Entreprise : faut-il se munir d’un coffre-fort numérique ?

Alors que les documents numériques sont désormais considérés comme ayant la même légalité que les originaux papier, l'archivage électronique dans un coffre-fort numérique est au cœur de la stratégie de digitalisation la fonction RH des entreprises. 

Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?

Donnons tout d’abord une définition. Le coffre-fort numérique (aussi appelé E-coffre-fort ou coffre-fort électronique) est un espace de stockage en ligne extrêmement sécurisé qui permet d’archiver des fichiers numériques sensibles tels que des données bancaires, des documents administratifs, des factures, des contrats, le registre unique du personnel… Cet outil doit garantir l’intégrité des données et des fichiers dans le temps.

Au niveau des service de la gestion des ressources humaines, les entreprises utilisent notamment le coffre-fort numérique pour enregistrer les bulletins de salaires et les données contenues dans les dossiers du personnel de la société.

Quels sont les 5 avantages d’un coffre-fort numérique ?

Un coffre-fort numérique est tenu de respecter des obligations légales et contractuelles de conservation des documents. 

1 - Confidentialité

Seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux données.

2 - Traçabilité

L’authenticité des documents est vérifiée grâce à la signature électronique.

3 - Intégrité

Les documents archivés sont horodatés, non modifiables et ont une valeur juridique en cas de litige.

4 - Pérennité

Le système garantit l’accessibilité des données dans le temps. 

5 - Réversibilité 

En cas de rupture de contrat avec le prestataire du coffre-fort numérique, l’entreprise doit pouvoir récupérer ses documents.

Le coffre-fort numérique doit également disposer d’une norme AFNOR NF Z42-020 (France) ou ISO 14641:2018 (international).

Les entreprises sont-elles obligées d'avoir un coffre-fort numérique ?

Non, les entreprises n’ont pas d’obligation légale à s’équiper d’un coffre-fort numérique. 

Les avantages généralement attribués au coffre-fort numérique sont d’ailleurs tout à fait disponibles dans un logiciel SIRH.

On retrouve par exemple : 

• Le stockage des données dans un espace centralisé, sécurisé et confidentiel
• La dématérialisation des bulletins de salaires, des contrats, des documents administratifs…
• L’accès aux données 24/7 pour l’employeur et l’employé
• L’archivage simplifié des dossiers
• La démarche écologique grâce à la réduction de papier
• Une bonne expérience collaborateur

En revanche, depuis la loi travail de 2017, les entreprises peuvent dématérialiser les bulletins de paie par défaut. Dans ce cas, l’entreprise est tenue de se munir d’un coffre-fort numérique pour les bulletins de paie car ces documents digitalisés doivent rester à la disponibilité du salarié pendant 50 ans. L’employé a cependant le droit de s’opposer à recevoir un bulletin de paie électronique.

Donc, si l’entreprise édite des fiches de salaires et contrats de travail au format papier (même s’il elle les numérise pour son archivage interne) celle-ci n’est pas tenue d’avoir un coffre-fort numérique.

Les bulletins de salaires ainsi que les feuilles de temps, les dossiers du personnel, les relevés des congés...  peuvent alors tout à fait être stockés et centralisés dans un logiciel RH sécurisé tel que que kiwiHR.