Comment choisir un logiciel de gestion administrative du personnel ?

Choisir son logiciel de gestion administrative du personnel parmi les nombreuses solutions disponibles est probablement l’étape la plus délicate lorsque l'on a décidé de digitaliser une partie du service des ressources humaines. Votre nouveau logiciel doit être utilisable le plus longtemps possible, vous aider à gérer vos ressources humaines de manière optimale et traiter les données sensibles de vos collaborateurs en toute sécurité.

Le choix d’un logiciel de gestion du personnel et des ressources humaines parmi les nombreuses solutions disponibles sur le marché est l’étape la plus délicate. Votre nouveau logiciel doit être utilisable le plus longtemps possible et vous aider à améliorer la gestion des ressources humaines de votre entreprise. Les données sensibles de vos collaborateurs doivent être traitées en toute sécurité.

Une comparaison entre logiciel SIRH s’impose avant de sélectionner une solution. Dans ce guide détaillé, nous vous présentons tous les critères à prendre en compte pour trouver étape par étape le logiciel idéal pour votre entreprise.

Critères déterminants pour choisir votre nouveau logiciel de gestion administrative du personnel

Parcourez l’ensemble des points cités dans notre liste et demandez-vous comment votre nouveau logiciel RH peut répondre à vos besoins. Soyez également au clair sur les aspects de la gestion administrative du personnel qui vous importent le plus et qui dépendront, en grande partie, des missions que votre responsable RH réalisent au quotidien.

De quelles fonctionnalités avez-vous besoin ?

Les fonctionnalités proposées par un logiciel RH sont multiples et reflètent la diversité du secteur des RH.

C’est pourquoi tous les SIRH ont leurs points forts. La présentation suivante vous donne un bon aperçu des tâches pouvant être efficacement optimisées par un logiciel RH :

La numérisation des dossiers du personnel

Gérez l’ensemble des données et des documents concernant vos collaborateurs depuis un emplacement central et définissez vous-même qui peut traiter quelle(s) donnée(s).

Le recrutement et la gestion des candidatures

Créez et gérez des annonces de postes. Recevez des candidatures directement dans votre logiciel de gestion du personnel et communiquez avec les candidats.

Gestion des temps et des activités

Tous vos collaborateurs pourront saisir leurs heures de travail dans le logiciel de gestion des temps via leur feuille de temps numérique et consulter le compte de leurs heures supplémentaires. Certains logiciels SIRH offrent même un suivi des temps par activités ou par projets.

Gestion des congés et les absences

Vos collaborateurs pourront entrer eux-mêmes leurs absences et leurs demandes de congés dans le logiciel de gestion des congés. Il vous sera possible de visualiser l’ensemble des absences de vos collaborateurs dans un calendrier partagé. Votre gestion des congés s'en verra grandement facilitée.

Gestion de planning

En fonction de vos besoins, prévoyez combien de vos collaborateurs devront être mobilisés pour une activité et pour combien de temps. Mettez à disposition de chaque employé son plan opérationnel.

Gestion de la paie

Effectuez le calcul mensuel des rémunérations directement dans votre outil. Les données principales, les modèles de rémunération, le temps de travail et les absences de chaque employé sont pré-saisis dans le système. Vous ne saisissez manuellement que le strict minimum.

Les processus d’onboarding et d’offboarding

Établissez des processus d’onboarding pour l’intégration de nouveaux employés en rassemblant tous les documents utiles et en personnalisant des modèles d’onboarding prêt à l’emploi. De même, définissez les processus applicables pour le départ d’un employé de l’entreprise.

Le self-service RH

Chacun de vos collaborateurs a accès au logiciel. Vos employés peuvent modifier une donnée personnelle, effectuer une demande de congé ou consulter leur compte de temps de travail. Les responsables d’équipes ou les managers RH disposent de droits supplémentaires. Ils peuvent par exemple valider les feuilles de temps ou demandes de congé des employés.

Les Indicateurs RH

Des rapports minutieux vous aideront à prendre conscience des tendances et des problèmes relatifs à la gestion de votre personnel. Les données vous permettront quant à elles de prendre de meilleures décisions et d’en informer votre direction.

Les entretiens d'évaluation

Gérez les évaluations des performances de vos employés et collectez les feedbacks les concernant. Fixez des objectifs d’évolution de vos employés au sein de l’entreprise.

La gestion documentaire

Archivez tous vos documents RH de manière structurée et sécurisée. Chacun de vos employés devra pouvoir accéder immédiatement aux documents le concernant. Archivez vos documents conformément aux dispositions légales. Vous pouvez aussi vous munir d'un coffre-fort numérique.

Un conseil : vous seul savez de quelles fonctionnalités vous avez besoin. Définissez celles que votre logiciel de gestion du personnel doit impérativement inclure de celles qui sont souhaitables, mais non absolument nécessaires. Choisissez un logiciel RH adapté tout en tenant compte de cela.

Une solution logicielle globale ? Ou plusieurs solutions spécifiques ?

Souhaitez-vous une solution logicielle globale, prenant en charge une grande partie de vos tâches de gestion du personnel ? Ou différents programmes, chacun dédié à une tâche spécifique ?

