Pré-onboarding : comment convaincre les employés avant le premier jour

La plupart des entreprises ont déjà mis en place un processus d'onboarding et d'offboarding pour améliorer l’expérience collaborateur. Mais qu'en est-il du temps qui précède le premier jour de travail - "le pré-onboarding" ? 

Pendant cette période, l'occasion de susciter l'enthousiasme des employés pour l'entreprise à un stade précoce est souvent manquée. Cette phase réduit également le risque de démission des employés pendant la phase d'intégration. Par conséquent, mettre en place une stratégie de pré-onboarding est cruciale, en particulier pour les petites et moyennes entreprises. 

1. Qu'est-ce que le pré-onboarding ?
2. Pourquoi le pré-onboarding est-il important ?
3. Trois stratégies de pré-onboarding pour les PME
4. Conclusion

Qu'est-ce que le pré-onboarding ?

Le temps entre la signature du contrat et le premier jour de travail est qualifié de pré-onboarding (parfois aussi appelé pré-boarding). Il fait partie de l'intégration du nouveau collaborateur (ou processus d’onboarding) et constitue la base de la fidélisation des employés. Dans cette phase, il est particulièrement important que les entreprises prennent le temps de rencontrer les nouveaux collaborateurs. Un lien fort avec l'entreprise ne peut être établi que si le contact est établi et maintenu à un stade précoce.

Combien de temps dure le pré-onboarding ?

Le pré-onboarding dans le cadre de l'onboarding dure tout le temps entre la signature du contrat et le premier jour ouvrable. Le pré-onboarding prend généralement au moins 4 semaines (délai de préavis légal).

Le pré-boarding est la première phase de l'intégration d'un nouveau collaborateur. Elle est suivie de l'orientation et de l'intégration professionnelle et culturelle.

Pourquoi le pré-boarding est-il important ?

Les démissions lors de l'intégration posent des défis majeurs à de nombreuses entreprises. En effet, "⅕ des nouveaux collaborateurs quittent l’entreprise au bout d’un mois". (source cadremploi.fr)

Quelles sont les raisons d'un départ précoce ?

• Un manque de communication et d'appréciation
• Une description du poste peu claire lors du recrutement
• Mauvaise gestion
• Des promesses non tenues
• Des possibilités d'évolution limitées

Pour limiter cette tendance, une intégration structurée dès la signature du contrat peut minimiser ce départ précoce, en créant un lien avant même d’avoir mis les pieds dans l’entreprise. 

Ici, il semble évident que le nouvel employeur de Claire fait un meilleur usage du pré-boarding et a plus de chance de créer un lien avec sa nouvelle recrue. Grâce aux informations reçues à l'avance et à la rencontre de ses futurs collaborateurs pendant la fête d'entreprise, Claire est mieux préparée et moins nerveuse que Vincent avant le premier jour.

Trois stratégies de pré-boarding pour les PME

Trois stratégies sont présentées ici sur la façon dont le pré-boarding peut être utilisé pour faciliter l’intégration dans l'entreprise. Ces stratégies peuvent être utilisées individuellement ou en combinaison. Même les petites et moyennes entreprises avec un budget limité peuvent utiliser ces approches simples pour mettre en œuvre parfaitement le pré-onboarding. 

1) Effectuer des tâches administratives et planifier à l'avance

En impliquant les collaborateurs dès la signature du contrat, de nombreux processus du service RH sont simplifiés. Ainsi, la phase de pré-boarding est adaptée au traitement des tâches administratives.

Le premier jour de travail d'un nouvel employé peut sembler parfois mouvementé et désorganisé. Cela fait une mauvaise impression sur les nouveaux employés, c'est pourquoi il est judicieux que les tâches et les préparations soint effectuées en pré-onbarding. Pour cela, les tâches peuvent être structurées et exécutées le plus tôt possible à l'aide de listes de contrôle d’onboarding. Les logiciels RH proposent des listes de contrôle prêtes à l'emploi que les entreprises peuvent adapter à leurs besoins.

Les futures collègues ont besoin d'un accès rapide au logiciel RH . Cependant, ils doivent être informés qu'il n'y a aucune obligation d'accomplir les tâches avant le premier jour. Il vaut mieux souligner les avantages pour les deux parties.

