Comment faire pour donner du feedback constructif à son équipe ?

Qu'il soit positif ou négatif, la culture du feedback en entreprise est indispensable pour le bon fonctionnement de votre équipe. En effet, le feedback reste un véritable outil de management. Toutefois, pour avoir un résultat positif, il faut que le feedback soit constructif et communiqué de manière bien pensée. Il existe de bonnes pratiques à adopter afin d'y arriver.

Importance de la culture du feedback en entreprise

La force d'un bon manager est liée à sa capacité à faire progresser ses équipes. Il doit alors les aider à développer leurs compétences en leur donnant les moyens nécessaires. Donner du feedback constructif à ses collaborateurs s'avère utile pour l'évolution de son organisation.

Définition de feedback

Le feedback est un mot anglais qui se traduit par "retour", "commentaire" ou "rétroaction" en français.

Le feedback est une action qui vise à donner des informations sur le travail des membres de son équipe.

Objectif du feedback

L'objectif du feedback en entreprise peut être d'encourager, de féliciter ou de recadrer une action ou un travail réalisé. Il offre aux collaborateurs, l'opportunité de connaître les résultats de leur travail.

Qu'est-ce qu'un feedback constructif ?

Un feedback constructif ne doit pas être un monologue du dirigeant. Le collaborateur doit avoir la possibilité de s'exprimer et surtout de donner son avis sur les informations qui lui ont été transmises. Il s'agit donc d'un véritable échange entre le manager et son collaborateur. Les commentaires ne doivent pas viser à juger la personne, mais la performance ou les actes posés dans le cadre des relations de travail.

Le feedback : un travail sur le long terme

Donner du feedback revient à encourager à continuer ou à changer une manière de faire. Il doit permettre au salarié de connaître quelle direction prendre. Il faut plusieurs sessions de feedback afin de pouvoir observer l'évolution du collaborateur.

Contrairement aux entreprises françaises qui donnent généralement un feedback annuel à leurs salariés ou autres, la culture du feedback en entreprise est très ancrée dans les pays anglo-saxons. Les collaborateurs reçoivent de façon régulière des retours sur leur travail. Quel que soit leur domaine d'activité ou leur taille, toutes les entreprises doivent mettre en place un processus de feedback régulier. Donner un feedback une fois l'année n'est pas suffisante pour un progrès sur le long terme.

Pourquoi donner du feedback ?

Selon les données de l'étude réalisée par Officevibe sur le feedback, les entreprises au sein desquelles la culture du feedback est adoptée garantissent une meilleure expérience employé et présentent le taux de turn-over le plus faible (14,9 %).

De même, 65 % des collaborateurs souhaitent recevoir plus de retours et 98 % de ceux-ci estiment qu'ils ne parviendront pas à se sentir engagés dans l'organisation si leur supérieur leur donne peu ou pas de feedback sur leur performance.

Cette étude révèle donc l'importance de la culture du feedback au sein des organisations. Bien communiqué, le feedback est bénéfique pour les trois parties (le collaborateur, le manager et l'entreprise).

Pour la personne qui bénéficie du feedback, cela lui permet de :

• mieux appréhender l'impact de son travail et de ses actes sur elle-même, sur les autres et sur l'entreprise
• se sentir considéré dans son travail et percevoir l'intérêt qui lui est porté
• suivre son évolution au sein de l'organisation
• donner son avis sur les missions accomplies
• Avoir l'opportunité de progresser ou de maintenir sa performance

Pour la personne (le manager) qui formule le feedback, cela lui permet de :

• s'assurer que son collaborateur a bien compris ses attentes en termes de qualité, de quantité ou autres
• montrer à son collaborateur l'intérêt qu'il accorde à son travail, ses points de vue et son développement professionnel
• avoir et maintenir une bonne relation avec son collaborateur
• reconnaître le travail effectué et les efforts fournis
• Éviter les reproches tardifs, prévenir les frustrations et renforcer la fidélisation des employés

Pour l'entreprise, cette pratique permet de :

• améliorer les performances individuelles et collectives
• s'assurer que les collaborateurs partagent les mêmes objectifs et aient la même vision
• créer un cadre permettant à chacun de s'exprimer et de faire des suggestions
• faire preuve de réactivité et encourager l'anticipation
• garantir une bonne communication
• renforcer les relations interpersonnelles et la QVCT

Les 8 conseils essentiels pour donner un feedback constructif

Il existe des éléments clés que vous devez prendre en compte afin de donner un feedback constructif. Les 8 conseils suivants vous aideront dans ce processus.

