6 conseils pour une gestion des heures supplémentaires efficace

En France, les heures supplémentaires sont les heures réalisées par un salarié au-delà de la durée légale du travail hebdomadaire (35 heures) ou de la durée d’équivalence. Le volume d’heures supplémentaires légal est en général fixé par accord d’entreprise ou de branche. L'employeur doit rémunérer les heures supplémentaires ou offrir des jours de repos compensateur à ses employés. 

À l’heure où l'inflation touche de plus en plus le pouvoir d'achat des Français, les heures supplémentaires semblent être une réponse pour donner un coup de pouce à vos salariés. En tant qu’employeur, elles vous permettent de faire face à un manque de main d’œuvre disponible tout en économisant des charges sociales. Cependant, une mauvaise gestion des heures supplémentaires peut avoir des impacts négatifs sur le long terme pour votre entreprise : absentéisme au travail, démotivation, stress, etc. Découvrez comment gérer efficacement les heures supplémentaires au sein de votre entreprise et éviter les dérives.

1. Évaluez la charge de travail 

Plus de la moitié des heures supplémentaires des employés sont dues à une activité excessive. Assurez-vous de répartir la charge de travail équitablement entre les employés. En définissant clairement les responsabilités de vos employés et en les stockant dans un système unique, vous aurez une meilleure vue d'ensemble de la répartition de la charge de travail. Profitez également de l'entretien annuel d'évaluation pour encourager l’efficacité et la productivité.

2. Ajustez les effectifs 

Sachez exactement sur quoi travaillent vos employés en leur permettant de saisir des commentaires sur leur feuille de temps. En ayant une idée claire de la façon dont le temps est utilisé, vous serez en mesure de déterminer s’il y a suffisamment de personnel sur une fonction ou un projet et éviterez les heures supplémentaires.

Dans certaines situations, une bonne planification vous aide à savoir quand une saison chargée s'annonce ou qu'un projet prendra plus de temps. Vous pouvez mieux gérer les heures supplémentaires en travaillant plus tôt que prévu ou en laissant les employés se reposer avant la haute saison.

3. Contrôlez les temps de travail

Les heures supplémentaires peuvent avoir un impact négatif sur votre organisation. Gardez à l’esprit que le surmenage nuit à la productivité et au moral du personnel. Laisser les travailleurs stressés et épuisés entraînera non seulement un taux d'absentéisme élevé, mais nuira également à votre marque employeur. Assurez-vous de gérer efficacement les heures supplémentaires et de disposer des outils nécessaires pour effectuer un suivi efficace des heures travaillées. 

4. Mettez en place un logiciel de gestion des heures supplémentaires

Un logiciel de gestion des temps et des activités sera votre meilleur allié pour avoir le contrôle des heures supplémentaires. Il vous permettra d’avoir une vue précise sur l’activité de chaque individu et vous donnera le signal pour agir. Si vous voyez qu’un collaborateur est au bord de l’épuisement professionnel, vous pouvez l’inciter, voire l'obliger à prendre des jours de repos compensateur en soldant ses heures supplémentaires par exemple.

À noter : à défaut d'accord, les heures supplémentaires effectuées au-delà de la durée légale du travail hebdomadaire (35 heures par semaine) ou de la durée considérée comme équivalente, donnent lieu à une majoration de salaire de 25 % pour chacune des huit premières heures supplémentaires. Les heures suivantes donnent lieu à une majoration de 50 %.

5. Prenez en compte les heures de travail en dehors du bureau

À l’heure du tout numérique, les entreprises attendent de la flexibilité de la part de leurs employés. Ce qui paraît être un échange gagnant-gagnant, avec un système qui semble favoriser les salariés, peut vite se retourner contre eux. Grâce à leurs ordinateur et téléphone prêtés par l’entreprise, beaucoup d’employés restent connectés en dehors des heures de bureau. D'ailleurs, une enquête sur le temps de travail de kiwiHR montre que 44 % des salariés Français se connectent à leur messagerie professionnelle en dehors des heures de bureau. 

