Pourquoi et comment mener un entretien annuel d’évaluation ?

L'entretien annuel d’évaluation permet aux responsables d’équipes d'examiner les performances d'un collaborateur au niveau individuel. Ce tête à tête est également le moment idéal pour faire un bilan des actions, fixer des objectifs et discuter des possibilités de formation et de développement.

Vous souhaitez comprendre les avantages et le déroulé de l’entretien annuel d’évaluation ? Alors plongeons tout de suite dans le vif du sujet !

Pourquoi faire un entretien annuel d’évaluation

Avec tout ce que vous avez déjà à faire, pourquoi vaut-il la peine de procéder à l'évaluation des performances et la définition des objectifs d'un employé ? Examinons quelques-uns des principaux avantages auxquels vous pouvez vous attendre lorsque vous donnez la priorité à cet important processus dans le cycle de vie d’un collaborateur.

Définir responsabilités et des objectifs clairs

Les recherches montrent que seule la moitié des salariés comprennent bien ce que l'on attend d'eux au travail. Cela pourrait-il s'appliquer à vos cadres et à vos employés ?

Lors de l’entretien individuel annuel, vous pouvez fournir à vos employés un examen clair de leur description de poste et de leurs responsabilités. Vous pouvez également leur expliquer en détail les attentes qui accompagnent leur rôle.

De cette façon, il n'y a pas de zone d'ombre. Vos employés savent exactement le type de résultats et de performances que vous recherchez, ainsi que les mesures qu'ils peuvent prendre pour y parvenir. C'est pourquoi un peut conduire à une amélioration des performances professionnelles dans tous les services. En même temps, l'entretien individuel est également un bon moment pour fixer les objectifs futurs.

Quels objectifs voulez-vous que chaque collaborateur atteigne dans les prochains mois ? Comment peuvent-ils y parvenir ? Regarder ensemble vers l'avenir peut contribuer à créer un sentiment de sécurité de l'emploi et encourager les employés à atteindre ou à dépasser ces objectifs.

Motiver vos employés

Ce n'est un secret pour personne. Un employé motivé est un employé plus performant. Saviez-vous que vous détenez cette clé ? Des études révèlent que les responsables d’équipes influencent 70 % du niveau de motivation d'un employé. 

Il faut considérer cet entretien comme un véritable moment privilégié à passer avec chaque employé. En plus du coaching quotidien que vous exercez, ce rendez-vous annuel permet de se poser avec votre collaborateur, de l’écouter, de proposer des solutions pour satisfaire ses attentes et l’encourager si besoin. 

C’est aussi le moment idéal pour discuter d’un plan de carrière et définir ensemble les moyens à mettre en place pour y parvenir.

Favoriser la rétention des effectifs

Il est essentiel d'encourager vos employés pour qu'ils restent en poste le plus longtemps possible. Il s'agit également de reconnaître leur contribution dans la réussite d’un projet et de les stimuler en leur confiant de nouvelles tâches. 

A propos de reconnaissance, saviez-vous que selon cette enquête, 30% des salariés font des heures supplémentaires simplement pour obtenir plus de reconnaissance de la part de leurs supérieurs ? A long terme cette situation n’est profitable à personne. L’employé se frustre de cette situation et peut commencer à regarder les offres d’emploi ailleurs.

Alors que si vous lui montrez régulièrement la valeur et l’importance que vous accordez à son travail, vous favorisez clairement son engagement envers l’entreprise et sa satisfaction au travail.

Augmenter la productivité

Lorsqu'ils ont des objectifs clairement définis, il ne fait aucun doute que les employés s'efforceront de les atteindre en respectant les délais fixés.

Améliorer le travail d'équipe

Lors de l’entretien annuel d’évaluation, vous pouvez expliquer à votre collaborateur en quoi sa façon de travailler aide ou nuit à la productivité au travail de ses collègues. Cela peut l’aider à améliorer sa notion du travail d'équipe en l’encourageant à coopérer et à travailler ensemble pour atteindre les objectifs communs de l’entreprise.

Comment conduire un entretien annuel individuel ?

Maintenant que nous avons discuté de quelques-uns des avantages de l’entretien annuel individuel, passons en revue les mesures à prendre pour le mettre en place.

1. Fixez une date pour la réunion

Même s’il est souvent organisé en fin ou début d’année, il n’y a pas de règles. L’entretien annuel peut tout aussi bien avoir lieu à la date anniversaire d’embauche du salarié. 

