logiciel RH kiwiHR logo
Dossiers du personel papuer a cote d'un ordinateur
  • Gestion du personnel

Que doit contenir (ou non) le dossier du personnel RH ?

Jazmin Lopez

Définition du dossier du personnel

Le dossier du personnel est un dossier papier ou numérique dans lequel sont stockés tous les documents relatifs aux RH et à la paie. Aussi appelé dossier salarié, il assure le suivi des informations et de l’évolution d’un collaborateur depuis son recrutement jusqu’à sa sortie. On ne doit pas le confondre avec le registre unique du personnel, qui lui fait l'objet d'obligations légales.

Infographie sur ce que doit contenir le dossier du personnel

Quel est le contenu du dossier du personnel ?

Données personnelles

Selon ses besoins, l’entreprise a besoin d’avoir un minimum d’informations au sujet de ses salariés : 

  • Nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance
  • Coordonnées (adresse, téléphone)
  • Numéro de sécurité sociale du salarié
  • Permis de conduire (optionnel) 
  • Personne à prévenir en cas d’urgence (optionnel)

Données professionnelles

  • Copie des diplômes
  • CV
  • Résultats des test d’évaluation lors de la phase de recrutement
  • Contrat de travail actuel
  • Analyses des entretiens de performance ou entretiens annuels
  • Certificats de formation
  • Dossier disciplinaire (si nécessaire)

Au fur et à mesure de la vie du collaborateur dans l’entreprise, le dossier du personnel va s’enrichir avec de nouveaux éléments péri-professionnels tels que les dates de demandes de congés et absences, les certificats médicaux, les arrêts de travail... Lors du départ du salarié, son dossier comprendra également la lettre de démission, le solde de tout compte signé et l’entretien de sortie.

Que ne doit pas contenir le dossier du personnel ?

Le dossier du personnel contient des données importantes, dont des informations personnelles. Le service RH doit cependant faire attention à ne pas faire figurer certaines informations non autorisées par la loi. Toutes les informations qui pourraient faire l’objet de discrimination au sein de l’entreprise ne doivent surtout pas être mentionnées dans le dossier du salarié. Par exemple : l’appartenance syndicale, les origines ethniques ou raciales, la religion, les opinions politiques, les orientations sexuelles, le type de logement...

Employe montrant des dossiers papier et un ordinateur

Comment gérer les données personnelles et confidentielles ?  

Gestion de la confidentialité des données

Si le dossier papier rassure souvent les TPE et PME, il ne présente pas que des avantages dans la gestion au quotidien, notamment en ce qui concerne la confidentialité des informations. Avec le dossier du personnel classique, les responsables RH doivent s’assurer d’avoir toujours les documents sous clé et protégés de la vue des autres employés. Le dossier du personnel numérique ou un coffre-fort numérique évitent ce risque et protègent la confidentialité des données. 

Accès aux informations du dossier du personnel

Le monde bouge et les responsables RH aussi. Réunions, déplacements, télétravail… le manager RH ou le chef d’entreprise doit désormais pouvoir avoir accès aux informations dont il a besoin à distance. Ce qui est impossible avec le dossier du personnels physiquement archivé dans un placard de bureau.

Archivages des données

En terme de gestion et d’organisation, les documents papiers qui s’accumulent ne facilitent pas toujours le stockage ni la recherche rapide d’information. A l’ère du tout numérique, il serait dommage de ne pas profiter des outils de gestion des documents qui centralisent et stockent ces données en toute sécurité.

Dématérialisation du dossier du personnel

Sans aucun doute, la digitalisation du dossier du personnel, en remplacement du format papier, améliore la gestion des ressources humaines des PME.

Voici les principaux avantages : 

  • Accès instantané aux dossiers des collaborateurs 
  • Mise à jour des informations centralisée et simplifiée
  • Téléchargement de documents (dossier de candidature, contrat de travail, suivi des entretiens annuels, arrêts maladie...)
  • Suivi clair du parcours des salariés
  • Réduction des documents papiers 
  • Accès aux informations limité et sécurisé via des autorisations d’accès
  • Protection des données
  • Système encadré et conforme au RGPD

Sécurisez vos dossiers du personnel

Sécurisez le dossier du personnel de votre entreprise en un seul et même endroit avec un logiciel RH adapté aux besoins de votre PME. Allégez votre charge RH en laissant les employés mettre eux-mêmes à jour leurs informations personnelles dans leur profil privé grâce au self-service RH

Gagnez du temps au quotidien en simplifiant la gestion des ressources humaines. Testez kwiHR gratuitement pendant 14 jours. 


En cliquant sur "S'inscrire à la newsletter" je confirme avoir pris connaissance de la politique de confidentialité des données.

Merci de votre inscription !

Plus d'articles

Assistant RH content de son SIRH
  • Digitalisation RH

SIRH ou comment automatiser vos Ressources Humaines

Aujourd'hui, de plus en plus de responsable RH ou dirigeants utilisent un SIRH pour gérer plus efficacement leurs ressources humaines. Mais que fait un SIRH exactement ? Et quels avantages peut-il apporter à votre entreprise ? On fait le point pour vous.

Aude Creveau
  • Gestion du personnel

Entretien de départ : les bonnes questions à poser à votre salarié

Un de vos collaborateurs quitte l'entreprise et vous souhaitez comprendre pourquoi ? Découvrez les meilleurs pratiques à adopter pour réussir un entretien de départ.

Jazmin Lopez
salariés heureux et fidèles à l'entreprise
  • Culture d'entreprise

Comment fidéliser ses salariés pour limiter le turn-over ?

En période de pénurie de main-d'œuvre, perdre de bons employés est un luxe que la plupart des entreprises ne peuvent se permettre. Découvrez comment la fidélisation des employés aidera votre entreprise à rester à flot.

Jazmin Lopez

Ces outils vont vous faire gagner du temps !

En automatisant certaines tâches de la fonction RH, kiwiHR peut vous faire gagner jusqu'à 700 heures par an.

Dossier du personnel

Centralisation des données. Conforme au RGPD

Temps et activités

Calcul des heures de travail en temps réel

Absences et congés

Planification rapide des congés et validation en un clic

Gestion documentaire

Documents d'entreprises centralisés sur le portail RH

Onboarding RH

Intégration réussie des nouveaux collaborateurs

Optimisez votre gestion RH

Essayez kiwiHR gratuitement pendant 14 jours

logiciel RH kiwiHR logoDemander une démo

Produit

ENDEFR
  • Confidentialité
  • Mentions légales
  • Conditions générales

© kiwiHR - Tous droits réservés