Digitales Fehlzeitenmanagement im Unternehmen
  • Abwesenheitsverwaltung

Fehlzeitenmanagement im Unternehmen - eine Herausforderung

Jazmin Lopez

Abwesenheitsmanagement im Unternehmen

Das Abwesenheits- und Urlaubsmanagement umfasst alle Abwesenheiten, die Mitarbeiter*innen vom Arbeitsplatz fernhalten. Dazu gehören: Urlaub, Krankmeldungen, Fortbildungen, Ausgleichsruhezeiten, Arbeitszeitverkürzung, Homeoffice, Vaterschaftsurlaub, Mutterschaftsurlaub usw. Das Abwesenheitsmanagement umfasst daher auch die Arbeit außerhalb des Unternehmens.

Verschiedene Arten von Abwesenheiten im Unternehmen

Arbeitnehmer*innen haben verschiedene Arten von Urlaub im Jahr, die vom Unternehmen innerhalb des gesetzlichen Rahmens berücksichtigt werden müssen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass auch das Abwesenheitsmanagement geregelt ist. Unvorhersehbare Abwesenheiten wie Krankheit, Trauerfall, Sonderurlaub, Fortbildungen usw. müssen ebenfalls von der Personalabteilung erfasst werden.

Darüber hinaus arbeiten immer mehr Arbeitnehmer*innen im Homeoffice. Wenn diese Abwesenheiten vom Unternehmen nicht klar und einfach gehandhabt werden, kann es zu einem Kontrollverlust kommen. Dies kann zu gefährlichen und kostspieligen Personalengpässen und Produktionsausfällen führen.

Warum ist ein strukturiertes Abwesenheitsmanagement wichtig?

Excel-Tabellen und Schwarze Bretter stoßen schnell an ihre Grenzen. Doch auch die manuelle Verwaltung der Abwesenheiten durch die Personalabteilung kann sehr undurchsichtig sein.

Eine spezielle Anwendung oder eine HR-Software sind interessante Lösungen für die Strukturierung des Abwesenheitsmanagements in Unternehmen. Die meisten üblichen Verträge (Vollzeit, Teilzeit usw.) können so von den Arbeitnehmer*innen selbst verwaltet werden, wenn es um ihre jeweiligen Rechte auf verschiedene Abwesenheiten wie Urlaub, Homeoffice, Fortbildungen usw. geht.

Strukturiertes Abwesenheitsmanagement im Unternehmen: Wozu?

77 % der befragten Arbeitnehmer*innen wünschen sich eine schnelle und einfache Möglichkeit, ihren Urlaub zu planen oder ihre Arbeitszeiten zu erfassen. Dies zeigt, wie wichtig es für die Mitarbeiter*innen ist, effiziente und moderne Lösungen für wiederkehrende Probleme zu finden.

Für das Unternehmen sollte die administrative Verwaltung der Abwesenheiten keine zeitraubende Tätigkeit sein. Die Personalabteilung sollte sich auf Themen wie die Rekrutierung neuer Talente, das Onboarding von Mitarbeiter*innen oder die Förderung von Teambuilding konzentrieren. Tatsache ist, dass Personalverantwortliche zu viel Zeit mit Prozessen verbringen, die nicht zu ihrem Kerngeschäft gehören. Grundsätzlich ist die Einführung eines strukturierten Abwesenheitsmanagements ein Schritt in Richtung HR-Digitalisierung und dient der Entlastung der Mitarbeiter*innen.

Wandkalender am Schreibtisch

Die Vorteile eines modernen Abwesenheitsmanagements

Modern sein heißt, auf Antragsformulare für Abwesenheiten zu verzichten. Sie müssen weder ausgedruckt werden noch von der Personalabteilung genehmigt werden, bevor sie an die Vorgesetzten geschickt werden. Effizienz ist nur einen Klick entfernt.

Die geringe Fehlerquote ist ein weiterer Vorteil, der für den Einsatz spezieller Software oder Anwendungen für das Abwesenheitsmanagement spricht.

Während früher die schwarzen Bretter schnell überfüllt waren, kann man mit Hilfe eines strukturierten Abwesenheitsmanagements die Abwesenheiten aller Mitarbeiter*innen auf einen Blick erfassen.

Außerdem können herkömmliche Excel-Tabellen, die immer noch häufig für die Abwesenheitsverwaltung verwendet werden, eine Fehlerquelle darstellen. Laut einer von Microsoft durchgeführten Studie enthalten 88 % der intern verwendeten Excel-Tabellen Fehler, wie etwa eine invertierte Zahl oder eine nicht identifizierte Formel. Das Ergebnis kann verheerend sein und eine komplette Liste unbrauchbar machen, ohne dass man es überhaupt merkt.

Fehler vermeiden

Die HR-Software für das Abwesenheitsmanagement in Unternehmen berechnet automatisch den Saldo der Abwesenheitstage für jeden bestätigten Antrag. Dies erleichtert die Urlaubsplanung und den Abbau von Überstunden und macht sie transparenter und sicherer.

Die Fehlerquote ausgeklügelter Softwarelösungen ist wesentlich geringer als die aller herkömmlichen Möglichkeiten.

Die Anwendung berechnet die Anzahl der verbleibenden Tage auf der Grundlage der zustehenden Abwesenheitstage (z. B. Urlaubsanspruch, Berechnung des bezahlten Urlaubs) und stellt sie übersichtlich dar. Darüber hinaus werden regionale und nationale Feiertage automatisch berücksichtigt, um die Fehlerquote weiter zu senken.

Gleichzeitig entfallen langwierige Gespräche mit den Mitarbeiter*innen, um Fragen zum Resturlaub zu klären.

Dank des Urlaubsplaners, der die geplanten Abwesenheiten anzeigt, werden mögliche Personalengpässe im Voraus erkannt und können so vermieden werden.

Durch den Einsatz einer speziellen Urlaubsverwaltungssoftware können Sie Transparenz schaffen, Fehler reduzieren, Kosten senken, effizientes Arbeiten ermöglichen und Ihre Mitarbeiter*innen entlasten.

Alle Vorteile des Abwesenheitsmanagements auf einen Blick

  •     Zeitersparnis für alle Beteiligten
  •     Transparente Informationen über die An- und Abwesenheit von Teams
  •     Geringeres Risiko von Personalengpässen
  •     Geringeres Fehlerrisiko als bei konventioneller Verwaltung
  •     Vereinfachung der Verwaltungsprozesse
  •     Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
  •     Spart Zeit für strategischere HR-Angelegenheiten
  •     Einrichtung von Abwesenheitskonten pro Mitarbeiter*in
  •     Automatische Anerkennung von gesetzlichen Feiertagen
  •     Verringerung der offenen Diskussionen über Urlaubssalden usw.
  •     Automatische Berechnung der Abwesenheitsquote am Arbeitsplatz

Abwesenheitsmanagement mit kiwiHR

Die Verwaltung der Abwesenheiten mit kiwiHR ist klar und transparent. Die Anträge werden mit einem Mausklick eingereicht und sofort an den Vorgesetzten weitergeleitet, der sie ebenso schnell genehmigt. Dadurch müssen die Mitarbeiter nicht mehr in den Prozess eingebunden werden und können sich auf andere Tätigkeiten konzentrieren.

Setzen Sie auf die Digitalisierung mit kiwiHR und Ihre Personalabteilung wird es Ihnen danken, dass Sie gute Arbeit für sie leisten. Testen Sie es 14 Tage lang kostenlos.

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