L’avantage d’une solution globale (SIRH, Système d’information de gestion des ressources humaines) est évident : une fois le logiciel choisi puis initialisé et vos collaborateurs formés à son utilisation, vous avez tout ce qu’il vous faut au sein d’un système unique. Les fonctionnalités du logiciel sont parfaitement coordonnées les unes avec les autres et fonctionnent harmonieusement ensemble. Vos données peuvent être utilisées pour tout type de tâche.

Certaines fonctionnalités vous demanderont toutefois une certaine flexibilité. L’achat d’une solution SIRH complète, moins modulable, n’est pas toujours la meilleure option. Son prix est global, mais il se peut que certaines fonctionnalités ne vous soient pas utiles.

Les solutions logicielles spécifiques représentent une alternative. Ce sont des applications logicielles consacrées à des tâches distinctes. Il est possible d'opter pour un outil avant de l’échanger quand une meilleure solution logicielle est mise sur le marché. Vos collaborateurs seront formés à l’utilisation de chaque outil RH et devront naviguer entre les différents programmes informatiques pendant leurs heures de travail.

La plupart des programmes connus disposent de connexions standardisées via lesquelles les données sont échangées entre les programmes. Certaines solutions logicielles nécessitent toutefois que vous programmiez ces connexions.

Un conseil : une solution globale représente un excellent choix pour les PME disposant de ressources informatiques limitées. Si ses fonctionnalités ne vous suffisent pas, il vous sera possible d’ajouter des programmes supplémentaires via des interfaces.

Les interfaces avec d’autres systèmes

Vous souhaitez utiliser les données de votre SIRH dans d’autres systèmes ? Dans votre logiciel de calcul des frais de déplacement par exemple ? Votre logiciel doit comporter une interface grâce à laquelle vos données pourront être échangées.

Certaines solutions logicielles de gestion des ressources humaines comportent des dispositifs pré-installés de connexion. L’interface de programmation d’application (API) permet de programmer très facilement des connexions reliant différents systèmes.

Un conseil : une fois que vous aurez choisi une solution, décrivez au fournisseur les connexions dont vous avez besoin. Il vous conseillera sur leur mise en œuvre et vous indiquera comment relier vos applications logicielles de façon optimale.

La solution Cloud et l’exploitation sur un serveur personnel

Si vous exploitez le logiciel sur votre propre serveur (sur site - on premise), vous disposez d’un contrôle total sur le logiciel et les données. Vous devez en revanche vous occuper vous-même de tout : utilisation, maintenance, mises à jour, assistance, sécurité et protection des données.

Vous payez au fournisseur des droits de licence pour le logiciel et pour chaque mise à jour additionnelle. Les coûts informatiques liés aux activités mentionnées sont élevés et souvent oubliés dans le calcul.

En choisissant une solution Cloud (SaaS), vous paierez un forfait mensuel global au fournisseur. Ce dernier met le logiciel RH en service depuis un centre de données. Vous n’avez rien à installer et pouvez utiliser l’application immédiatement après votre inscription. Il vous suffit de posséder un accès à internet.

Vous recevrez les notifications de mise à jour logicielle automatiquement et disposez ainsi toujours des fonctionnalités les plus récentes. En cas de problème, les services d’assistance et de support sont compris.

Pendant longtemps, il était controversé de savoir si les entreprises devaient utiliser des applications en externe dans le cloud avec des données personnelles et sensibles, comme c'est le cas dans le domaine de la gestion RH. Depuis, il a été démontré que vos données ne seront nulle part aussi bien protégées que dans un système externe. L'échange de données entre le service cloud et votre ordinateur local est non seulement crypté, mais également protégé par mot de passe. Cela rend difficile pour les personnes non autorisées d'accéder aux données sensibles.

Un conseil : le rapport coût-efficacité d’un logiciel dans le Cloud est imbattable. C’est pourquoi le Cloud est aujourd’hui la norme en matière de RH.

L’installation et l’adaptation du logiciel RH à vos besoins spécifiques

Lorsque vous utilisez pour la première fois un logiciel RH, importez au préalable vos données, définissez les responsabilités internes et invitez vos collaborateurs en tant qu’utilisateurs. La configuration sera généralement rapide et aisée. Elle vous permet de travailler de manière productive avec le logiciel immédiatement après son installation. Certains SIRH offrent de vastes possibilités de personnalisation de leurs fonctionnalités. Ne le faites que si vous en avez besoin, car cela peut ralentir ou complexifier la mise en œuvre du logiciel. Les fournisseurs de logiciel de gestion du personnel et des ressources humaines ont derrière eux de nombreuses années d’expérience, qui leur ont permis d’améliorer les fonctionnalités de leurs solutions et de les rendre faciles d’utilisation pour la plupart de leurs clients.

Un conseil : être une PME vous donne l’avantage d’avoir des processus plus faciles et plus flexibles. En choisissant les fonctionnalités standards de votre nouveau logiciel RH, vous choisissez la solution la plus économique et rapidement opérationnelle.

