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Que doit contenir (ou non) le dossier du personnel RH ?

Jazmin Lopez

Définition du dossier du personnel

Le dossier du personnel est un dossier papier ou numérique dans lequel sont stockés tous les documents relatifs aux RH et à la paie. Aussi appelé dossier salarié, il assure le suivi des informations et de l’évolution d’un collaborateur depuis son recrutement jusqu’à sa sortie. On ne doit pas le confondre avec le registre unique du personnel.

Infographie sur ce que doit contenir le dossier du personnel

Quelle est le contenu du dossier du personnel ?

Données personnelles

Selon ses besoins, l’entreprise a besoin d’avoir un minimum d’informations au sujet de ses salariés : 

  • Nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance
  • Coordonnées (adresse, téléphone)
  • Numéro de sécurité sociale du salarié
  • Permis de conduire (optionnel) 
  • Personne à prévenir en cas d’urgence (optionnel)

Données professionnelles

  • Copie des diplômes
  • CV
  • Résultats des test d’évaluation lors de la phase de recrutement
  • Contrat de travail actuel
  • Analyses des entretiens de performance ou entretiens annuels
  • Certificats de formation
  • Dossier disciplinaire (si nécessaire)

Au fur et à mesure de la vie du collaborateur dans l’entreprise, le dossier du personnel va s’enrichir avec de nouveaux éléments péri-professionnels tels que les dates de congés et absences, les certificats médicaux... Lors du départ du salarié, son dossier comprendra également la lettre de démission, le solde de tout compte signé et l’entretien de sortie.

Que ne doit pas contenir le dossier du personnel ?

Le dossier du personnel contient des données importantes, dont des informations personnelles. Le service RH doit cependant faire attention à ne pas faire figurer certaines informations non autorisées par la loi. Toutes les informations qui pourraient faire l’objet de discrimination au sein de l’entreprise ne doivent surtout pas être mentionnées dans le dossier du salarié. Par exemple : l’appartenance syndicale, les origines ethniques ou raciales, la religion, les opinions politiques, les orientations sexuelles, le type de logement...

Employe montrant des dossiers papier et un ordinateur

Comment gérer les données personnelles et confidentielles ?  

Gestion de la confidentialité des données

Si le dossier papier rassure souvent les TPE et PME, il ne présente pas que des avantages dans la gestion au quotidien, notamment en ce qui concerne la confidentialité des informations. Avec le dossier du personnel classique, les responsables RH doivent s’assurer d’avoir toujours les documents sous clé et protégés de la vue des autres employés. Le dossier du personnel numérique ou un coffre-fort numérique évitent ce risque et protègent la confidentialité des données. 

Accès aux informations du dossier du personnel

Le monde bouge et les responsables RH aussi. Réunions, déplacements, télétravail… le manager RH ou le chef d’entreprise doit désormais pouvoir avoir accès aux informations dont il a besoin à distance. Ce qui est impossible avec le dossier du personnels physiquement archivé dans un placard de bureau.

Archivages des données

En terme de gestion et d’organisation, les documents papiers qui s’accumulent ne facilitent pas toujours le stockage ni la recherche rapide d’information. A l’ère du tout numérique, il serait dommage de ne pas profiter des outils de gestion des documents qui centralisent et stockent ces données en toute sécurité.

Dématérialisation du dossier du personnel

Sans aucun doute, la digitalisation du dossier du personnel améliore la gestion des ressources humaines des PME.

Voici les principaux avantages : 

  • Accès instantané aux dossiers des collaborateurs 
  • Mise à jour des informations centralisée et simplifiée
  • Téléchargement de documents (contrat de travail, suivi des entretiens annuels, arrêts maladie...)
  • Suivi clair du parcours des salariés
  • Réduction des documents papiers 
  • Accès aux informations limité et sécurisé via des autorisations d’accès
  • Système encadré et conforme au RGPD

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