Soyez juste sur ce point : un email le soir, un coup de fil rapide à un client le samedi matin doivent être comptés comme temps de travail, même si cela ne prend que quelques minutes. En demandant à vos collaborateurs de notifier chaque moment travaillé dans un logiciel d'enregistrement des temps de travail, vous éviterez des litiges à venir concernant les heures supplémentaires. 

6. N’abusez pas des heures supplémentaires

Parfois nécessaires et obligatoires (projet à boucler, chantier à terminer, commandes à honorer…), les heures supplémentaires ont l’avantage d’apporter de la flexibilité à l'entreprise, ainsi qu’à l’employé qui peut récupérer du temps de travail ou arrondir ses fins de mois. Mais attention, le trop-plein d’heures travaillées peut conduire à des problèmes graves.

Voici 4 raisons pour lesquelles nous vous conseillons de ne pas trop tirer sur la corde des “heures supp” :

1 - Augmentation des risques de litiges

Ne pas avoir de système de suivi du temps de travail et ne pas compenser les heures supplémentaires de ses salariés augmente les risques de procédure en justice. Vous pouvez vous voir assigner aux prud'hommes par un salarié qui n'acceptera plus de majorer son activité sans contrepartie. Si votre politique interne impose trop d’heures à vos collaborateurs, ces derniers peuvent se retrouver frustrés et démotivés. Une action en justice pourrait coûter bien plus qu’une compensation motivante sous la forme de rémunération supplémentaire ou de récupération du temps de travail.

D’ailleurs, un décret de la CJUE datant de mai 2019 ordonne aux États membres d’imposer aux entreprises la mise en place d’un système de calcul journalier des heures travaillées.  

Le saviez-vous ? Un employé peut refuser de faire des heures supplémentaires si vous ne l’avez pas prévenu suffisamment tôt.

2 - Absentéisme et problèmes de santé

Plusieurs études démontrent que travailler plus qu’il n’est convenu affecte les collaborateurs de manière psychologique et physique (stress, fatigue, problèmes de dos, dépression…).

Selon une étude de Malakoff Médéric / IFOP, 54% des employés ont le sentiment d’être épuisés par leur travail.

Un autre rapport du département scientifique américain de la santé estime que plus de 10 h de travail par jour augmente de 60 % les risques de problèmes cardio-vasculaires. La surcharge de travail (+ de 40 h par semaine) pousse également les individus à consommer plus d’alcool et de tabac. 

L’une des conséquences collatérales des heures supplémentaires est l'augmentation du taux d'absentéisme en entreprise. En 2018, on comptait en France 18,6 jours d'absences en moyenne par salarié, soit 1,4 jour de plus qu'en 2017 (Ayming / Statista).

3 - Contre-productivité des effectifs

Ce n’est pas parce que l’on travaille davantage que l’on travaille mieux, au contraire. Selon un rapport de l'OCDE réalisé auprès de 50 000 employés dans 36 pays, les salariés les plus productifs passent moins de temps au travail. Ce rapport dit par ailleurs que le temps de travail hebdomadaire idéal est autour de 36 – 37 heures par semaine. Au-delà, la productivité horaire moyenne aurait tendance à baisser.

4 - Baisse de motivation, stress et démissions 

Tôt ou tard, les employés surmenés quitteront leur entreprise. 24 % des salariés français sont en situation d’hyperstress, considérée comme dangereuse pour leur santé (Cabinet Stimulus, 2017).

Fatigués et frustrés de ne pas avoir un bon équilibre vie active-vie privée, les employés risquent de postuler ailleurs, et cela même si les heures complémentaires sont rémunérées. 

Les taux élevés de rotation du personnel coûtent cher aux entreprises. Recrutement et intégration des nouveaux collaborateurs prend du temps et des ressources. A noter qu’en terme de productivité, un employé met en moyenne 6 mois à maîtriser sa fonction. Petit conseil : pour ne pas perdre de temps lors de l’intégration d’un employé, utilisez des check-listes d’onboarding.

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