Tout savoir sur le registre unique du personnel

Le registre unique du personnel est un document que tout employeur a l'obligation de tenir à jour. Il a pour but de garantir une transparence totale quant au personnel employé d'une entreprise. Cette liste doit comporter un certain nombre de mentions, et obéir à des règles précises. Découvrez tout ce que vous devez savoir pour respecter les obligations concernant le registre unique du personnel !

Qu'est-ce que le registre unique du personnel ?

Chaque employeur a l'obligation de tenir un registre unique du personnel. Il s'agit d'un document qui regroupe un certain nombre d'informations sur chaque membre du personnel. Ces informations doivent être inscrites dès l'entrée dans l'entreprise, et conservées au minimum 5 ans après le départ de la personne. Les informations doivent donc figurer au registre dans l'ordre chronologique d'embauche de l'employé concerné.

Toute modification de la situation d'un membre du personnel doit faire l'objet d'une entrée dans le registre, dans une colonne dédiée. Les informations initiales doivent être conservées.

Tous les membres du personnel doivent figurer dans le registre, quel que soit le type de contrat :

• CDD ;
• contrat d'alternance ;
• contrat de professionnalisation ;
• intérim...

Notons que le registre est lié à l'établissement et non pas à l'entreprise. Cela signifie qu'une société qui compte plusieurs sites doit avoir un registre par site. Les employés en télétravail sont rattachés à l'adresse figurant du site ou du siège figurant sur leur contrat de travail.

Quelles informations doit contenir le registre unique du personnel ?

Le registre unique du personnel doit obligatoirement contenir les informations suivantes pour chaque employé :

• Nom, prénoms ;
• Nationalité ;
• Sexe ;
• Date de naissance ;
• Intitulé du poste ;
• Qualifications ;
• Dates de début et de fin de contrat.

En fonction de la situation spécifique de l'employé, d'autres mentions peuvent être indiquées :

• Type et numéro de permis de travail pour les étrangers ;
• Date de l'autorisation d'embauche ou de licenciement le cas échéant ;
• Pour tous les travailleurs qui ne sont pas en CDI à plein temps, mention du type de contrat de travail (temps partiel, CDD, alternance...).

Les stagiaires et les jeunes en service civique doivent également figurer dans le registre, mais dans une autre section. Dans ce cas, les informations à fournir sont les suivantes :

• Nom et prénoms ;
• Dates de début et de fin du stage ;
• Nom et prénoms du tuteur chargé du stagiaire ;
• Lieu où le stagiaire travaille.

Y-a-t-il des risques de sanction en cas de non-tenue du registre ?

La tenue du registre unique du personnel est une obligation légale. En cas de manquement, l'entreprise encourt une amende de quatrième classe pouvant aller jusqu'à 3 750 euros par employé concerné. Les infractions possibles sont l'absence de registre, mais aussi les erreurs dans les informations saisies.

Quelle est la différence entre registre unique du personnel et dossier du personnel ?

Le registre unique du personnel est un document très encadré, qui répond à une obligation légale. Il n'est pas à usage interne, mais est destiné à être présenté à l'inspection du travail en cas de contrôle.

Le dossier du personnel est un document interne à l'entreprise, qui regroupe toutes les informations personnelles nécessaires à la bonne gestion des ressources humaines. Il comprend beaucoup plus d'informations que le registre unique, tel que le numéro de Sécurité sociale, les coordonnées de personnes à contacter en cas d'urgence, l'adresse et le numéro de téléphone des employés...

Quelle forme doit revêtir le registre unique du personnel ?

Il n'y a pas de forme imposée pour le registre unique du personnel. Les seules obligations concernent la nature des données, et le caractère infalsifiable des celles-ci.

Le format papier

Si vous le souhaitez, vous pouvez tout à fait tenir un registre du personnel au format papier. Il existe des cahiers spécialement prévus à cet effet, avec des pages numérotées et qui ne peuvent pas être remplacées. Dans un tel registre, toutes les informations doivent être écrites à l'encre indélébile, sans ratures ou utilisation de correcteur blanc.

Notons qu'il est possible de reporter les informations dans un nouveau registre si nécessaire, à condition de n'en modifier aucune.

Le registre du personnel numérique

Tenir un registre au format papier est peu pratique. Heureusement, il est possible de dématérialiser les informations et de créer un registre unique du personnel numérique. Ce passage sous forme d'un fichier informatique nécessite de consulter préalablement les représentants du personnel.

Certains employeurs sont tentés de créer un registre du personnel sous Excel. Cependant, cela ne constitue pas une solution acceptable, puisque dans un tel fichier les informations peuvent être supprimées ou modifiées.

D'autres pensent pouvoir se servir d'un simple logiciel de paie pour extraire un registre du personnel. Ce n'est en fait pas possible, pour les raisons suivantes :

• En l'absence de rémunération, les stagiaires n'y sont pas pris en compte ;
• Les employés qui ne font plus partie de l'entreprise n'y figurent pas ;
• Les informations ne sont pas classées par ordre chronologique ;
• Et surtout, les informations peuvent être modifiées et supprimées.

Si l'on choisit d'utiliser un système informatique, la meilleure solution pour garantir la fiabilité des données est d'utiliser un logiciel pour registre unique du personnel. Ces programmes présentent toutes les garanties nécessaires au respect des règles.

Qui doit avoir accès aux informations inscrites dans le registre ?

Le registre unique du personnel est sous la responsabilité du service des ressources humaines de l'entreprise. Il doit être en permanence consultable par :

• Les délégués du personnel ;
• Le CSE (Comité Social et Économique) ;
• Les inspecteurs du travail ;
• Les agents chargés de la vérification de l'application du Code de la Sécurité sociale.

Vous avez décidé d'opter pour un registre unique du personnel au format numérique ? L'utilisation d'un logiciel de gestion administrative du personnel permet de le tenir à jour très facilement. En effet, toutes les informations nécessaires sont déjà présentes dans le dossier du personnel, et peuvent en être extraites. kiwiHR vous offre ces fonctionnalités, et bien d'autres outils vous permettant de gérer votre personnel en toute sérénité !