• Connaissances RH

Quel est le vrai prix d’un logiciel RH ?

Aude Creveau

Vous avez sans doute remarqué que le coût d’un logiciel RH n’est pas toujours limpide… Pour y voir un peu plus clair, nous avons creusé pour comprendre le véritable tarif d’un logiciel RH, ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas.

Pour ne comparer que ce qui est comparable, cet article ne parlera que des coûts des logiciels RH en SaaS (= logiciel hébergé sur le cloud et accessible en ligne) et pas des logiciels on-premise (= logiciel installé et hébergé sur site).

1. Les fonctionnalités incluses dans le prix du logiciel RH

Avant toute chose, choisir son logiciel RH passe par une définition précise de vos besoins. Voici les fonctions que peut proposer un logiciel RH

  • Dossiers du personnel,
  • Recrutement,
  • Suivi du temps de travail,
  • Gestion des congés et absences,
  • Gestion des plannings,
  • Gestion de la paie,
  • Onboarding,
  • Self-service RH,
  • Indicateurs RH,
  • Évaluations des salariés,
  • Gestion documentaire.

Le coût d’un logiciel RH peut varier de quelques euros par mois et par utilisateur à plusieurs centaines d’euros par salarié. Si le retour sur investissement est certain, il reste capital de bien analyser ses besoins ! Anticipez également l’évolution de vos besoins dans le futur pour choisir une solution qui vous accompagne dans votre développement.

Pour bien choisir votre logiciel RH, le mieux est de demander à tester les logiciels pour s’assurer que l’outil vous convient. Payer pour des modules que l’on n’utilise pas ou au contraire être limité dans son utilisation et devoir faire appel à un outil complémentaire est une perte de temps et d’argent…

En demandant une démo gratuite, vous pourrez vérifier que la solution propose tous les modules et sous-modules qu’il vous faut. Pensez aussi à faire le point sur vos pratiques et les logiciels que vous utilisez au quotidien pour opter, si possible, pour une solution compatible.

2. Tarif d’un logiciel RH : attention aux frais de mise en place cachés…

Normalement, la mise en service d’un logiciel SaaS est gratuite. Le logiciel RH SaaS est un service fourni clé en main. Mais ce n’est pas toujours aussi clair quand on observe les tarifs proposés par les logiciels sur le marché…

La migration des données

Pouvoir importer ses propres données est un gain de temps certain

Seulement certaines solutions RH font payer la migration des datas. Choisissez une solution qui permet l’import des données directement via l’outil ou un import réalisé gratuitement par l’éditeur du logiciel.

Si ce n’est pas explicite, n’hésitez pas à demander le prix !

Les frais d’installation et de formation du logiciel R

Les frais de déploiement de la solution sont un véritable coût caché du logiciel RH. Un outil qui s’annonce simple d’utilisation n’a pas besoin de faire payer sa configuration… Si l’outil est suffisamment intuitif, la théorie est inutile. Autrement dit, l’aide à l’installation du logiciel est un service qui devrait être inclus.

En cas de difficultés au démarrage du système, le logiciel RH propose normalement un support client pour vous aider. La présence d’autres éléments gratuitement accessibles devrait achever de faciliter la mise en place du logiciel : des guides détaillés, une FAQ variée ou encore des vidéos explicatives.

Bref, si la gratuité de l’aide à la prise en main de l’outil n’est pas indiquée clairement, cela peut supposer des coûts cachés au logiciel RH. Demandez à ce qu’on vous précise les frais d’installation comme ceux éventuels de formation.

L’audit préalable des besoins

Certaines solutions SIRH facturent également un audit préalable de vos besoins avant installation du logiciel.

Mais un audit payant pour définir vos besoins est-il réellement nécessaire ? Bien souvent pour les PME, ce n’est pas le cas…

 Finalement, si la solution RH proposée est intuitive et l’éditeur honnête, il ne devrait pas y avoir de frais uniques.