Une simplicité d’utilisation sur tous les appareils

Un logiciel de gestion du personnel se doit d’être simple d’utilisation pour les employés, les cadres et tout autre collaborateur de l’entreprise. C’est à cette condition que l’outil pourra être intégré et utilisé de manière optimale au quotidien par les personnes concernées. Si vos employés sont souvent en déplacement ou en télétravail, assurez-vous que le logiciel fonctionne parfaitement sur tablettes et smartphones.

Pour être simple d’utilisation, le logiciel doit être disponible rapidement et en continu — deux avantages évidents des solutions dans le Cloud. Évaluer la simplicité d’utilisation d’un logiciel reste pourtant très subjectif. Un logiciel RH sera perçu comme bon si l’ensemble des employés l’utilisent volontiers.

Un conseil : il est en général possible de tester un logiciel RH gratuitement pendant quelques semaines. Profitez d’une telle offre pour essayer tranquillement ses fonctionnalités et vous rendre compte par vous-même de son efficacité.

Les modèles tarifaires d'un SIRH

Comme nous l’avons mentionné, vous devez inclure tous les coûts, directs et indirects, dans le calcul du prix d’un logiciel RH. Mais pour un logiciel dans le Cloud, rien de plus simple : tous les coûts sont compris dans le prix d’utilisation. Voilà de quoi vous éviter une mauvaise surprise ! Vous pouvez régler par mensualités ou annuellement, bien que le paiement annuel soit souvent nettement plus économique.

Les fournisseurs annoncent leurs prix ouvertement sur leurs sites internet. Le nombre d’employés devant avoir accès au logiciel est généralement pris en compte dans le calcul. Certains fournisseurs vous proposeront de choisir entre plusieurs versions possédant différentes fonctionnalités et disponibles à partir d’un nombre minimum d’utilisateurs mensuels. Vous pourrez aussi acheter en supplément des fonctionnalités additionnelles et un forfait d’installation.

Un conseil : comparez les prix des fournisseurs pour votre cas précis, en prenant en considération le nombre de vos employés et les fonctionnalités dont vous avez besoin. Tenez compte de tous les coûts dans votre calcul. Mais ne vous décidez pas uniquement sur la base du prix. Le plus important, c’est que le SIRH réponde à votre besoin.

La sécurité et la protection des données

Vous voulez protéger les données conformes au RGPD concernant vos employés et les gérer conformément aux dispositions légales. Les vendeurs de logiciels sont conscients de leur grande responsabilité en la matière. Ils s’astreignent au respect des normes les plus exigeantes en matière de protection et de sécurité des données et utilisent pour ce faire les meilleures technologies existantes. Ils vous décriront en toute transparence l’ensemble des mesures qu'ils ont pris à cet effet.

Un conseil : en vous fournissant chez un prestataire qui effectue le stockage de vos données en Allemagne ou en France par exemple vous faites le bon choix pour la sécurité et la protection de vos données. En cas de question, adressez-vous au fournisseur. Il pourra vous donner de plus amples informations et vous présenter ses certificats.

Le processus de sélection : choisir le logiciel RH le plus adapté étape par étape

Vous savez désormais ce qui importe. Mais comment procéder au choix de votre logiciel RH méthodiquement, pour ne rien oublier et parvenir au meilleur résultat ? Les étapes suivantes ont fait leurs preuves dans la pratique :

1. Recueillez les attentes de toutes les personnes impliquées.

Définissez les objectifs à atteindre par votre nouveau logiciel RH avec votre direction. Si vous possédez un service informatique, incluez ses membres dans la discussion. Soyez à l’écoute des souhaits formulés par vos employés. Impliquer toutes les personnes concernées dans la décision vous permettra d’obtenir une meilleure adhésion de leur part au moment d'introduire l’outil.

2. Formulez des besoins précis

Analysez en quoi la gestion des ressources humaines doit être améliorée et définissez les processus que le logiciel devra effectuer. Rédigez un document de spécifications des besoins pour le nouveau logiciel RH à partir de vos discussions et de vos constatations.

Vous pouvez utiliser pour cela les critères listés dans cet article. Soyez pragmatique et focalisez-vous sur les aspects vraiment pertinents pour vous.

3. Choisissez entre deux et trois solutions adaptées

Renseignez-vous de manière approfondie sur les sites internet des fournisseurs. Comparez les logiciels de gestion RH et vérifiez point par point si elles répondent à vos besoins. Limitez votre sélection à deux ou trois logiciels que vous souhaitez examiner de plus près.

4. Demandez une démonstration du produit

Faites-vous présenter le produit lors d’une démonstration en ligne. Cela vous en donnera une bien meilleure idée. Un conseiller vous présentera les fonctionnalités essentielles du logiciel SIRH et pourra répondre à toutes vos questions.

5. Prévoyez une phase de test

Un logiciel RH vous a convaincu ? Le mieux est de le tester durant quelques semaines au sein de votre entreprise. Faites-le essayer par des employés issus de différents services et recueillez leurs feedbacks.

Cette phase de test vous permettra de choisir votre logiciel RH dans les meilleures conditions. Vous aurez déjà fait une première expérience du logiciel RH avant de l’introduire dans votre entreprise, ce qui vous garantit une implémentation réussie.

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