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Que doit contenir (ou non) le dossier du personnel RH ?

Jazmin Lopez

Le dossier du personnel est un dossier papier ou numérique dans lequel sont stockés tous les documents relatifs aux RH et à la paie. Aussi appelé dossier salarié, il assure le suivi des informations et de l’évolution d’un collaborateur depuis son recrutement jusqu’à sa sortie. Voici son contenu :

Données personnelles

Selon ses besoins, l’entreprise a besoin d’avoir un minimum d’informations au sujet de ses salariés : 

  • Nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance
  • Coordonnées (adresse, téléphone)
  • Numéro de sécurité sociale du salarié
  • Permis de conduire (optionnel) 
  • Personne à prévenir en cas d’urgence (optionnel)

Données professionnelles

  • Copie des diplômes
  • CV
  • Résultats des test d’évaluation lors de la phase de recrutement
  • Contrat de travail actuel
  • Analyses des entretiens de performance ou entretiens annuels
  • Certificats de formation
  • Dossier disciplinaire (si nécessaire)

Au fur et à mesure de la vie du collaborateur dans l’entreprise, le dossier du personnel va s’enrichir avec de nouveaux éléments péri-professionnels tels que les dates de congés et absences, les certificats médicaux… Lors du départ du salarié, son dossier comprendra également la lettre de démission, le solde de tout compte signé et l’entretien de sortie.

Que ne doit pas contenir le dossier du personnel ?

Toutes les informations qui pourraient faire l’objet de discrimination au sein de l’entreprise ne doivent pas apparaître dans le dossier du salarié : les origines raciales ou ethniques, la religion, les opinions politiques, les orientations sexuelles, l’appartenance syndicale, les conditions de logement...

Comment gérer les données personnelles et confidentielles ?  

Gestion de la confidentialité des données

Si le dossier papier rassure souvent les TPE et PME, il ne présente pas que des avantages dans la gestion au quotidien, notamment en ce qui concerne la confidentialité des informations. Avec le dossier du personnel classique, les responsables RH doivent s’assurer d’avoir toujours les documents sous clé et protégés de la vue des autres employés. Le dossier du personnel numérique évite ce risque et protège la confidentialité des données. 

Stockage des informations

En terme de gestion et d’organisation, les documents papiers qui s’accumulent ne facilitent pas toujours le stockage ni la recherche rapide d’information. A l’ère du tout numérique, il serait dommage de ne pas profiter des outils qui centralisent ces données en toute sécurité.

Accès aux informations

Le monde bouge et les responsables RH aussi. Réunions, déplacements, télétravail… le manager RH ou le chef d’entreprise doit désormais pouvoir avoir accès aux informations dont il a besoin à distance. Ce qui est impossible avec le dossier du personnels physiquement archivé dans un placard de bureau.

Dématérialisation du dossier du personnel

La dématérialisation du dossier du personnel facilite la gestion RH des PME et TPE. Voici les principaux avantages de la digitalisation du dossier salarié : 

  • Affichage rapide des dossiers des collaborateurs 
  • Réduction de la paperasse administrative 
  • Mise à jour des informations facilitée par la libre saisie des données par les employés (self-service RH)
  • Téléchargement de documents
  • Archivage centralisé des données du personnel
  • Accès aux informations limité aux autorisations d’accès
  • Système sécurisé et 100% conforme au RGPD

Sécurisez le dossier du personnel de votre entreprise en un seul et même endroit avec un logiciel RH adapté aux besoins de votre PME. 

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