Nos conseils pour réussir la mise en place du télétravail

Avec la crise du coronavirus, de nombreuses sociétés ont eu à recourir au télétravail. Qu'il soit déjà bien ancré dans la culture de l'entreprise ou qu'il soit mis en place dans des circonstances exceptionnelles, le travail à distance, plus qu'une tendance, est devenu une nouvelle manière de travailler et de collaborer.

Mais quels sont les réels avantages du télétravail pour l'employeur et pour l'employé ? De quelle manières l'entreprise peut-elle accompagner et améliorer un salarié en situation de travail à distance ? kiwiHR fait le point avec vous et vous donne ses conseils pour réussir la mise en place du télétravail.

1 - Télétravail : définition et cadre légal

Qu'est-ce que le télétravail ?

Selon la définition du code du travail, le télé-travailleur est celui qui exerce, à son domicile ou dans un tiers-lieu comme un espace de co-working, de manière occasionnelle ou régulière, et toujours de façon volontaire, son activité professionnelle qu'il pratique habituellement dans les locaux de l'employeur.

Il doit pouvoir être joint par son employeur sur son temps de travail, grâce aux technologies de l'information : téléphone, internet, messagerie instantanée. Le télétravail s'adresse à tout salarié du secteur privé ou public.

L'employé en télétravail conserve les droits et devoirs, ainsi que les avantages qui incombent aux autres salariés de l'entreprise. Il ne faut pas confondre télétravail et travail mobile, qui sont deux concepts différents.

Qui décide de mettre en place le télétravail ?

La décision de télétravail peut être prise suite à une demande du salarié ou dans le cadre d'un accord d'entreprise. Dans tous les cas, il s'agit d'une démarche volontaire de l'employé.

Si la décision finale revient toujours à l'employeur, celui-ci doit, en cas de refus, motiver sa réponse : missions incompatibles avec le travail à distance, absence d'outils le permettant, etc.

La mise en place du télétravail peut se concrétiser par accord oral de l'employeur si le travail à distance est occasionnel, ou bien figurer sur le contrat de travail, ou sur un avenant à celui-ci, en cas d'instauration de télétravail régulier.

Dans le cas particulier de circonstances exceptionnelles, telles qu'une crise sanitaire comme celle de la Covid-19, le télétravail peut être imposé par l'employeur afin de permettre la poursuite des activités de l'entreprise et d'assurer la protection de ses collaborateurs. Il devient d'ailleurs de plus en plus une normalité avec la démocratisation du travail hybride.

Quels sont les devoirs de l'entreprise ?

L'employeur doit s'engager à mettre à disposition de son salarié tous les outils lui permettant d'exercer correctement et confortablement ses missions : ordinateur, téléphone, connexion internet, tablette...

2 - Télétravail : des avantages pour l'employeur et l'employé

Confort, efficacité, productivité : le travail à distance présente de nombreux intérêts, tant pour le salarié que pour l'employeur.

Employeur : quels sont les avantages du télétravail ?

• Gain de productivité : le salarié est moins dérangé par les coups de téléphone ou le passage des collègues dans son bureau. La productivité au travail en est augmentée !
• Meilleure efficacité : le salarié reste concentré sur ses tâches et les effectue plus efficacement. Il est également plus autonome sur la gestion et l'organisation de son travail.
• Plus de confiance : une relation hiérarchique saine implique confiance et loyauté entre les deux parties. En proposant le télétravail à un employé, vous lui assurez de votre foi en son professionnalisme.
• Gain de motivation : grâce à un équilibre personnel / professionnel, le salarié reste motivé et positif.
• Fidélité : en rendant plus souple les jours de présence obligatoire au bureau, l'employeur fidélise ses employés. Cela concerne notamment ceux qui ont des enfants ou une personne à charge (ce qui limiterait par exemple la prise du congé de proche aidant). Un salarié heureux ne cherchera pas à aller voir si l'herbe est plus verte ailleurs !
• Optimisation des espaces de travail et de leur rentabilité : vos employés peuvent se partager un même bureau s'ils sont présents en alternance. Vous pouvez même songer à louer un local plus petit.
• Diminution du taux d'absentéisme : il est prouvé que les télétravailleurs sont moins sujets aux virus, arrêts maladies et burn-out.
• Plus de diversité : le télétravail est également une réponse à la diversité en entreprise car il permet de collaborer avec plus de talents d'origines différentes ou qui n'habitent pas dans la région, des personnes handicapées qui ont des diffucultés à se déplacer, des femmes avec des enfants à charge qui peuvent économiser des heures de transports...

Salarié : quels sont les avantages à pratique le télétravail ?

Le télétravail permet au travailleur de gagner en qualité de vie au quotidien.

• Faire des économies : les coûts de transport ou d'essences sont réduits voire épargnés.
• Moins de stress : dans les transports en commun, risque d'accident de la route, course pour aller chercher les enfants à la crèche ou à l'école après le travail, etc.
• Meilleur conciliation vie professionnelle / vie privée : plus de souplesse au quotidien et surtout plus de temps, gagné sur les temps de trajet ou temps de transport par exemple.
• Meilleure santé : grâce à meilleure concentration, le salarié se sent moins fatigué à la fin de la journée.

3 - Nos conseils pour une bonne organisation du télétravail

Il existe également des inconvénients au télétravail qui peuvent mener à une dépression sévère par exemple. Il est ainsi important de bien organiser le contrôle du télétravail. Voici quelques conseils :

5 conseils pour l'employeur

• Fixez le cadre du télétravail : horaires de travail et suivi du temps de travail, missions, matériel mis à disposition.
• Equipez-vous des outils adéquats : applications de gestion de projets, logiciels de visioconférence, messageries instantanées, logiciel de gestion des temps et activités, logiciel de gestion des congés, réseaux sociaux d'entreprise, etc.
• Souciez-vous du bien-être de votre salarié : prenez de ses nouvelles régulièrement, intéressez-vous à son équilibre professionnel et personnel.
• Faites des points réguliers : rencontre-t-il des difficultés d'ordre matériel ou managérial ? A-t-il besoin d'aide sur un dossier ou une mission en particulier ?
• Gardez le contact : contactez votre salarié par téléphone ou par messagerie, gardez le lien, comme vous le faites avec vos employés présents au sein de l'entreprise. Intégrez-le aux décisions d'équipe et informez-le des nouvelles : le salarié en télétravail ne doit pas se sentir à l'écart.

5 conseils pour le salarié en télétravail

• Aménagez-vous un espace de travail : il peut s'agir d'un bureau ou de la table de la cuisine, mais votre poste de travail doit être dégagé et exempt de toute distraction.
• Préparez-vous comme pour une journée de travail : pour votre bien-être, évitez le pyjama ! Levez-vous à heure fixe et habillez-vous normalement.
• Planifiez votre journée : faites-vous une to-do list ou un planning de vos tâches à réaliser. De nombreux outils peuvent vous aider pour cela comme Todoist ou la liste de tâches sur Google. Un bloc-notes fera aussi l'affaire.
• Faites des pauses : les écrans peuvent abîmer les yeux et provoquer une fatigue oculaire. Comme au bureau, arrêtez-vous de temps en temps pour prendre un café ou allez prendre l'air quelques minutes. Faites également une vraie pause déjeuner : évitez le sandwich avalé derrière votre écran.
• Gardez le contact avec vos collègues : un petit coup de téléphone au démarrage de la journée, un mail ou un message instantané font toujours plaisir et montrent à vos collègues que vous êtes présent et disposé à leur répondre en cas de besoin.