Productivité du travail : formule, calcul et conseils

La motivation des employés a un impact fort sur la productivité au travail. En effet, si vos salariés ne sont pas intéressés et motivés au quotidien, la performance globale de votre entreprise finira par en payer les frais.

Mais comment calculer la productivité du travail ? Existe-t-il des outils pour vous aider à la mesurer ?

Qu’est-ce que la productivité du travail ?

La productivité du travail est le rapport entre la quantité produite et la quantité de travail qui a été nécessaire pour l’obtenir (mesurer en heures de travail).

Celle-ci peut être fortement impactée par les différentes distractions présentes sur le lieu de travail ou dans une moindre mesure au domicile (voire les avantages du télétravail). En effet, une étude britannique a mis en exergue que nos voisins d’Outre-Manche “travaillent” en réalité seulement 3 heures par jour sur les 8 heures que constituent une journée. Le temps “perdu” est ainsi alloué à des activités diverses et variées comme se balader sur les réseaux sociaux, lire des sites d’actualités ou vérifier sa boîte mail.

Comment calculer la productivité du travail ?

En économie, il existe une formule pour mesurer la productivité du travail  :

• Productivité du travail = quantité produite / quantité de travail utilisée.

Bien sûr, celle-ci va être différente en fonction des secteurs d’activité. Ainsi, il faudra :

1. Choisir la quantité produite à mesurer (nombre de produits créés, nombre de tâches achevées, etc.)
2. Définir l’unité qui caractérise la quantité de travail (heure passée en production, heure passée devant un écran , etc.)
3. Appliquer ce calcul à l’ensemble de l’entreprise ou en fonction des départements, voire pour chaque salarié individuellement
4. Définir la valeur monétaire appliquée au résultat, qui mesure le ratio coût/bénéfice

4 conseils pour mesurer efficacement la productivité

Une meilleure productivité se traduit par un meilleur service clients et au final, par un plus grand nombre de clients. Voici 4 conseils d'experts sur la façon de mesurer les performances des employés et stimuler leurs niveaux de productivité.

1. Définir les tâches à mesurer

Le rôle du responsable RH, chef d’équipe ou chef d’entreprise va être de définir en premier lieu des objectifs clairs pour chaque métier.

Par exemple :

• Le nombre d’appels sortants à réaliser par le service commercial
• La rapidité avec laquelle les clients doivent être servis
• Le nombre de factures à envoyer
• Le nombre de commandes à expédier

Plutôt que de vous focaliser sur une durée déterminée, mesurez la productivité grâce à des tâches bien définies. Soyez totalement transparent dans vos attentes et communiquez clairement ces objectifs à votre personnel.

2. Mettre en place des objectifs clairs

Comment pouvez-vous espérer une meilleure productivité de vos employés s'ils ne savent pas exactement ce que l'on attend d'eux ?

Examinez attentivement l'impact de leurs performances sur vos clients et vos résultats. Vos objectifs commerciaux sont-ils actuellement atteints ?

Divisez les grands objectifs en petites étapes réalisables. Mettez en place des entretiens annuels d’évaluation pour évaluer les progrès et performance de chaque salarié. Demandez l’avis de vos clients et lisez les commentaires en ligne pour savoir où votre entreprise excelle et où une amélioration est nécessaire.

3. Contrôler la qualité du travail produit

Le fait que vos employés accomplissent les tâches qui leur sont confiées dans les délais impartis est une bonne indication de leur niveau de productivité. 

Toutefois, le respect des délais n'est pas le seul indicateur RH que vous devriez utiliser pour évaluer leurs performances. La qualité de leur travail est-elle bonne ? Font-ils le strict minimum ou se surpassent-ils et produisent-ils un excellent travail ?

Des contrôles et évaluations régulières de la qualité du travail de vos employés vous permettront d'identifier les points d’amélioration. Vous pourrez ainsi mettre en place les mesures adaptées, comme des formations ou des entretiens professionnels.

