerciaux qui conseillent les clients ou de graphistes qui mettent le produit en valeur. La priorité donnée à ces emplois essentiels et critiques s'explique par faible probabilité d'avoir besoin de personnes performantes dans tous les postes de l'entreprise. Nul n'étant devin, la prise en considération de plusieurs scénarios possibles permet d'adapter la stratégie. L'exercice est complexe, car il impose de prendre en compte aussi bien la situation économique, les évolutions des technologies que des évènements soudains comme la Covid-19. Ce dernier exemple est particulièrement éloquent puisque l'entreprise qui avait anticipé une utilisation large du télétravail, avait analysé les enjeux en termes de management, de qualités personnelles des collaborateurs ou encore de motivation. Cela leur a permis de s'adapter alors que d'autres acteurs économiques en étaient au stade des questions.Évaluer et adapter la stratégie
Mettre en place une planification stratégique des effectifs nécessite un pilotage. En effet, il est important d'analyser la stratégie mise en place afin de l'ajuster si besoin. Au lieu de suivre aveuglément un Strategic Workforce Planning, il est plus efficace de le regarder fonctionner et de l'adapter constamment en fonction des circonstances commerciales notamment.
Logiciel en ligne de gestion des ressources humaines et Strategic Workforce Planning
Une démarche de planification stratégique des effectifs repose à la fois sur une compréhension des évolutions du monde du travail et sur la compilation de données RH. Ces dernières sont des indicateurs indispensables dans l'élaboration d'une planification stratégique. Ils le sont tout autant pour sa mise en place et son suivi. Bien plus qu'un outil d'enregistrement des présences et des absences, un logiciel de gestion des ressources humaines permet un accès instantané aux données du personnel et aux indicateurs RH. Cela signifie une meilleure analyse de la performance des salariés de l'entreprise à travers une vue globale en temps réel. La mesure des compétences des travailleurs et leur centralisation est un point fort des logiciels en ligne de gestion des ressources humaines. En effet, l'entreprise est ainsi certaine de disposer de données actualisées et dès lors pertinentes. Utiliser un logiciel en ligne afin d'en extraire les indicateurs RH utiles est une solution efficace dans un environnement et un contexte en évolution permanente. Cela permet d'adapter le Strategic Workforce Planning afin de le rendre plus performant.
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