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Funktionen eines Employee Self-Service

Aude Creveau

Die Digitalisierung schreitet weiter voran und findet mehr und mehr Zuspruch im Personalwesen zahlreicher Unternehmen. Dennoch greifen noch immer viele Betriebe auf die Verwendung von Excel-Tabellen, Word-Dokumenten oder gar Papierakten zurück. Digitale Lösungen wie der Employee Self-Service unterstützen Unternehmen dabei, wertvolle Arbeitszeit an den richtigen Stellen einzusparen, Transparenz zu schaffen, Datenaktualität zu erhöhen und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. 

Wie funktioniert der Employee Self-Service

Bei modernen HR Softwares ist es mittlerweile die Norm jedem Mitarbeiter eines Unternehmens Zugang zu einigen Funktionen zu gewähren. Dies hat den einfachen Hintergrund Prozesse administrativer Tätigkeiten zu optimieren, indem diese von den Mitarbeitern selbst bearbeitet werden können. 

Einige der Tätigkeiten, die durch den Employee Self-Service extrem vereinfacht werden sind die Urlaubsplanung, die Arbeitszeiterfassung und das Aktualisieren von Mitarbeiterinformationen in Form der digitalen Personalakte.

Der Employee Self Service in der Praxis

  • Urlaubsanträge werden per Klick an Vorgesetzte gesendet und können ebenso schnell validiert werden. Ein Umweg über das Personalwesen, genauso wie das Drucken von Anträgen entfällt dank dem Employee Self-Service. 
  • Arbeitszeiten können innerhalb von Sekunden erfasst und festgehalten werden. Überstunden werden automatisch anhand der zu leistenden Soll-Stunden der Mitarbeiter berechnet. Der Employee Self-Service stellt somit sicher, dass kein Nachfragen beim Personaler nötig ist, wie viele Überstunden denn geleistet wurden oder ähnliches.
  • Prädestinierter Einsatz des Employee Self-Service ist jedoch das Handhaben der eigenen Mitarbeiterinformationen. Diese müssen nicht mehr regelmäßig durch den Personaler abgefragt und manuell aktualisiert werden. Der Mitarbeiter übernimmt dies selbst und erhöht somit zusätzlich die Datenaktualität im Unternehmen.

Machen Sie Ihr Personalwesen effizienter

Administrative Tätigkeiten sind in durchschnittlichen Personalabteilungen für unglaubliche 60% der Arbeitszeit verantwortlich. Der Employee Self-Service bietet die Möglichkeit dieses Arbeitspensum auf unter 40% zu bekommen. Wenn die Arbeitslast im Personalwesen von administrativen Routineaufgaben gesenkt werden kann, kann sich das HR Management wichtigeren Themen widmen, um den langfristigen Erfolg des Unternehmens zu garantieren. Der Employee Self-Service ist ein gutes Beispiel dafür, warum 3 von 4 HR Zuständigen den Einsatz von Technologie im Personalwesen als kritisch für den zukünftigen Unternehmenserfolg erachten. 

Machen Sie Ihre Mitarbeiter zufriedener

Nahezu 80% befragter Mitarbeiter wünschen sich einfachere Wege um Routineaufgaben zu bewältigen. Hierfür ist der Employee Self-Service prädestiniert. Durch die Einführung des Employee Self-Service können Mitarbeiter Tätigkeiten wie Urlaubsverwaltung, Fehlzeitenplanung, Arbeitszeiterfassung, oder das Aktualisieren von Mitarbeiterinformationen ohne Umwege selbst erledigen. Die Mitarbeiter sind nicht mehr länger veranlasst umständliche Prozesse zu durchlaufen um diese zu bewältigen, sondern können durch den Employee Self-Service im Idealfall Antworten auf Knopfdruck erhalten und ihre Arbeitszeit gewinnbringend einbringen. 

Employee Self-Service in kleinen und mittleren Unternehmen 

In knapp 70% der Unternehmen mit einer Größe bis zu 50 Mitarbeitern werden die Personalangelegenheiten meistens von Abteilungsleitern oder Geschäftsführer selbst “nebenher” erledigt. Gerade in diesen Fällen kann der Employee Self-Service dem Unternehmen helfen. Nicht nur sind die fachfremden Personaler laut der Studie nicht begeistert von der zusätzlichen Verantwortung, es fehlt auch oft an Fachwissen, was wiederum die "unfreiwilligen" Personaler verzweifeln lässt. Außerdem ist jede Zeitaufwendung dieser Mitarbeiter Zeit die sie nicht für ihre eigentlich Tätigkeiten im Unternehmen verwenden können. Dies kann schnell gefährliche Auswirkungen auf die Unternehmensentwicklung haben. Der Employee Self-Service reduziert den Zeitaufwand der HR Zuständigen und nimmt Verantwortung und überträgt sie an die richtige Stelle. 

Alle Vorteile des Employee Self-Service auf einen Blick

Mit dem Employee Self-Service machen Unternehmen einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung und entlasten Führungskräfte und Mitarbeiter gleichermaßen. Die Vorteile sind vielfältig und gleichermaßen förderlich:

  • Zeitsparende schlanke und optimierte Prozesse
  • Bearbeitung an der richtigen Stelle im Unternehmen
  • Entlastung des Personalwesens
  • Zufriedenere Mitarbeiter
  • Höhere Datenaktualität 
  • Digitale, statt manueller Bearbeitung von administrativen Tätigkeiten

Der Employee Self-Service unterstützt Unternehmen dabei, sich auf den Unternehmenserfolg und -wachstum zu konzentrieren, statt zusätzlichem Zeitaufwand für administrative Tätigkeiten zu verwenden. 

Der Employee Self-Service mit kiwiHR

Der Employee Self Service von kiwiHR ermöglicht allen Mitarbeitern des Unternehmens Zugriff auf für sie relevante Daten und ermöglicht es Prozesse zeitsparend und ressourcenschonend selbst zu erledigen.

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