Pourquoi et comment mettre en place un tableau de bord RH ?

Vous vous posez la question de mettre en place ou non un tableau de bord RH pour mieux piloter votre gestion des ressources humaines ? Votre supérieur vous demande un suivi des résultats de vos actions ? Vous ne savez pas par où commencer et quelles informations y faire figurer ? Cet article devrait vous aider.

Qu’est-ce qu’un tableau de bord RH ?

Un tableau de bord RH est un outil de pilotage qui permet de collecter et de mesurer des données fournies par des indicateurs RH (absentéisme, démographie, données salariales etc...). Ce tableau analytique est un outil d'aide à la prise de décision et à la définition de la stratégie RH de l'entreprise. 

On peut établir plusieurs tableaux de bord RH selon les différentes activités relatives à la fonction RH (paie, recrutement, gestion des talents...). 

Pourquoi faire un tableau de bord RH ?

Avant toute chose, il est important de vous demander à quoi va vous servir ce tableau de bord RH. Quels sont vos objectifs ? Que souhaitez-vous mesurer, pourquoi et à qui serviront ces résultats ?

En effet, même s’il est très tendance de créer des tableaux de suivi et d’y ajouter tout un tas d’indicateurs RH divers et variés, le résultat final peut, à la longue, devenir plus une perte de temps qu’autre chose. 

Soyez donc bien sûr, avant de commencer, de mettre en place un tableau de bord RH contenant les bons KPIs (pour Key Performance Indicator), utiles à votre activité.  

Voici ci-dessous deux exemples de tableaux de bord spécifiques aux ressources humaines afin de vous aiguiller :

Tableau de bord RH pour le recrutement

Le recrutement est une partie importante de la fonction RH. Recruter le bon candidat n’est pas chose aisée et une mauvaise décision peut coûter très cher à l’entreprise.

Dans votre tableau de bord RH, vous pouvez par exemple analyser : 

• Les besoins en recrutement 
• La performance de vos annonces et mode de diffusion
• La durée moyenne d’un processus de recrutement
• Les coûts visibles et cachés (agence, publicités, plateformes, etc.)
• La qualité après embauche (taux de confirmation après la période d’essai)
• Etc.

Tableau de bord RH pour le suivi de l’absentéisme

L’absentéisme concerne uniquement les absences non prévues sur le lieu de travail. Sont ainsi inclus les arrêts maladie, les jours de grève, les arrêts suite à un accident du travail ou une maladie directement liée à l’exercice de la profession. Un fort taux d’absentéisme au travail, en plus d’avoir un impact direct sur la productivité au travail et de l'entreprise en général, peut cacher un problème bien plus profond. Il est ainsi important de ne pas passer à côté.

Quelques indicateurs clefs sont ainsi à suivre, comme : 

• Le taux d’absentéisme et son évolution 
• La durée d’absence moyenne 
• L’effectif moyen sur une période donnée
• Les périodes de l’année où le taux d’absentéisme est le plus haut
• Etc.

Il est ainsi possible de mettre en place différents types de tableaux de bords RH : gestion des compétences et formation, rémunération et masse salariale, sécurité au travail, tableau de bord social, .... On peut aussi se focaliser sur des indicateurs précis tels que le turn over, le taux d'occupation des postes, le nombre moyen de jours de congés, etc. 

Comment mettre en place un tableau de bord RH ?

Au moment de créer votre de tableau de bord RH, il est nécessaire de vous poser les 3 questions suivantes :

• Quoi : quel type de tableau de bord choisir ? Quels indicateurs à suivre ?

Nous avons déjà répondu à une grande partie de cette question. Faire le bon choix des indicateurs utiles au fonctionnement de votre entreprise est la clé du succès. Une TPE de 10 salariés n’aura en effet pas les mêmes besoins qu'une entreprise de 200 personnes.

• Comment : quelle est ma source de données ? Comment le tableau de bord sera-t-il alimenté et actualisé ?

Cette question est cruciale. En effet, si vous vous décidez à mesurer des indicateurs de performance pour lesquels vous n’avez pas ou difficilement accès aux données sources, l’actualisation de votre tableau de bord va être difficile voire impossible. Il faut ainsi que vous réfléchissiez aux outils internes qui vous permettront de mettre à jour vos données : utilisez-vous un intranet ? Un SIRH ? Un outil de gestion de projets ? Avez-vous facilement accès à cet outil ? Pouvez-vous extraire facilement les informations, au format Excel ou CSV par exemple ?

• Quel format aura votre tableau de bord RH ? Comment les résultats seront-ils communiqués ?

Là aussi, il faut faire l’inventaire des outils disponibles en interne et le comparer à vos besoins. Excel est souvent privilégié car il est doté de nombreuses fonctionnalités mathématiques très utiles pour traiter un grand nombre de données. Data Studio ou PowerPoint peuvent être intéressants en terme de visualisation des résultats.

Un logiciel RH peut également fournir différents types d’indicateurs RH intéressants pour votre pilotage. L’avantage de ce type de plateforme en SaaS est que les informations sont automatiquement mises à jour en temps réel. Cela évite de passer du temps sur la partie “Comment”.

Le logiciel de gestion RH pour PME kiwiHR propose par exemple des indicateurs comme l’ancienneté, le suivi des effectifs présents par mois, le temps passé par projet, les nouveaux recrutement, etc.

En plus de vous offrir un tableau de bord RH totalement automatisé, ce type d’outil permet d’automatiser vos processus et de faciliter votre gestion RH au quotidien. A considérer, donc, dans une optique d'optimisation globale de vos outils RH. 

Comment mettre en place un tableau de bord RH conforme aux lois RGPD ?

Pour mettre en place un tableau de bord RH conforme à la loi RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), il est important de suivre certaines étapes clés :

1. Identifier les données personnelles traitées : Il est important d'identifier les données personnelles traitées par le tableau de bord RH. Il peut s'agir d'informations telles que les noms, les adresses, les numéros de téléphone, les adresses e-mail, les identifiants de connexion, les données de performance, etc.

2. Mettre en place des mesures de sécurité : Il est important de mettre en place des mesures de sécurité pour protéger les données personnelles traitées par le tableau de bord RH. Cela peut inclure la mise en place de mots de passe sécurisés, la limitation de l'accès aux données, la mise à jour régulière des logiciels, etc.

3. Informer les personnes concernées : Il est important d'informer les personnes concernées par la collecte et le traitement de leurs données personnelles par le tableau de bord RH. Cela peut inclure la mise à disposition d'une politique de confidentialité, la communication des finalités du traitement des données, l'information des droits des personnes, etc.

4. Nommer un DPO : Si le traitement des données personnelles est réalisé à grande échelle, il peut être nécessaire de nommer un Délégué à la Protection des Données (DPO).

5. Établir un registre des activités de traitement : Il est important de tenir un registre des activités de traitement des données personnelles réalisées par le tableau de bord RH, conformément aux exigences du RGPD.

6. Prévoir une procédure de notification des violations de données : Il est important de prévoir une procédure de notification des violations de données à l'autorité de contrôle et aux personnes concernées en cas de violation des données personnelles.

En suivant ces étapes clés, il est possible de mettre en place un tableau de bord RH conforme à la loi RGPD et de garantir la protection des données personnelles des salariés.