Quoi qu’il en soit, la date doit être communiquée suffisamment tôt pour que les deux parties puissent préparer au mieux les sujets abordés. L’employé ne doit en aucun cas se sentir pris au dépourvu.

2. Servez-vous d’un modèle

Tout comme pour l'intégration d'un nouveau collaborateur, plutôt que de réinventer un processus à chaque entretien, utilisez un modèle d’entretien annuel d’évaluation.

Partagez ce document avec vos employés et vos superieurs pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. 

Non seulement cette étape élimine les préjugés, mais elle permet également de définir les sujets à couvrir et de s'assurer que la réunion est bien structurée. Avec cette trame commune en main, les deux parties peuvent réfléchir à leurs objectifs et aux sujets souhaités.

3. Faites un feedback à 360 degrés

Vous souhaitez encourager une conversation plus approfondie lors de l'évaluation des performances ? Organisez un feedback à 360 degrés ! 

Il s'agit d'une opportunité de feedback professionnel dans laquelle un groupe de collègues et de collaborateurs travaillent ensemble pour fournir des informations sur les performances d'un employé. De cette façon, vous pouvez fournir des idées et des notes à partir de différents points de vue, ce qui contribue à créer une réunion plus équilibrée.

4. Respectez la structure de la réunion

Le jour j, rappelez au salarié le déroulement et l’objectif de cet entretien. Partagez les points que vous avez l'intention d'aborder, les questions que vous vous posez et les points clés que vous prévoyez de couvrir. Par exemple : 

Faire un bilan de l'année

• Partie 1 : Appréciation du collaborateur
• Partie 2 : Appréciation du responsable d’équipe
• Partie 3 : Evaluation des actions et des performances

Préparer l'année à venir

• Partie 4 : Définition des nouveaux objectifs
• Partie 5 : Mise en place d'un plan de formation

Ayez à l’esprit que le collaborateur peut se sentir en situation de stress car il va se sentir jugé. A vous de le rassurer en lui disant que cet entretien a pour but de l’encourager et de l’aider à atteindre ses objectifs futurs. 

5. Donnez votre avis et proposez des solutions

Encourager ne signifie pas pour autant ignorer les échecs ou les actions qui n’ont pas rempli 100% des objectifs. 

Cela dit, essayez toutefois de vous concentrer sur les points forts de l’employé et ne pas trop vous attarder sur ses points faibles au risque de le démotiver.

Sauf si c’est à la demande du salarié ou si c’est absolument nécessaire au poste, évitez de lui proposer automatiquement une formation pour combler un échec. Posez-vous d’abord la question de pourquoi ce projet n’a pas bien fonctionné. Manque de connaissance ou manque d’intérêt ?  

Si c’est un manque d’intérêt, aucune formation n'améliorera la situation. Misez plutôt sur ce qu’il fait de mieux, sur ce qu’il aime. Proposez-lui un plan de développement en adéquation avec ses atouts.

6. Discutez de l'augmentation de salaire

Du point de vue du salarié, l’entretien annuel d’évaluation est souvent la seule opportunité de demander une revalorisation salariale. Ce moment peut-être vécu comme un véritable stress de la part de l’employé et peut mener à une profonde frustration.

Si vous êtes satisfait des performances et de l’engagement de votre employé, profitez de ce moment pour lui montrer que l’entreprise croit en lui. N’attendez pas que ce dernier vous réclame une augmentation mais prenez les devant en lui disant qu’il la mérite. L’employé se sentira valorisé et appréciera ce geste.

Si vous êtes dans l’impossibilité de l’augmenter, préparez des arguments qui ne mettront pas à mal sa motivation pour l’année à venir.

7. Conclure l’entretien annuel d’évaluation

• Assurez-vous que le collaborateur a bien eu l’occasion de s’exprimer sur les sujets qui lui tiennent à cœur.  
• Reconnaissez une nouvelle fois ses points forts
• Félicitez-le pour ses réalisations
• Remerciez-le pour ses commentaires constructifs
• Signez tous les deux le documents remplis 
• Envoyez une copie au collaborateur et enregistrez-la dans le SIRH de l'entreprise.

La copie de l’entretien annuel est primordiale pour que le collaborateur n’oublie pas les parties importantes de la discussion ainsi que vos attentes. Ce document servira également de référence au prochain entretien afin de mesurer les progrès réalisés.