Définir son objectif

La première des choses à faire est de déterminer la raison pour laquelle vous aimeriez donner un feedback. Quelles informations voulez-vous transmettre à votre collaborateur ? Quel est le but de ce commentaire ? Avoir une idée claire de son objectif vous aidera à structurer votre discours.

Il peut s'agir, par exemple, de communiquer à un collaborateur commercial le nombre de ventes réalisées le mois précédent. L'objectif de ce retour sera donc de passer en revue ce qui a fonctionné, les obstacles rencontrés et de définir les actions à mettre en place pour augmenter ou maintenir sa performance.

Communiquer l'objet du feedback en amont

La programmation d'une réunion avec son supérieur sans avoir une idée du sujet à aborder peut provoquer du stress chez le collaborateur. Pour éviter cela, vous devez lui communiquer le ou les sujets à aborder à l'avance. Cela permettra à votre collaborateur de mieux se préparer. Il évitera d'être pris au dépourvu.

Choisir le bon timing

Un commentaire constructif ne peut être donné autour de la machine à café. Il s'avère indispensable de choisir un endroit propice et le bon moment afin de garantir une communication efficace. Un commentaire à chaud peu de temps après l'action est de façon générale plus efficace. Observez toutefois un temps de réflexion pour examiner la situation et décider du discours à tenir.

Débuter par le positif

Pour donner un feedback constructif, il est conseillé d'évoquer en premier lieu les points positifs du travail de votre collaborateur. Il faut louer certaines de ses actions ou comportements sans perdre de vue votre objectif ni mélanger critique et compliment. Vous pouvez commencer vos échanges en reconnaissant le travail abattu et le temps passé sur le projet.

Une accroche valorisante et encourageante place le collaborateur dans une posture attentive et le manager dans une posture constructive. Cela permet d'examiner dans un second temps les éventuels points négatifs avec un mindful leadership.

Se concentrer sur le travail et non la personne

Le feedback doit se contenter sur le travail et non la personne du collaborateur. Le manager doit éviter tout jugement dévalorisant comme « tu es tout le temps en retard » ou « tu manques toujours de motivation ». Ces genres de jugements ne servent pas l'objectif du manager. La solution est de préparer 4 colonnes (faits, réactions, interprétations et dénouement). Il faut ensuite supprimer tout ce qui découle des faits.

Miser sur la clarté et la précision

Même un feedback management négatif a plus de chance d'être entendu et de produire les effets escomptés s'il est exprimé avec clarté et précision. Il faut donc éviter les formulations qui sont susceptibles de faire objet d'interprétation. En donnant de façon détaillée et précise les exemples de ce qui n'a pas marché, vous trouverez facilement avec votre collaborateur les axes d'amélioration. Il faut éviter le ton agressif ou cassant.

Tenir compte du collaborateur pour faire son feedback

Le feedback doit être adapté à la personnalité de l'interlocuteur. Les collaborateurs qui sont adeptes de cette pratique seront ouverts à un feedback régulier. Par contre, un collaborateur expérimenté qui maîtrise parfaitement son métier peut mal prendre un feedback régulier.

Accorder un temps de réflexion à son collaborateur

Le collaborateur peut parfois avoir du mal à accepter le feedback. Lorsque vous constatez que les échanges peuvent entraver la qualité de son travail ou toucher son moral, la meilleure solution est de lui accorder un peu de temps pour digérer l'information. Il peut prendre une pause pour analyser de façon objective la situation et prendre les décisions requises puis retourner à son poste dans un nouvel état d'esprit.

Exemple de feedback constructif collaborateur

Un collaborateur qui travaille bien, mais qui n'est jamais à l'heure au travail. Voici un exemple de feedback constructif pour attirer l'attention de celui-ci sur ce fait.

Bonjour (le nom du collaborateur), j'ai jeté un coup d'œil sur le rapport de rendement des derniers mois de tous les collaborateurs, et je peux affirmer que vous avez fait un très bon travail. De plus, je pense que vous pourriez en faire davantage en arrivant tôt au bureau chaque jour. De cette manière, vous serez aussi capable de maintenir un bon équilibre entre la vie personnelle et le travail.

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