La planification annuelle des congés des nouveaux employés peut également être enregistrée rapidement. En effet, de nombreux employés changent d'emploi au cours de l'année ont peut-être déjà réservé des vacances. La négociation avant la signature du contrat est un fait, mais pour une meilleure efficacité de planification des congés un self-service RH permet :

• d’avoir un aperçu des demandes déjà validées
• d’intégrer rapidement les demandes de nouvelles recrues
• d'avoir une meilleure anticipation de l’organisation du travail à mettre en place

2) Informer et communiquer

Les nouveaux employés peuvent être stressés avant le premier jour. Ils ne savent pas exactement à quoi s'attendre. Le flot d'informations peut rapidement devenir écrasant, si bien que très peu sont retenues. Mettre à disposition des informations avant l’arrivée de la recrue, lui permet de les consulter petit à petit, et de pouvoir poser des questions dès son arrivée.

Les collègues et les managers doivent également être disponibles pour répondre aux questions. Au sein d'un service, il est généralement facile d'identifier les questions que les futurs collaborateurs. poseront. Il convient de répondre à ces questions de manière proactive. Cela comprend des questions organisationnelles ainsi que des questions spécifiques à un sujet :

• Quand dois-je être là le premier jour ? 
• Y a-t-il un parking ou dois-je plutôt venir en transports en commun ? 
• Quels programmes ou logiciels vais-je utiliser ? 
• Quelles tâches puis-je entreprendre dès le début ? 

Les informations générales et les avantages doivent également être communiqués. Les avantages offerts peuvent être mis au premier plan. 

L'information peut également être très précieuse dans l'autre sens. Afin que les employés puissent faire le meilleur travail possible, les demandes doivent être traitées dans la mesure du possible. Par conséquent, il est important non seulement de répondre aux questions, mais aussi de poser des questions. 

• De quel matériel et logiciel avez-vous besoin pour vos tâches ? 
• Y a-t-il des avantages que vous souhaiteriez ?  
• Que pensez-vous de notre site Web? 
• Qu'avez-vous aimé dans le processus de candidature et qu'est-ce que vous n'avez pas aimé ? 

Les départements des ressources humaines et du marketing peuvent utiliser ces informations pour constamment améliorer les processus et offrir la meilleure expérience possible à leurs collaborateurs. Ainsi, les nouveaux employés se sentent immédiatement intégrés et valorisés. 

3) Présenter l'entreprise et l'équipe

Plus les nouveaux employés se connectent rapidement, plus il leur est facile d'être efficace à leur nouveau poste. Lors du pré-onboarding, les entreprises ont la possibilité de convaincre les employés de leur propre philosophie et culture d’entreprise à un stade avancé. Cela permet d'enlèver le stress et les doutes qui accompagnent les changements d'emploi.

Un repas avec l’équipe

Les collègues en particulier sont très importants pour les nouveaux employés. Les premiers contacts peuvent se faire en se rencontrant autour d'un déjeuner d'équipe. Cela permet de réduire le stress et l'appréhension des nouveaux employés avant le premier jour et d'apprendre à connaître ses futurs collègues.

Les événements d'entreprise

Si les employés sont invités à un team building avant de commencer à travailler, cela a un effet positif. De cette façon, les nouveaux employés peuvent apprendre à connaître leurs collègues et découvrir la culture d'entreprise dans une ambiance moins formelle. 

Un cadeau de bienvenue

Un cadeau de bienvenue donne le sentiment que les nouveaux employés font déjà partie de l'équipe et marque les esprits. Ainsi, de plus en plus d'entreprises envoient un kit de bienvenue avec des goodies sélectionnés avec soin comme un sweat à capuche avec un logo ou d'une gourde aux couleurs de l'entreprise.

Le petit plus : les nouveaux collaborateurs deviennent des ambassadeurs de la marque. Certains seront ravis de partager sur linkedIn leur kit de bienvenu reçu pour annoncer leur prise de poste et feront ainsi rayonner la marque employeur.

Conclusion

Le pré-onboarding peut être utilisé de plusieurs façons pour lier les employés à l'entreprise avant leur arrivée. Le stress et les doutes des nouveaux employés peuvent être ainsi minimisés grâce à quelques actions simples et efficaces.

Prendre le temps de mettre en place un processus de pré-onboarding permet à l'employeur d'avoir un retour sur investissement en motivant et en engageant les nouvelles recrues, et assure que l'effort lié au recrutement ne soit pas vain.

Enfin, les listes de contrôle permettent de structurer très facilement le processus de pré-onboarding et d'attribuer des tâches aux personnes impliquées.

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