3. Coût d’un logiciel RH : les frais récurrents

Pour rappel, un logiciel SaaS ne facture pas de mises à jour ou de frais de maintenance car ces frais sont pris en charge par l’éditeur. C’est un des grands avantages du SaaS : les seuls frais existants sont les frais d’utilisation et d’abonnement au logiciel RH. Néanmoins, il faut bien lire les petites lignes en bas du contrat car ce n’est pas toujours aussi clair… 

Identifier le meilleur tarif selon vos besoins

Un logiciel RH propose souvent plusieurs types de facturation : 

  • Par modules / fonctionnalités 
  • Par utilisateur ou tranche d’utilisateurs
  • Par formule incluant un lot de modules et des services.

Attention au système des « petites » options : petit à petit, on se retrouve facilement avec des factures qui explosent à la fin du mois. Sans parler du manque de visibilité sur ses dépenses.

Analyser en détail les conditions du contrat d’abonnement au logiciel

Voici la liste des questions à poser avant de souscrire à un contrat d’abonnement.

    • L’abonnement et la durée d’engagement

L’abonnement peut être mensuel ou annuel. Même si l’abonnement annuel s’avère souvent plus intéressant financièrement, l’abonnement mensuel offre davantage la possibilité de tester en situation réelle le logiciel.

Autre point d’attention, bien souvent, cet abonnement annuel est assorti d’un engagement d’une durée minimum de 12 mois. Une fois l’abonnement souscrit, il ne reste plus d’autres choix que d’utiliser le logiciel ou d’en payer un autre s’il ne convient pas ! 

Pour être sûr de votre choix, passez par un test d’une ou deux semaines minimum et faites attention aux conditions d’engagement.

    • Les conditions de résiliation 

On y pense peu quand on souscrit mais elles peuvent être dissuasives. C’est le cas par exemple d’une résiliation assortie d’un préavis de 3 mois… 

Normalement, le contrat devrait raisonnablement prévoir qu’il est possible de mettre fin à son abonnement à la fin du mois (ou de l’année si vous êtes annualisé).

    • La facturation au prorata 

Imaginons que vous ajoutiez des utilisateurs en cours d’année. Est-ce que les frais liés à ces utilisateurs seront facturés au prorata ou vous demande-t-on de payer pour l’année/le mois entier ? 

  • La facturation des utilisateurs désactivés 

Normalement, un utilisateur désactivé n’est plus actif. En toute logique, vous ne devriez donc pas payer pour lui. Mais ce n’est parfois pas le cas ! Pensez à vérifier avec l’éditeur du logiciel RH que le  renouvellement de l’abonnement (mensuel ou annuel) se fait sur la base des utilisateurs actifs au moment T et non en fonction du nombre d’utilisateurs renseignés lors de la souscription.

    • Le nombre minimum d’utilisateurs requis pour souscrire 

Certains logiciels RH fixent un minimum d’utilisateurs pour souscrire.

Les petites entreprises peuvent être désavantagées et devront se tourner vers d’autres solutions si c’est le cas. 

    • Les coûts de stockage 

Les abonnements sont parfois vendus avec un stockage limité. En cas de capacité de stockage trop restreinte, vous risquez d’avoir des frais additionnels pour ajouter du volume de stockage.

    • Les conditions d’augmentation tarifaire  

Vous les trouverez dans les petites lignes du contrat d’abonnement. Les contrats prévoyant une limite annuelle à l’augmentation tarifaire et un droit pour le client à résilier s’il n’est pas d’accord sont à privilégier.

    • La récupération des données en fin de contrat  

Cela peut paraître anodin mais si vous changez de logiciel RH, une telle fonctionnalité s’avérera utile pour extraire et transférer vos datas.

    • Le service client

N’oubliez pas de vérifier qu’un support client est inclus. En cas de soucis, un support client réactif et gratuit est appréciable.  

Fuyez les chatbots et leurs réponses toutes faites et optez pour un vrai service client avec un personnel dédié pour pouvoir répondre à vos interrogations en direct.

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Le prix d’un logiciel RH est souvent flou… Et personne n’aime avoir de mauvaise surprise à la fin du mois en découvrant le réel coût de son logiciel RH ! Aussi, préférez les solutions RH présentant les tarifs les plus transparents possibles.

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