4. Surveiller les indicateurs RH

Deux indicateurs qui affectent la productivité globale de l’entreprise sont le présentéisme et l'absentéisme au travail. Bien qu'ils soient situés à des extrémités opposées du spectre, chacun peut avoir un effet dévastateur sur la productivité du travail.

Si un employé se présente au travail alors qu'il est malade, ses performances peuvent en être affectées de manière négative. Non seulement cela nuit à sa productivité, mais cela met également en danger la santé des autres employés. 

D'autre part, un nombre important d’employés régulièrement en congé maladie peut être révélateur d’un niveau de stress élevé, d’une charge de travail trop importante ou d’un problème de management. Le suivi de ces absences excessives vous aidera à repérer ces tendances et à y remédier à temps. 

L’utilisation d’un logiciel de ressources humaines au sein de votre entreprise peut vous permettre de mieux suivre certains indicateurs grâce notamment à des tableaux de bord RH mis à jour automatiquement et en temps réel.

Il permet en outre une numérisation des dossiers du personnel où vous pourrez par exemple noter les différents objectifs associés à chaque métier/employé afin de calculer leur productivité au travail.

Impact du suivi des temps sur la productivité

L'impact du suivi du temps sur la productivité est l'effet que le contrôle des temps consacré aux tâches a sur la productivité d'un individu ou d'une équipe. Cette pratique permet de mesurer le temps passé sur des projets spécifiques, ce qui aide à identifier les domaines à améliorer et à fixer des objectifs pour une plus grande efficacité. Elle permet également de créer un flux de travail plus organisé, car les individus et les équipes peuvent mieux gérer leur temps et hiérarchiser leurs tâches.

En d'autres termes, le suivi du temps surveille et enregistre le temps passé sur certaines tâches et activités. L'augmentation de la productivité grâce à cette méthode peut être obtenue en identifiant les domaines où des inefficacités existent. Ensuite, il est possible de définir des objectifs et de créer des plans d'action pour augmenter la productivité. Cela signifie que vous pouvez faciliter votre travail en externalisant certaines tâches à d'autres personnes ou en utilisant des outils technologiques pour faire le travail à votre place. Le suivi du temps peut également indiquer quand les employés passent trop de temps sur une tâche, ce qui permet de déléguer celle-ci à quelqu'un d'autre capable de la terminer plus rapidement. En fin de compte, le suivi du temps aide les entreprises à faire plus en indiquant comment leurs ressources sont utilisées.

Conséquences sur les salariés et l'entreprise

Il est indéniable que le suivi du temps peut contribuer à augmenter la productivité. Cependant, quelles autres répercussions positives le suivi des temps peut-il avoir pour les salariés et les entreprises ?

1. Renforcement de la responsabilisation : demander aux employés de suivre leur propre temps peut les aider à être responsables de la quantité et de la qualité de leur travail.

2. Meilleure planification : le suivi du temps aide les organisations à mieux planifier et allouer leurs ressources, car elles connaissent le temps nécessaire pour effectuer les tâches et peuvent ainsi hiérarchiser les priorités. De plus, les temps de pause légaux ne doivent pas être ignorés.

3. Meilleure budgétisation : puisque les organisations savent exactement combien de temps est consacré à chaque tâche, elles peuvent budgétiser plus précisément les projets et les ressources nécessaires.

Quels outils peuvent être utilisés pour augmenter la productivité en télétravail ?

Lorsque vos employés travaillent en télétravail, leur efficacité et leur organisation dépendent de leur capacité à gérer leur temps et leurs tâches de manière autonome. Pour les aider à rester organisés et productifs, il existe une variété d'outils disponibles. Parmi eux, on peut citer les logiciels de gestion de projet, les outils de collaboration en ligne, les plateformes de visioconférence, les tableaux blancs virtuels, les applications de gestion de tâches et les solutions de stockage en nuage. Ces outils permettent aux équipes distantes de communiquer plus efficacement, de partager des documents en toute sécurité, d'attribuer des tâches, de suivre les progrès et de maintenir une cohésion de groupe. Ils améliorent ainsi non seulement la productivité des employés, mais aussi la collaboration entre différentes équipes.