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Absences et congés : le cauchemar des RH

Frank Mittag

Gestion des congés et absences en entreprise

L’expérience en entreprise le prouve : la gestion des absences et des congés des salariés est rarement un long fleuve tranquille… S’aider d’un logiciel de gestion des congés apporte précision et fiabilité aux Ressources Humaines.

Pallier à l’imprécision de la gestion manuelle des congés

Les tableaux blancs, occupant parfois un mur entier de l’entreprise, ou les tableurs Excel, quadrillés de multiples lignes et colonnes, ont fait leurs preuves et leur temps !

Une simple erreur de ligne et le salarié X disposait des congés de Mr Y. Mr Y se trouvait alors bien embêté lorsqu’il se voyait refuser ses jours de RTT…Et pourtant, tout avait été planifié…

Le planning des congés : un vrai casse-tête !

Les Ressources Humaines connaissent bien le scénario catastrophe de l’absence de personnel pour faire face à une nouvelle commande car si la gestion des congés ne s’est pas faite de manière fiable, il peut arriver que plusieurs salariés soient en congés alors qu’un coup de collier pour honorer une commande est exigé de tous. Ce genre de situation peut être vital pour l’entreprise. 

Autre cas de figure : des allers-retours incessants entre le salarié et l’administration du personnel pour autoriser ou refuser un congé. Le salarié pose ses congés via un formulaire adéquat mais celui-ci se perd ou tarde à être lu. Et, en définitive, la décision relève de la seule personne autorisée à valider l’ensemble. Si elle-même vient à manquer, c’est le chaos assuré ! De fait, à l’heure de l’entreprise 4.0, devenue incontournable pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, passer à la digitalisation de la gestion des ressources humaines fait sens.

La solution : utiliser un logiciel RH

Quelle avancée de pouvoir gérer facilement les absences et les congés ! En tant que salarié, il suffit d’un simple clic pour poser ses congés, transmis automatiquement par mail au responsable hiérarchique. Celui-ci voit d’un simple coup d’oeil si les capacités de charge de l’entreprise le permettent. Et comme les solutions SIRH réalisent le calcul automatique des soldes, chacun le connaît en temps réel.  

Créé spécialement pour les RH, ces logiciels de gestion des ressources humaines, disponible sur ordinateurs et mobiles, permet de répondre aux problématiques récurrentes des entreprises, à savoir :

  • avoir accès en temps réel au solde des congés payés, RTT, jours fériés
  • faire les mises à jour gérer les absences avec précision
  • suivre automatiquement le temps de travail
  • avoir une précision incontestable des fiches de paie

Le décompte se fait non seulement de manière automatique pour chaque employé mais aussi de manière très visuelle pour les gestionnaires puisque les informations sont reportées à la fois dans un calendrier et sous forme de diagrammes.

La gestion des effectifs devient alors une gestion sur-mesure, adaptée à chaque besoin RH, grâce à des modules que l’on peut combiner, comme par exemple  :

  • gestion et recrutement du personnel 
  • planification des durées des missions 
  • mise en adéquation des compétences des employés avec les besoins du poste de travail
  • synchronisation entre plan de charge et temps de travail
  • adaptation des absences pour maladie, formation ou congés à la flexibilité du travail 

En définitive, chaque salarié peut, de manière autonome, directement : 

  • saisir le décompte de ses heures travaillées 
  • modifier ses données personnelles
  • transmettre ses prévisions d’absence
  • poser ses jours de congés et ses jours de formation

Les avantages d’un logiciel SIRH

Ce processus automatisé et simple d’utilisation présente des avantages pour tous. Les RH y trouvent un vrai gain de temps et la Direction s’implique efficacement. Les coûts liés aux allers-retours inutiles s’en trouvent réduits. Enfin, le processus unifie, facilite et augmente la communication interne.

Planifier les vacances du personnel avec kiwiHR

Navigation intuitive

Les salariés peuvent gérer leurs absences via leur téléphone mobile ou leur tablette. La navigation est intuitive : une demande en ligne, validé d’un seul clic par le responsable hiérarchique, et votre congé ou votre absence s’intègre dans le système, immédiatement confirmé au service du personnel.

Double vue sur les absences en entreprise

En tant que responsable du personnel, vous pouvez configurer kiwiHR selon vos besoins propres. C’est vous qui définissez l’accès aux informations, visibles par le salarié ou seulement par les managers. Des codes couleurs simplifient la vue sur l'ensemble des absences dans votre entreprise, qu'il s'agisse de maladie, congés, formation ou RTT. Organiser la gestion d’équipe se simplifie également tant la lisibilité des absences permet d’éviter les goulots d’étranglement. Sans oublier l’intégration automatique des jours fériés, indispensable aux équipes internationales. On peut dire adieu aux formulaires de saisie ennuyeux et peu fiables ! 

L'un des logiciels RH le plus simple du marché

kiwiHR est un logiciel de gestion des absences et congés qui met fin aux processus complexes, parfait pour les PME, fiable, conforme aux RGPD. Il ne nécessite aucune installation particulière, puisque c’est une App à télécharger, facilement intégrée dans la structure de l’entreprise. Enfin, les données des salariés sur le Cloud, les mises à jour automatiques et l’absence de frais de maintenance, en font un outil simple d’utilisation.


Gérer les congés et absences est plus simple qu'il n'y parait ! Laissez-vous guider par kiwiHR en testant gratuitement pendant 14 jours. 

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